How to: Vérifier les protocoles d’importation pour les contacts

Étape 1 : Ouvrir les protocoles d’import

1. Dans Oniva, va dans Contacts.
2. Sélectionne Protocoles d’import.
   Ici s’affiche une liste de tous les imports effectués jusqu’à présent.

Dans cet aperçu, tu peux voir rapidement :

• Combien de contacts ont été créés, mis à jour, supprimés ou ignorés.
• Quelles actions ont été effectuées lors de l’import : Créer, Mettre à jour ou Supprimer.

💡 Astuce : « Ajouter de nouveaux contacts » crée de nouveaux contacts si l'identifiant n'existe pas encore, « Mettre à jour les contacts existants » met à jour les contacts existants à l'aide de l'identifiant et « Supprimer les contacts ouverts qui n'existent plus » supprime tous les contacts qui ne figurent pas dans le fichier Excel et qui ont le statut « ouvert ».

Identifiant

Lors de l’import, un identifiant doit être choisi. Il sert à reconnaître les contacts existants et à éviter les doublons.

• Si un contact avec cet identifiant existe déjà :
  • Il sera mis à jour si Mettre à jour est activé.
  • Il sera ignoré si Mettre à jour n’est pas activé.
• Les nouveaux contacts qui ne correspondent pas à l’identifiant seront créés si Créer est activé.

Étape 2 : Vérifier le protocole détaillé

Pour chaque import, un protocole détaillé est disponible :

1. Clique sur le menu d’actions (trois points) à côté de l’import souhaité.
2. Sélectionne Ouvrir le protocole.

Le protocole affiche un tableau avec les colonnes suivantes :

• Champ: Indique la ligne correspondante dans le fichier Excel.
• Statut: Action réussie, ignorée ou échouée.
• Action: Action effectuée : Créer, Mettre à jour, Supprimer.
• Description: Informations détaillées sur le résultat de l’action.

Tu peux utiliser les filtres en haut à droite pour afficher directement les entrées ignorées ou échouées.

Étape 3 : Description des statuts

Actions réussies

• Créé avec succès : La ligne du fichier Excel a été ajoutée comme nouveau contact.
• Supprimé avec succès : Le contact a été supprimé car aucune ligne correspondante n’a été trouvée dans le fichier Excel.
• Mis à jour avec succès : Le contact a été reconnu grâce à l’identifiant et mis à jour.

Actions ignorées

• Sautée : Créer désactivé : La ligne du fichier Excel a été ignorée car l’action créer n’était pas activée.
• Sautée : Mise à jour désactivée : La ligne du fichier Excel a été ignorée car mettre à jour n’était pas activé et l’identifiant existait déjà.
• Sautée : La validation pour la création a échoué : Le contact n’a pas pu être créé, généralement à cause de valeurs invalides (ex. caractères spéciaux, espaces dans les identifiants).

💡 Remarque : Si seule l’option créer est activée et qu’un contact existe déjà, il apparaîtra comme Ignoré : Mise à jour désactivée, ce qui signifie que le doublon a été ignoré.

Résumé

• Les protocoles d’importation offrent une vue claire sur tous les contacts importés.
• La vérification du protocole permet d’identifier rapidement les erreurs ou les contacts ignorés.
• L’identifiant est essentiel pour détecter les doublons et mettre à jour ou ignorer les contacts existants.
• La fonction de suppression doit être utilisée avec précaution, car elle ne peut pas être annulée.
• Les contacts ignorés ou échoués indiquent les ajustements à apporter dans le fichier Excel.