How to: Vérifier les protocoles d’importation pour les contacts

Étape 1 : Ouvrir les journaux d’import

1. Dans Oniva, va dans Contacts.
2. Sélectionne Journaux d’import.
   Hier wird eine Liste aller bisherigen Importe angezeigt.

Dans cet aperçu, tu peux voir rapidement :

• Combien de contacts ont été créés, mis à jour, supprimés ou ignorés.
• Quelles actions ont été effectuées lors de l’import : Créer, Mettre à jour ou Supprimer.

💡 Astuce : Ces actions peuvent être choisies dès l’import :- Ajouter de nouveaux contacts : Crée des contacts si l’identifiant n’existe pas encore.
- Mettre à jour les contacts existants : Met à jour les contacts existants selon l’identifiant.
- Supprimer les contacts non présents : Supprime tous les contacts qui ne figurent pas dans le fichier Excel.

Identifiant

Lors de l’import, un identifiant doit être choisi. Il sert à reconnaître les contacts existants et à éviter les doublons.

• Si un contact avec cet identifiant existe déjà :
  • Il sera mis à jour si Mettre à jour est activé.
  • Il sera ignoré si Mettre à jour n’est pas activé.
• Les nouveaux contacts qui ne correspondent pas à l’identifiant seront créés si Créer est activé.

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Étape 2 : Vérifier le protocole détaillé

Pour chaque import, un protocole détaillé est disponible :

1. Clique sur le menu d’actions (trois points) à côté de l’import souhaité.
2. Sélectionne Ouvrir le protocole.

Le protocole affiche un tableau avec les colonnes suivantes :

• Champ: Indique la ligne correspondante dans le fichier Excel.
• Statut: Action réussie, ignorée ou échouée.
• Action: Action effectuée : Créer, Mettre à jour, Supprimer.
• Description: Informations détaillées sur le résultat de l’action.

Tu peux utiliser les filtres en haut à droite pour afficher directement les entrées ignorées ou échouées.

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Étape 3 : Description des statuts

Actions réussies

• Créé avec succès : La ligne du fichier Excel a été ajoutée comme nouveau contact.
• Supprimé avec succès : Le contact a été supprimé car aucune ligne correspondante n’a été trouvée dans le fichier Excel.
• Mis à jour avec succès : Le contact a été reconnu grâce à l’identifiant et mis à jour.

Actions ignorées

• Sautée : Créer désactivé : La ligne du fichier Excel a été ignorée car l’action créer n’était pas activée.
• Sautée : Mise à jour désactivée : La ligne du fichier Excel a été ignorée car mettre à jour n’était pas activé et l’identifiant existait déjà.
• Sautée : La validation pour la création a échoué : Le contact n’a pas pu être créé, généralement à cause de valeurs invalides (ex. caractères spéciaux, espaces dans les identifiants).

💡 Remarque : création
Si seule l’option créer est activée et qu’un contact existe déjà, il apparaîtra comme Ignoré : Mise à jour désactivée, ce qui signifie que le doublon a été ignoré.

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Résumé

• Les protocoles d’importation offrent une vue claire sur tous les contacts importés.
• La vérification du protocole permet d’identifier rapidement les erreurs ou les contacts ignorés.
• L’identifiant est essentiel pour détecter les doublons et mettre à jour ou ignorer les contacts existants.
• La fonction de suppression doit être utilisée avec précaution, car elle ne peut pas être annulée.
• Les contacts ignorés ou échoués indiquent les ajustements à apporter dans le fichier Excel.