Créer un nouvel espace de travail

Comment créer un nouvel espace de travail ?

Pour demander un nouvel espace de travail, contacte ton administrateur·trice ou remplis notre formulaire de contact. Note que des frais peuvent s’appliquer. Avec des licences premium, aucun coût supplémentaire n’est facturé pour d’autres espaces de travail.

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Qu’est-ce qu’un espace de travail ?

Un espace de travail est un espace virtuel sur Oniva, où les équipes peuvent collaborer et organiser des événements de manière efficace. Dans un espace de travail, tu peux :

• Gérer les autorisations : Détermine qui peut modifier quels événements.
• Consulter les rapports : Garde un œil sur tous les événements de ton espace de travail.
• Configurer des paramètres par défaut : Crée des bases uniformes qui peuvent être appliquées à tous les événements.

Les espaces de travail sont la structure centrale sur Oniva. Ils aident à optimiser la collaboration au sein des organisations en :

• Automatisant les tâches répétitives
• Assurant un branding uniforme
• Permettant des paramètres personnalisables

Tous les événements font partie d’un espace de travail, et les configurations enregistrées y sont appliquées par défaut à ces événements. Ces paramètres peuvent toutefois être personnalisés pour chaque événement.

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Pourquoi devrais-je configurer mon espace de travail ?

Une configuration soignée de ton espace de travail permet de gagner du temps et d’assurer une image professionnelle de ton organisation. Lorsque tu crées de nouveaux événements, ceux-ci héritent automatiquement des paramètres par défaut de ton espace de travail, tels que :

• Branding : Couleurs, logos et polices uniformes
• Formulaires d’inscription : Paramètres par défaut pour les invités
• Processus standards : Flux de travail uniformes pour tous les événements

Grâce à cette structure, tu pourras te concentrer sur l’essentiel : la gestion réussie de tes événements.

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Liste de vérification : Créer un espace de travail

Pour que ton espace de travail fonctionne de manière optimale, configure les paramètres suivants. Tu pourras ajuster ces paramètres plus tard pour chaque événement :

✅️ Télécharger une image de couverture
Télécharge une image de couverture attrayante pour ton espace de travail – particulièrement important si tu utilises des bibliothèques.

✅️ Définir le branding
Enregistre les couleurs, logos et polices qui doivent représenter ton espace de travail.

✅️ Créer un modèle d’e-mail
Configure un modèle d’e-mail personnalisé, y compris le pied de page et l’image de couverture pour les notifications et les campagnes.

✅️ Définir l’adresse de l’expéditeur
Indique une boîte mail d’équipe et l’adresse de l’expéditeur pour les e-mails de l’espace de travail. Pour toute modification de l’expéditeur, contacte le support.

✅️ Choisir les langues par défaut
Détermine les langues qui doivent être disponibles par défaut pour tes événements.

✅️ Activer les bons de livraison (optionnel)
Active les bons de livraison pour les réservations, si tu souhaites, par exemple, envoyer des billets par courrier.

✅️ Configurer les paramètres par défaut de l’événement
Définis les paramètres qui seront appliqués par défaut à tous les nouveaux événements de l’espace de travail.

✅️ Enregistrer un formulaire d’inscription par défaut
Sélectionne un formulaire par défaut pour les inscriptions aux événements ou crée de nouveaux modèles dans l'onglet « Modèles de formulaires ».

✅️ Configurer l’identifiant de paiement
Enregistre un identifiant pour associer les paiements à ton espace de travail.

✅️ Ajouter des pièces jointes
Télécharge des documents pertinents, comme une politique de confidentialité ou CGV, qui peuvent être utilisés dans les processus de réservation.

✅️ Créer des requêtes supplémentaires
Configure des champs liés aux réservations, comme des commentaires internes ou des codes de centre de coûts, pour répondre à des besoins spécifiques.

✅️ Enregistrer l’organisation
Enregistre ton organisation et ajoute le numéro de TVA si tu prévois des événements payants.

✅️ Créer des catégories
Définis des catégories pour mieux structurer les événements ou faciliter la navigation dans une bibliothèque.

✅️ Ajouter des lieux
Enregistre tous les lieux pertinents et importe plusieurs lieux si nécessaire.

✅️ Télécharger des médias
Télécharge des fichiers importants comme des logos ou des images d’ambiance que tu souhaites utiliser pour les événements.

✅️ Personnaliser les notifications
Ajuste le ton de tes notifications (par exemple, « Tu » ou « Vous »).

✅️ Créer des sous-pages (optionnel)
Crée des pages personnalisées, par exemple, les conditions de participation, si ton espace de travail utilise des bibliothèques.

✅️ Gérer les autorisations
Configure des rôles pour les administrateurs·trice·s et les opérateur·trice·s d’événements. Les autorisations sont gérées via des groupes.