Créer un nouvel espace de travail

Comment créer un nouvel espace de travail ?

Seuls les administrateur·trice·s de locataire peuvent créer de nouveaux espaces de travail. Si tu n’as pas les droits nécessaires, contacte ton·ta admin ou le support Oniva. Note que la création d'espaces de travail supplémentaires peut entraîner des coûts. Pour les licences premium et enterprise, aucun coût supplémentaire n’est facturé pour des espaces de travail additionnels.

En tant qu’administrateur·trice de locataire, tu peux créer des espaces de travail de manière autonome. Pour cela, rends-toi dans les paramètres du locataire et crée le nouveau espace de travail.

Pourquoi devrais-je configurer mon espace de travail ?

Une configuration soignée de ton espace de travail permet de gagner du temps et d’assurer une image professionnelle de ton organisation. Lorsque tu crées de nouveaux événements, ceux-ci héritent automatiquement des paramètres par défaut de ton espace de travail, tels que :

• Branding : Couleurs, logos et polices uniformes
• Formulaires d’inscription : Paramètres par défaut pour les invités
• Processus standards : Flux de travail uniformes pour tous les événements

Grâce à cette structure, tu pourras te concentrer sur l’essentiel : la gestion réussie de tes événements.

Liste de vérification : Créer un espace de travail

Pour que ton espace de travail fonctionne de manière optimale, configure les paramètres suivants. Tu pourras ajuster ces paramètres plus tard pour chaque événement :

✅️ Télécharger une image de couverture
Télécharge une image de couverture attrayante pour ton espace de travail – particulièrement important si tu utilises des bibliothèques.

✅️ Définir le branding
Enregistre les couleurs, logos et polices qui doivent représenter ton espace de travail.

✅️ Créer un modèle d’e-mail
Configure un modèle d’e-mail personnalisé, y compris le pied de page et l’image de couverture pour les notifications et les campagnes.

✅️ Définir l’adresse de l’expéditeur

Indique une boîte mail d’équipe ainsi que l’adresse d’expéditeur pour les e-mails. Note que les adresses d’expéditeur doivent d’abord être approuvées avant utilisation.

✅️ Choisir les langues par défaut
Détermine les langues qui doivent être disponibles par défaut pour tes événements.

✅️ Activer les bons de livraison (optionnel)
Active les bons de livraison pour les réservations, si tu souhaites, par exemple, envoyer des billets par courrier.

✅️ Configurer les paramètres par défaut de l’événement
Définis les paramètres qui seront appliqués par défaut à tous les nouveaux événements de l’espace de travail.

✅️ Enregistrer un formulaire d’inscription par défaut
Sélectionne un formulaire par défaut pour les inscriptions aux événements ou crée de nouveaux modèles dans l'onglet « Modèles de formulaires ».

✅️ Configurer l’identifiant de paiement (optionnel)
Enregistre un identifiant pour associer les paiements à ton espace de travail.

✅️ Ajouter des pièces jointes (optionnel)
Télécharge des documents pertinents, comme une politique de confidentialité ou CGV, qui peuvent être utilisés dans les processus de réservation.

✅️ Créer des requêtes supplémentaires (optionnel)
Configure des champs liés aux réservations, comme des commentaires internes ou des codes de centre de coûts, pour répondre à des besoins spécifiques.

✅️ Enregistrer l’organisation
Enregistre ton organisation et ajoute le numéro de TVA si tu prévois des événements payants.

✅️ Créer des catégories (optionnel)
Définis des catégories pour mieux structurer les événements ou faciliter la navigation dans une bibliothèque.

✅️ Ajouter des lieux (optionnel)
Enregistre tous les lieux pertinents et importe plusieurs lieux si nécessaire.

✅️ Télécharger des médias (optionnel)
Télécharge des fichiers importants comme des logos ou des images d’ambiance que tu souhaites utiliser pour les événements.

✅️ Personnaliser les notifications
Ajuste le ton de tes notifications (par exemple, « Tu » ou « Vous »).

✅️ Créer des sous-pages (optionnel)
Crée des pages personnalisées, par exemple, les conditions de participation, si ton espace de travail utilise des bibliothèques.