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Un événement hybride combine une réalisation virtuelle et physique. Lors de ces événements, certain·e·s participant·e·s assistent en personne à l'événement à un lieu spécifique, tandis que d'autres se connectent virtuellement au même événement. La raison de choisir ce type d'événement est généralement une contrainte de capacité pour la réalisation physique et une demande supérieure au nombre de places disponibles sur place.
Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.
Les événements hybrides combinent participation en présentiel et en ligne, permettant aux organisations de toucher un public plus large sans les coûts et la complexité logistique d'un événement entièrement en personne. Les principaux défis sont d'offrir une expérience aussi engageante aux deux groupes de participant·e·s, de gérer la configuration technique pour le live streaming et de maintenir l'interaction entre les participant·e·s physiques et virtuels·les. Les formats hybrides fonctionnent mieux lorsque l'expérience en ligne est conçue de manière autonome, et pas simplement comme un live stream du programme en présentiel.
Un événement hybride vise ainsi à combiner habilement les avantages du monde virtuel et physique pour exploiter tout le potentiel de l'événement. Cependant, les particularités des événements hybrides présentent de nouveaux défis pour les responsables d'événements.
Selon l'objectif de l'événement, différentes approches sont possibles. Si la partie formelle d'un événement physique dure plus de 90 minutes, il faut considérer que cette durée est généralement trop longue pour la participation virtuelle. Dans ce cas, il est recommandé de diffuser en direct une partie raccourcie pour les participant·e·s virtuels et de mettre à disposition des contenus sélectionnés par la suite. Les deux groupes de participant·e·s doivent également être activement impliqué·e·s pendant l'événement en direct.
De l'invitation à l'inscription jusqu'à l'accès à l'événement et la communication post-événement, il est essentiel de concevoir des parcours utilisateur·trice distincts pour les deux groupes de participant·e·s. Les parcours utilisateur·trice doivent idéalement suivre les objectifs globaux de l'événement et être adaptés aux besoins spécifiques des différentes formes de participation. Par exemple, pour les visiteur·teuse·s sur place, un accès fluide sans temps d'attente est crucial, tandis que pour les participant·e·s virtuels, un accès en ligne sans complication est souhaitable.
Pour garder une vue d'ensemble de toutes les inscriptions, il est nécessaire d'utiliser une solution qui :
Il est également avantageux si l'événement hybride peut être géré au sein d'une seule solution, afin d'éviter les interruptions et les confusions dans le parcours utilisateur, de l'inscription à la participation.
Les objectifs que tu souhaites atteindre avec l'événement détermineront si la partie virtuelle doit être réalisée sous forme de visioconférence avec possibilités de communication mutuelle ou de webcast en direct.
Les avantages mentionnés montrent que les formats d'événements hybrides devraient être un élément fixe dans la planification de tout·e responsable d'événements pour des événements à forte demande. Combiner l'émotion d'une réalisation en direct avec la portée virtuelle offre une opportunité très stimulante pour atteindre les objectifs de l'événement. La complexité accrue qui en découle ne doit cependant pas être sous-estimée et devrait idéalement être couverte par une solution logicielle adaptée, telle qu'Oniva.
Un événement hybride combine un événement physique sur place et une participation virtuelle simultanée. Tandis qu'une partie des participants est présente sur le lieu de l'événement, l'autre partie le suit en ligne. Cela permet d'augmenter considérablement la portée et la flexibilité.
Les événements hybrides sont plus complexes, car il faut s’occuper simultanément de deux publics différents. Cela implique notamment des parcours utilisateurs distincts, des canaux de communication parallèles, ainsi que la mise en œuvre technique de retransmissions en direct et d’interactions pour les deux groupes.
Il est important de planifier de manière cohérente l'ensemble du parcours utilisateur, depuis l'invitation jusqu'à l'enregistrement, en passant par l'accueil et le suivi. Il convient également de proposer des options de participation claires, d'utiliser une technologie adaptée au streaming ou aux webcasts, ainsi qu'un outil événementiel centralisé afin de gérer efficacement tous les processus.
En savoir plus sur les événements hybrides et virtuels avec Oniva.
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