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Les événements virtuels sont des événements qui se déroulent en ligne et qui permettent aux participants de se connecter à l'événement virtuel dans le monde entier. Oniva offre la possibilité de configurer l'ensemble de l'événement ou certaines options de réservation en tant qu'événement en ligne ou virtuel afin de permettre une inscription flexible à l'événement.
Pour les événements virtuels, tu peux soit marquer l'ensemble de l'événement comme en ligne, soit uniquement certaines options de réservation. Les options de réservation spécifiques sont utiles si l'événement est hybride, c'est-à-dire s'il se déroule à la fois physiquement et en ligne, ou si différentes sessions nécessitent des liens différents. Cela garantit que seules les personnes inscrites peuvent accéder aux liens respectifs, par exemple dans les événements payants.
Lorsque tu actives l'ensemble de l'événement comme en ligne, un seul lien est créé pour tout l'événement, ce qui s'applique à toutes les options de réservation. Il n'est pas nécessaire d'activer chaque sous-option séparément comme en ligne si l'événement entier est en ligne et qu'un seul lien suffit. Ce lien sera alors hérité par toutes les options de réservation (voir graphique).
Conseil : Lien d'enregistrement
Un lien d'enregistrement séparé peut être créé pour l'ensemble de l'événement. Oniva ne réalise pas d'enregistrements automatiques ; ce lien doit être fourni de manière externe.
Pour organiser des événements virtuels avec des solutions vidéo externes, Oniva offre la possibilité d'intégrer n'importe quel flux vidéo souhaité. Après l'inscription, les participant·e·s sont redirigé·e·s vers la solution vidéo externe via un bouton. La participation à l'événement en ligne est suivie par un clic sur ce bouton, ce qui permet d'enregistrer précisément la présence des invité·e·s. Une heure avant le début de l'événement, la participation est enregistrée dans Oniva. Ainsi, pendant et après l'événement, tu peux vérifier dans le tableau de bord de l'admin Oniva et dans les réservations combien de participant·e·s ont assisté à l'événement en ligne.
Les flux en direct peuvent être lus directement sur le site de l'événement s'ils sont dans un format pris en charge. Cela permet aux invités de vivre une expérience fluide sans avoir à quitter le site de l'événement. Pour d'autres formats ou conférences en ligne où tous les participants utilisent leurs caméras, un lien externe peut être utilisé.
Les formats de streaming suivants sont pris en charge pour une intégration directe : aac, mp4, f4a, f4v, hls, m3u, m4v, mov, mp3, mpeg, oga, ogg, ogv, vorbis, webm (YouTube et RTMP ne sont pas pris en charge).
Les flux dans d'autres formats, ainsi que les conférences vidéo multi-flux où plus d'une diffusion est transmise, peuvent être gérés via un lien vidéo externe. Les invités peuvent alors se connecter via un bouton dans la solution externe.
Une heure avant le début de l'événement, la participation des invités enregistrés est enregistrée dans Oniva. Les administrateur·trice·s peuvent vérifier le statut des participants et voir combien de personnes ont assisté à l'événement virtuel dans le tableau de bord de l'événement.
Conseil : Ne pas envoyer de lien direct
Attention : Si tu envoies le lien direct de ton flux vidéo par campagne à ton public et que tes invités ne se connectent pas via Oniva, tu ne pourras pas suivre les chiffres de participation dans Oniva. Nous recommandons donc d'envoyer également le lien personnel à chaque contact avant l'événement. Si un invité se connecte au flux via le lien personnel d'Oniva, il sera comptabilisé comme "présent" dans Oniva.
Pour que tous les invités disposent du lien de l'événement, il est recommandé de renvoyer le lien de réservation peu avant l'événement (environ 1 à 2 jours). Pour cela, envoie une campagne à tous les contacts inscrits avec un bouton contenant un lien d'événement personnel pour chaque contact. Cela permet aux invités de se connecter à leur propre réservation et d'accéder au lien vidéo.
Avant l'événement virtuel, il est conseillé de tester le service de streaming pour s'assurer que la transmission de l'image et du son fonctionne correctement sur le lien fourni.
our que tous les orateur·trice·s sachent ce qu'ils doivent faire, il est utile de tenir un briefing avant l'événement. Ainsi, ils comprendront comment activer le son et partager les diapositives. De plus, les détails importants de l'événement peuvent être communiqués aux intervenants (gestion des questions, code vestimentaire, configuration lumineuse souhaitée). En cas d'urgence ou de problème technique, tous les intervenants devraient recevoir un contact d'urgence.
Les événements en ligne dépendent de divers outils et services (de la caméra au fournisseur de streaming en passant par le point d'entrée avec Oniva). Il est donc crucial que l'ensemble du système fonctionne correctement. Si une erreur de lien interrompt le parcours utilisateur·trice, cela peut affecter l'expérience des invités. C'est pourquoi nous recommandons de réaliser un test de bout en bout avant l'événement. Le test pourrait inclure :
En cas de problème technique (son/image/transmission, etc.), il est essentiel d'agir rapidement. Les invités ne savent pas que le problème concerne l'ensemble du flux, et pourraient devenir confus ou choisir de quitter l'événement. Contrairement aux événements physiques, les invités ne reçoivent pas de retour immédiat et peuvent se désengager rapidement. Il est donc utile de préparer une communication d'urgence pour informer les invités des difficultés techniques de manière rapide.
Pour pouvoir réagir rapidement et efficacement en cas de crise, les responsabilités doivent être clarifiées à l'avance. Cela inclut la définition d'un responsable de la communication et de décideurs.
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