How to: Vérifier les protocoles d’importation pour les contacts

Étape 1 : Ouvrir les protocoles d’import

1. Dans Oniva, va dans Contacts.
2. Sélectionne Protocoles d’import.
   Ici s’affiche une liste de tous les imports effectués jusqu’à présent.

Dans cet aperçu, tu peux voir rapidement :

• Combien de contacts ont été créés, mis à jour, supprimés ou ignorés.
• Quelles actions ont été effectuées lors de l’import : Créer, Mettre à jour ou Supprimer.

💡 Astuce : « Ajouter de nouveaux contacts » crée de nouveaux contacts si l'identifiant n'existe pas encore, « Mettre à jour les contacts existants » met à jour les contacts existants à l'aide de l'identifiant et « Supprimer les contacts ouverts qui n'existent plus » supprime tous les contacts qui ne figurent pas dans le fichier Excel et qui ont le statut « ouvert ».

Identifiant

Lors de l’import, un identifiant doit être choisi. Il sert à reconnaître les contacts existants et à éviter les doublons.

• Si un contact avec cet identifiant existe déjà :
  • Il sera mis à jour si Mettre à jour est activé.
  • Il sera ignoré si Mettre à jour n’est pas activé.
• Les nouveaux contacts qui ne correspondent pas à l’identifiant seront créés si Créer est activé.

Étape 2 : Vérifier le protocole détaillé

Pour chaque import, un protocole détaillé est disponible :

1. Clique sur le menu d’actions (···) à côté de l’import souhaité.
2. Sélectionne Ouvrir le protocole.

Le protocole affiche un tableau avec les colonnes suivantes :

• Champ: Indique la ligne correspondante dans le fichier Excel.
• Statut: Action réussie, ignorée ou échouée.
• Action: Action effectuée : Créer, Mettre à jour, Supprimer.
• Description: Informations détaillées sur le résultat de l’action.

Tu peux utiliser les filtres en haut à droite pour afficher directement les entrées ignorées ou échouées.

Étape 3 : Description des statuts

Actions réussies

• Créé avec succès : La ligne du fichier Excel a été ajoutée comme nouveau contact.
• Supprimé avec succès : Le contact a été supprimé car aucune ligne correspondante n’a été trouvée dans le fichier Excel.
• Mis à jour avec succès : Le contact a été reconnu grâce à l’identifiant et mis à jour.

Actions ignorées

• Sautée : Créer désactivé : La ligne du fichier Excel a été ignorée car l’action créer n’était pas activée.
• Sautée : Mise à jour désactivée : La ligne du fichier Excel a été ignorée car mettre à jour n’était pas activé et l’identifiant existait déjà.
• Sautée : La validation pour la création a échoué : Le contact n’a pas pu être créé, généralement à cause de valeurs invalides (ex. caractères spéciaux, espaces dans les identifiants).
• L’adresse e-mail ne respecte pas les conventions courantes : L’adresse ne correspond pas aux standards techniques de format et n’est donc pas valide.
• L’adresse e-mail utilise un domaine local ou réservé : Le domaine est local ou réservé au niveau système et ne convient pas à l’envoi d’e-mails publics.
• L’adresse e-mail semble falsifiée : L’adresse contient des combinaisons de caractères suspectes pouvant indiquer une manipulation ou une usurpation d’identité.
• Les adresses e-mail génériques ne sont pas autorisées (p. ex. noreply@, admin@) : Les adresses fonctionnelles génériques ne sont pas acceptées car elles entraînent souvent des problèmes de délivrabilité ou des signalements comme spam.
• Les adresses e-mail temporaires ne sont pas autorisées : Les adresses temporaires ou anonymes sont refusées car elles ne sont pas accessibles de manière durable.
• Le domaine de l’e-mail est momentanément inaccessible : Le domaine n’a pas pu être atteint techniquement et sa capacité de réception ne peut pas être confirmée pour le moment.
• Le domaine de l’e-mail n’existe pas : Le domaine indiqué n’est pas enregistré dans le système DNS et ne peut donc pas recevoir d’e-mails.
• Ce domaine ne peut pas recevoir d’e-mails : Le domaine ne dispose pas d’enregistrements de serveur de messagerie valides et n’est donc pas configuré pour la réception d’e-mails.

💡 Remarque : Si seule l’option créer est activée et qu’un contact existe déjà, il apparaîtra comme Ignoré : Mise à jour désactivée, ce qui signifie que le doublon a été ignoré.

Résumé

• Les protocoles d’importation offrent une vue claire sur tous les contacts importés.
• La vérification du protocole permet d’identifier rapidement les erreurs ou les contacts ignorés.
• L’identifiant est essentiel pour détecter les doublons et mettre à jour ou ignorer les contacts existants.
• La fonction de suppression doit être utilisée avec précaution, car elle ne peut pas être annulée.
• Les contacts ignorés ou échoués indiquent les ajustements à apporter dans le fichier Excel.