How to : Créer une invitation à imprimer avec des codes QR personnalisés

La méthode la plus simple, la plus économique et la plus efficace pour envoyer des invitations à des événements est par e-mail, mais dans certains cas, il peut être nécessaire ou souhaitable de ne pas utiliser l'envoi par e-mail. Cet article explique comment créer des invitations via un publipostage.

Qu'est-ce qu'un publipostage ?

Un publipostage est un document qui sert de modèle pour une multitude de destinataires. Chaque destinataire reçoit une copie personnalisée du document, avec des données individuelles telles que le nom, l'adresse et d'autres informations insérées automatiquement. Microsoft Word offre une fonction de publipostage qui permet de créer efficacement ces documents personnalisés.

Créer des invitations à un événement dans Word via publipostage avec Oniva

Génération du lien personnel par Oniva

Connecte-toi avec ton compte Oniva.
Prépare un fichier Excel avec toutes les informations pertinentes de tes invité·e·s.
Importe tes contacts dans Oniva. Assure-toi d'utiliser un identifiant utile, surtout si tu n’as pas les adresses e-mail de tes contacts. Cela t’aidera à reconnaître tes contacts. Par exemple, le numéro de contact de ton CRM est un bon identifiant.
Une fois l’importation terminée, tu peux télécharger les données depuis Oniva. Chaque contact aura reçu un lien personnel pour l’événement, que tu pourras utiliser pour l’invitation imprimée.

Vérification des données

Assure-toi que toutes les informations nécessaires sont présentes et que les données sont correctement formatées.
Sauvegarde le fichier à un endroit facilement accessible.

Création de l'invitation avec un programme prenant en charge les publipostages (par exemple, Microsoft Word ou Adobe InDesign)

Création du modèle d’invitation

Crée un nouveau document dans l’outil choisi.
Conçois la mise en page de ton invitation selon tes préférences. Ajoute des champs de fusion pour les données personnalisées, comme [Nom], [Adresse], [Code QR], etc.

Configuration du publipostage (avec Microsoft Word comme exemple)

Lance l’assistant de publipostage.
Va à l'onglet « Envois » et sélectionne « Démarrer la fusion et le publipostage ».
Choisis « Lettres » comme type de document.

Une capture d’écran montrant l’option "Démarrer la fusion et publipostage" dans Excel, permettant aux utilisateur·trice·s de lancer le processus pour des lettres ou des étiquettes.

Sélection de la source des données des destinataires

Clique sur « Sélectionner les destinataires » et choisis « Utiliser une liste existante ».
Navigue jusqu’au fichier Excel que tu as sauvegardé depuis Oniva.

Une capture d’écran montrant l’interface dans Excel où tu peux choisir les destinataires pour le publipostage en fonction d’une source de données, comme un tableau Excel.

Lien des champs

Clique sur « Modifier la liste des destinataires » pour vérifier que toutes les données sont correctement liées.
Insère les champs de fusion dans ton document en cliquant sur « Envois » > « Insérer un champ de fusion » et en sélectionnant le champ approprié.
Place le champ au bon endroit.

Une capture d’écran montrant comment insérer un champ de publipostage pour intégrer des données personnalisées comme des noms ou des adresses dans un document de publipostage.

Insertion du code QR

Passe à l'onglet « Insertion » et choisis « Quick Parts » > « Champ ».
Sélectionne « Formule » et entre la formule suivante dans le champ : DisplayBarcode "XXX" QR.
Un code QR apparaîtra avec l’information « XXX »

Une capture d’écran montrant la fonction "Blocs de construction rapides" dans Excel, permettant aux utilisateur·trice·s d’insérer rapidement des blocs de texte prédéfinis dans leurs documents.

Une capture d’écran montrant comment utiliser des formules dans les champs des blocs de construction pour calculer ou afficher des valeurs dynamiques.

Insertion du lien personnel dans le code QR

Pour remplacer cette information par le lien personnel, il faut d’abord passer en mode d’affichage des codes de champs. Pour cela, appuie sur ALT + F9 sur ton clavier. Les champs sont des codes utilisés dans Word pour insérer du contenu dynamique dans un document, comme les champs de publipostage, la date, l’heure, des champs de référence, etc.
Sélectionne « XXX » et va ensuite à « Envois » > « Insérer un champ de fusion » et choisis « Lien personnel pour l’événement ».
La formule devrait maintenant apparaître comme suit :

Une formule pour afficher le code QR dans Excel.

Termine le mode d’affichage des codes de champ en appuyant à nouveau sur ALT + F9.

Download

Modèle d'invitation à imprimer avec codes QR personnels (Publipostage)

Remplis ce formulaire et télécharge notre modèle de publipostage gratuit. Un code QR est déjà intégré dans le modèle, et il te suffit d'ajouter ton texte.

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