Choix et options de réservation

Qu'est-ce que les options de réservation ?

Les options de réservation définissent les activités pour lesquelles les invité·e·s peuvent s'inscrire. Les événements simples nécessitent uniquement une option de réservation qui représente l'événement entier. Dans ce cas, la page de sélection du processus de réservation est sautée, car tous les invité·e·s s'inscrivent directement à cette option.

Si un événement propose plusieurs options, comme des ateliers, des sessions de groupe ou des événements VIP, celles-ci peuvent être organisées de manière flexible grâce aux options de réservation. L'option Possibilité de réserver plusieurs options permet de définir si les invité·e·s doivent choisir une seule option (boutons radio) ou s'ils peuvent réserver plusieurs options en même temps (cases à cocher).

Exemples d'options de réservation :

• Atelier A ou B
• Apéritif VIP
• Programme d'accompagnement

Pour chaque option de réservation, il est possible de spécifier si celle-ci est une inscription ou un service supplémentaire. Les services supplémentaires comme des T-shirts ou des places de parking peuvent, selon la configuration, être réservés plusieurs fois par réservation et indépendamment du nombre d'invité·e·s inscrit·e·s. Le nombre maximal et minimal par réservation peut être défini de manière individuelle. De plus, un contingent global peut être défini pour les services supplémentaires en fonction du nombre maximal disponible. Veuillez noter que les services supplémentaires ne peuvent pas avoir d'invité·e·s accompagnant·e·s.

Restreindre les options de réservation à un groupe d'autorisations

Si au moins deux groupes d'autorisations ont été créés, il est possible de restreindre certaines options de réservation à un ou plusieurs groupes d'autorisations. Ces options seront alors visibles et réservables uniquement par les invité·e·s de ce groupe. Cette restriction peut être effectuée sous les Options avancées en limitant l'option à l'un des deux groupes d'autorisations.

Réservations en groupe

Avec les réservations en groupe, les invité·e·s peuvent s’inscrire à une option en tant qu’équipe ou groupe. Les réservations en groupe conviennent par exemple pour des tournois sportifs, des hackathons, etc. En savoir plus sur les réservations en groupe ici.

Groupes de réservation

Les groupes de réservation aident à organiser les options de réservation et à définir les dépendances entre elles. Ils sont particulièrement utiles lorsque :

• Un événement se déroule en plusieurs versions.
• Les options ont lieu au même endroit ou à la même heure.
• Les participant·e·s ne doivent choisir qu'une option parmi un groupe, ou
• qu'il existe d'autres dépendances entre les options.

Ces dépendances peuvent être gérées avec des règles supplémentaires (voir ci-dessous).

Pour chaque groupe de réservation, il est possible de définir si l'option Possibilité de réserver plusieurs options est activée, permettant ainsi aux invité·e·s de choisir uniquement une option du groupe (boutons radio) ou plusieurs options en même temps (cases à cocher).

Importer des options de réservation

Les options de réservation peuvent être importées facilement via un fichier Excel. Pour cela, un fichier Excel contenant toutes les options doit être préparé. Le fichier Excel doit comporter les colonnes suivantes :

• Titre de l’option
• Nombre de places disponibles (minimum et maximum)
• Date et heure

Si des groupes de réservation ont été créés pour l’événement, le groupe correspondant doit être sélectionné lors de l’import pour indiquer où les options doivent être importées. Chaque option nécessite un identifiant unique. Celui-ci est invisible pour les invité·e·s et sert à mettre à jour l’option. Tu peux simplement numéroter tes options de manière séquentielle.

💡 Astuce : Pendant le processus d’import, tu peux télécharger un modèle Excel. Ce modèle indique le format et les exigences nécessaires pour l’import.

Règles de réservation supplémentaires

Les règles de réservation te permettent de définir des conditions ou dépendances spécifiques pour les options de réservation. Une règle s’applique toujours à toutes les options au même niveau ou en dessous :

• Si une règle est créée directement sous Sélection de réservation, elle s’applique à toutes les options.
• Si une règle est créée sous un groupe de réservation, elle ne s’applique qu’aux options de ce groupe.
• Si une règle est créée directement sur une option de réservation, elle ne s’applique qu’à cette option unique.

Les règles de réservation suivantes sont disponibles :

• Restrictions : Définit le nombre maximal de places pour toutes les options sous-jacentes. Par exemple, le contingent pour un groupe d'autorisations ou un groupe de réservation entier peut être modifié.
• Dépendances : Définit quelles options doivent être réservées ensemble.
• Exclusions : Définit les options qui ne peuvent pas être réservées en même temps.
• Nombre minimum et maximum de réservations : Définit le nombre minimal ou maximal d'options différentes qu'un·e invité·e peut réserver.
• Nombre d'options de réservation par invité·e : Définit le nombre minimal ou maximal d'options différentes qu'un·e invité·e peut réserver. La quantité d'options (en particulier pour les services supplémentaires) n'est pas prise en compte.

Règles au niveau de l'option de réservation

Des ajustements supplémentaires sont disponibles pour les options de réservation individuelles :

• Capacité : Remplace le nombre maximal de places pour un ou plusieurs groupes d'autorisations spécifiques.
• Prix : Ajuste le prix d'une option de réservation spécifiquement pour le groupe d'autorisations.

💡 Remarque : L'utilisation de contingents via des règles est recommandée lorsque celles-ci sont limitées à des groupes d'autorisations spécifiques. Les contingents généraux doivent être définis directement dans les options. Plus d'informations sont disponibles dans l'article sur les capacités.

Requêtes supplémentaires

Les requêtes supplémentaires sont des champs de formulaire optionnels qui apparaissent lors de la réservation de certaines options et demandent uniquement des informations spécifiques pour des réservations individuelles. Par exemple, des préférences alimentaires pour le déjeuner ou des préférences pour un atelier peuvent être collectées. En savoir plus dans l'article sur le formulaire d'inscription et les requêtes supplémentaires.

Questions fréquentes

• Pourquoi puis-je définir certaines configurations comme les requêtes supplémentaires, le lien de l'événement pour les événements virtuels ou les règles de réservation à différents niveaux (événement, groupe de réservation, option de réservation) ?
  Tu peux définir certaines configurations à différents niveaux afin de ne pas avoir à les saisir plusieurs fois. Par exemple, si tu crées une requête supplémentaire dans un groupe de réservation, cette requête sera affichée lors de la réservation de chaque option de ce groupe.