Quels changements l’ère numérique apporte-t-elle aux événements d’entreprise et aux responsables d’événements ? La réalité est que, grâce au développement technologique rapide, presque rien n’est plus comme avant. Dans cet article, nous souhaitons te présenter les principaux impacts de la digitalisation sur les événements d’entreprise.
La transformation digitale change fondamentalement le monde du travail. Les modèles commerciaux, les processus et les méthodes de travail évoluent. Les événements d’entreprise et la gestion d’événements font également face à de nouveaux défis. Cet article te montre quelles sont les répercussions de la digitalisation sur les événements d’entreprise et comment les responsables d’événement·rice·s peuvent en tirer parti.
La digitalisation a profondément transformé les événements d’entreprise. Ce qui commençait par des invitations numériques ou des inscriptions en ligne simples est aujourd’hui devenu un changement global touchant le contenu, l’organisation et l’ensemble des processus événementiels. Les technologies numériques sont désormais un facteur clé de réussite pour les événements – qu’il s’agisse d’un grand groupe ou d’une entreprise de taille moyenne.
Les avantages sont clairs. Grâce à un Logiciel de gestion d'événements, de nombreuses tâches peuvent être automatisées, comme l’envoi d’invitations, de mails de rappel ou le check-in. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de rendre les processus plus fluides. La collaboration dans la planification des événements est également simplifiée. Les équipes peuvent aujourd’hui travailler en temps réel entre départements et sites différents, tout en conservant une vue d’ensemble.
Un autre avantage est la proximité accrue avec les participant·e·s. Les outils de vote en direct ou de feedback permettent de recevoir des retours immédiats et favorisent davantage d’interaction. Parallèlement, le marketing événementiel digital permet aux événements d’atteindre une audience plus large. Les réseaux sociaux, les campagnes ciblées par mail ou le retargeting permettent de toucher les publics de manière précise et d’augmenter le nombre d’inscriptions.
Enfin, les formats hybrides et virtuels ouvrent de nouvelles perspectives. Les événements ne sont plus limités à un lieu unique, mais peuvent être accessibles dans le monde entier – que ce soit via des livestreams, du contenu à la demande ou du networking virtuel. Les entreprises créent ainsi une portée supplémentaire et prolongent l’expérience événementielle au-delà du jour de l’événement.
La digitalisation influence tous les aspects de la planification d’un événement, de la conception à la gestion des participant·e·s en passant par le marketing événementiel. Les rôles traditionnels évoluent, les tâches sont de plus en plus automatisées et les attentes des participant·e·s augmentent. Les responsables d’événements doivent réagir de manière flexible aux nouvelles technologies pour organiser des événements à la fois efficaces et émotionnels.
Une enquête récente auprès d’environ 700 responsables d’événements montre que seulement 47 % sont des Event Manager classiques. Souvent, des employé·e·s d’autres départements comme les RH ou l’assistance prennent en charge l’organisation des événements d’entreprise. Les entreprises doivent s’assurer que ces employé·e·s disposent également de Logiciels de gestion d'événements pour garantir des processus fluides et une expérience de qualité pour les participant·e·s.
La pénurie de compétences, notamment dans le secteur IT, oblige les entreprises à utiliser les événements de manière stratégique. Les événements d’entreprise servent non seulement au recrutement de nouvelles recrues, mais aussi au renforcement de la culture d’entreprise et de la marque employeur. En Allemagne, on prévoit un déficit de 663 000 expert·e·s IT d’ici 2040 (source). Les solutions digitales permettent d’atteindre ces objectifs de manière efficace tout en offrant une expérience exceptionnelle aux participant·e·s.
Les outils digitaux de Logiciel de gestion d'événements augmentent considérablement la productivité. Les invitations et les e-mails de rappel peuvent être envoyés automatiquement, les formulaires d’inscription peuvent être préremplis, et le scan de QR codes à l’entrée permet un accès rapide et fluide. Dans la gestion des participant·e·s, la productivité peut ainsi augmenter jusqu’à 85 % selon le nombre de participant·e·s. L’automatisation réduit le besoin en personnel, diminue les erreurs et garantit des participant·e·s satisfait·e·s.
Les outils digitaux permettent d’adapter le contenu, les sessions et la communication aux besoins spécifiques des participant·e·s. Les e-mails personnalisés, les recommandations de sessions ou les suggestions de networking individuelles renforcent l’engagement et créent une expérience plus immersive.
Les solutions événementielles digitales rendent les événements indépendants du lieu. Les livestreams, le contenu optimisé pour mobile et les activités interactives permettent aux participant·e·s de consommer le contenu à tout moment et à leur rythme. Les contenus vidéo prennent de plus en plus d’importance, et les technologies de production à faible coût rendent possible la création de contenus de qualité même avec des budgets limités.
Les solutions modernes relient de manière fluide la gestion des participant·e·s, la communication, le check-in et le livestream. Idéalement, un Logiciel de gestion d'événements est intégré de manière transparente dans l’infrastructure IT de l’entreprise. Les systèmes interconnectés améliorent l’expérience globale et rendent les processus encore plus efficaces.
La gestion digitale des événements implique de nouvelles exigences en matière de protection des données et de sécurité IT. Les données personnelles des participant·e·s doivent être protégées de manière appropriée. Des conseils concrets pour gérer les données personnelles lors d’événements sont disponibles dans notre blog.
Les campagnes digitales permettent des analyses détaillées. Dans le marketing événementiel, des indicateurs tels que la satisfaction des participant·e·s, le nombre de nouveaux clients acquis ou la portée d’un événement deviennent essentiels. Les entreprises peuvent ainsi améliorer l’efficacité des événements et rendre le marketing événementiel mesurable.
Des éléments de gamification comme les quiz, challenges ou sondages en direct augmentent la motivation et l’engagement. Les outils digitaux facilitent l’intégration de ces formats et permettent d’attirer davantage l’attention des participant·e·s tout en offrant des expériences d’apprentissage durables.
L’analyse des données des participant·e·s, des retours et de l’engagement pendant les événements peut être utilisée pour optimiser les événements futurs. Quels contenus ont le plus intéressé ? Quels intervenant·e·s ont marqué les participant·e·s ? Quand la majorité des participant·e·s arrive-t-elle ? Quel est le taux de « no-show » ? Ces données permettent d’adapter les événements aux besoins des publics et de les rendre plus efficaces.
Les solutions digitales contribuent à la préservation des ressources. Les invitations et billets peuvent être envoyés numériquement, le livestream réduit les déplacements, et la connaissance d’indicateurs comme le « no-show rate » permet de limiter le gaspillage alimentaire. Le contenu post-événement prolonge l’impact de l’événement et renforce sa durabilité.
Les événements hybrides combinent participation physique et digitale. Les participant·e·s sur place vivent l’événement classique, tandis que les participant·e·s en ligne profitent d’un livestream et d’outils interactifs pour une expérience personnalisée. Les plateformes événementielles permettent de connecter les deux groupes et de favoriser l’interaction via chat, Q&A ou sondages.
Malgré la digitalisation croissante, le besoin de rencontres authentiques augmente. Les événements d’entreprise offrent aux entreprises l’occasion de se présenter de manière authentique, d’établir des relations directes avec les publics et de créer de la confiance.
Les technologies digitales ne remplacent pas l’expérience émotionnelle d’un événement, elles l’enrichissent. Les responsables d’événements peuvent, grâce à l’utilisation ciblée de solutions digitales, optimiser les processus, augmenter le nombre de participant·e·s et rendre les événements à la fois plus efficaces, durables et immersifs. La digitalisation ouvre de nouvelles possibilités pour une expérience événementielle personnalisée, interactive et durable.
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Le 2m2c - Montreux Music and Convention Centre est un centre d'exposition polyvalent au bord du lac Léman. Connu pour le Montreux Jazz Festival, le lieu offre une capacité de 1 500 participant·e·s pour des congrès. Même après les travaux en cours jusqu'en 2025, le lieu reste réputé pour son ambiance unique et sa vue imprenable.
Le centre de congrès Beaulieu à Lausanne se décrit lui-même comme une alliance entre l'ancien et le moderne. Des salles modulaires peuvent accueillir jusqu'à 4 700 participant·e·s. Grâce à deux lignes de bus, le lieu est directement accessible depuis la gare CFF de Lausanne.
Connue principalement comme lieu d'exposition, la Bernexpo offrira à partir de 2025 de nouveaux espaces variés pour la tenue de conférences. Avec la construction du nouveau « Hall des fêtes », des possibilités intéressantes seront disponibles avec une capacité de jusqu'à 1 300 personnes dans une seule salle.
Avec cinq vastes halls et 25 salles de conférence, le Congress Center à Bâle offre de nombreuses possibilités pour divers types d'événements. En plus de sa situation centrale dans le centre-ville de Bâle, le lieu est directement relié au parc des expositions et est ainsi le plus grand centre de congrès en Suisse en termes de superficie.
Situé en Suisse centrale au bord du lac des Quatre-Cantons, le Kultur- und Kongresszentrum Luzern peut accueillir des congrès jusqu'à 2 815 participant·e·s. De nombreuses salles de break-out permettent des sessions parallèles. La salle de concert est mondialement reconnue pour son acoustique exceptionnelle, ce qui en fait un lieu idéal pour une prestation musicale en clôture d'une conférence.
Le Kongresshaus Zurich se considère comme le plus récent centre de congrès de son genre en Suisse. Il est situé directement au bord du lac de Zurich et, grâce à une répartition flexible des salles, il offre des possibilités pour différents types d'événements et des sessions parallèles pour jusqu'à 4 500 participant·e·s. Une terrasse avec une vue imprenable offre des conditions idéales pour des pauses relaxantes.
Le classique dans la ville fédérale de Berne est jusqu'à présent le plus grand centre culturel et de congrès de la région, offrant 28 salles pour la tenue de conférences. La « Arena », la plus grande salle, peut accueillir jusqu'à 1 357 personnes.
Connue pour le salon international de l'automobile, le Palexpo dispose de huit salles de conférence de tailles diverses, avec une capacité maximale de 2 500 participant·e·s. Le lieu établi depuis des années a récemment élargi son offre avec 12 nouvelles salles de conférence à l'automne 2023.
Le SwissTech Convention Center à Ecublens se décrit comme l'un des plus grands centres de congrès de la région du lac Léman. 3 000 participant·e·s peuvent y être accueillis dans jusqu'à trois salles. Le manque de connectivité est compensé par un auditorium moderne et impressionnant.
« The Hall » à Zurich Stettbach offre sur environ 2 000 mètres carrés suffisamment d'espace pour des congrès et des conférences avec jusqu'à 3 051 sièges. La salle annexe peut accueillir jusqu'à 500 personnes pour des sessions parallèles. « The Hall » est situé juste à côté de la gare de Stettbach, ce qui permet un accès rapide depuis Zurich.
ACO Hospitality à Büdelsdorf propose avec l'ACO Academy un centre de congrès moderne avec onze salles équipées de haute qualité, idéales pour les congrès et les séminaires spécialisés. Le hall d'exposition adjacent, d'une surface de 2 900 m², permet d'organiser de grands événements tels que des salons et des expositions. L'architecture ouverte avec de grandes surfaces vitrées crée une atmosphère confortable pour jusqu'à 2 000 participant·e·s, soutenue par une technique audio et vidéo de première classe.
L'Arena Berlin est un lieu événementiel polyvalent situé dans le quartier berlinois d'Alt-Treptow, qui se prête parfaitement à l'organisation de congrès. Le site classé comprend six lieux intérieurs et extérieurs, dont l'Arena Halle de 6 500 m², qui peut accueillir jusqu'à 9 000 personnes et qui impressionne par sa construction de toit en porte-à-faux. Grâce à la flexibilité de son aménagement et à son infrastructure moderne, l'Arena Berlin offre des conditions optimales pour les congrès, les salons et les réunions.
Le CCD Congress Center Düsseldorf est un centre de congrès ultramoderne pouvant accueillir au total jusqu'à 7 500 personnes et disposant de 41 unités d'espace modulaires pouvant être combinées individuellement. Sa situation centrale à Düsseldorf, à seulement 3 km de l'aéroport, et son excellente desserte font du CCD Congress Center Düsseldorf un lieu idéal pour les congrès nationaux et internationaux.
Le CCH - Congress Center Hamburg compte parmi les centres de congrès les plus modernes et les plus grands d'Europe et offre des espaces flexibles pour des manifestations pouvant accueillir jusqu'à 12 000 participant·e·s. Avec une technique événementielle de premier ordre, un design durable et une situation centrale à Hambourg, le CCH crée des conditions optimales pour les congrès et les réunions internationales. L'excellente desserte, l'offre de services étendue et la proximité des hôtels et des offres culturelles en font un choix de premier ordre pour les organisateur·trice·s.
Le CCP CongressCentrum Pforzheim offre des espaces flexibles pour les congrès, les conventions et les événements pouvant accueillir jusqu'à 2 000 participant·e·s dans un emplacement central entre Stuttgart et Karlsruhe. Avec une technique événementielle moderne, des concepts de salles variables et un service de première classe, il crée des conditions idéales pour des congrès professionnels. L'accès direct aux hôtels et la situation pittoresque sur les rives de l'Enz font du CCP un lieu de manifestation attractif dans le Bade-Wurtemberg.
Avec trois centres de congrès et un total de 28 espaces variables, dont dix salles et treize salles de conférence, le Congress Center Essen offre des solutions flexibles pour les congrès et les réunions de différentes tailles. Grâce à la liaison directe avec le Grugahalle et les halls d'exposition, il est possible de réaliser des manifestations pour plusieurs milliers d'invité·e·s. Chaque année, environ 800 événements sont organisés ici pour un total de 80 000 participant·e·s, ce qui souligne la polyvalence et la capacité du centre.
Le Congress Center Leipzig (CCL) est un lieu de congrès de premier ordre qui convainc par son architecture moderne, ses concepts d'espace flexibles et sa liaison directe avec le parc des expositions de Leipzig. Avec des capacités pour des événements de toutes tailles, une technique événementielle de haute qualité et une offre de services complète, le CCL offre des conditions idéales pour les congrès nationaux et internationaux. Son excellente accessibilité et ses liens étroits avec la science, l'économie et la culture en font un lieu de congrès central en Allemagne.
Le HCC Hannover Congress Centrum est un lieu de congrès à la fois traditionnel et moderne, avec des capacités de salles polyvalentes pour des événements de toutes tailles. Avec une technique événementielle ultramoderne, une infrastructure durable et une excellente desserte, il offre des conditions idéales pour les congrès nationaux et internationaux. La combinaison d'une ambiance historique et d'un équipement contemporain fait du HCC un lieu de manifestation unique en son genre au cœur de la capitale du Land de Hanovre.
La HALLE MESSE à Halle (Saale) est un centre événementiel polyvalent, idéal pour les congrès. Avec des halls et des salles de conférence flexibles, pouvant être équipés de sièges individuels et d'extras tels que des podiums et des écrans, elle offre des solutions sur mesure pour les événements. Grâce à son infrastructure moderne et à sa situation centrale, la HALLE MESSE est un lieu attrayant pour des congrès et des réunions réussis.
L'ICM - International Congress Center Messe München est un lieu de congrès ultramoderne qui se distingue par des concepts d'espace flexibles, une technique de premier ordre et une capacité pouvant accueillir jusqu'à 6 000 participant·e·s. Directement relié au parc des expositions de Munich, il offre des conditions idéales pour les congrès internationaux, les conventions et les événements d'entreprise. Avec une infrastructure durable, un service de première classe et une technique événementielle de pointe, l'ICM est une référence en matière d'organisation professionnelle d'événements.
Le BALLHAUSFORUM de l'INFINITY Munich est l'un des plus grands espaces événementiels de la région de Munich et offre, avec son auditorium de 1 340 m² sous une imposante coupole de verre, des conditions idéales pour les congrès et les réunions. Il dispose de concepts d'espaces flexibles pouvant accueillir jusqu'à 1 400 invité·e·s assis en configuration théâtre ou jusqu'à 2 750 personnes avec des tribunes à 360°. En outre, l'hôtel attenant offre 40 autres salles de réunion ainsi que 439 chambres, ce qui permet une intégration parfaite de l'hébergement et de l'événement.
Le centre culturel et de congrès Liederhalle de Stuttgart allie une architecture classée monument historique à un espace de congrès modernisé, offrant ainsi un cadre idéal pour les congrès. Avec 14 salles de réunion flexibles et 5 salles pouvant accueillir jusqu'à 2 100 personnes, il permet d'organiser des événements de types et de tailles très variés. Grâce à sa situation centrale dans le centre-ville de Stuttgart, à la liaison directe avec l'hôtel et à la proximité du site Bosch avec ses magasins, ses restaurants et ses bars, les participants bénéficient de trajets courts et de nombreuses possibilités de loisirs.
La Messe Karlsruhe est un centre événementiel moderne, idéal pour les congrès. Avec quatre salles de spectacle et la place des fêtes, le centre de congrès offre des concepts d'espace flexibles pour des événements de toutes tailles. Le Centre de Conférences de la Foire dispose de 12 salles de séminaire modernes et peut accueillir jusqu'à 3 152 participant·e·s dans une seule salle.
La foire de Magdebourg est un centre d'exposition et de congrès moderne situé en Saxe-Anhalt, idéal pour les congrès. Avec trois halls, qui offrent ensemble une surface d'exposition couverte de 9 000 m², et un centre de congrès attenant, elle permet d'organiser de manière flexible des manifestations pouvant accueillir jusqu'à 2 314 personnes en rangées de sièges. Grâce à son équipement technique de haut niveau et à ses concepts d'espaces variables, la Messe Magdeburg offre des conditions optimales pour des congrès et des réunions réussis.
Avec cinq salles, sept salons, quatre salles de groupe et deux foyers, le Congress Centrum Bremen offre des espaces flexibles pour les congrès et les réunions de différentes tailles. L'architecture postmoderne et les détails ludiques créent une atmosphère accueillante pour les échanges professionnels. Grâce à sa situation centrale à Brême et à sa connexion avec le Maritim Hotel Bremen, les organisateur·trice·s et les participants bénéficient de trajets courts et d'une infrastructure confortable.
La Musik- und Kongresshalle Lübeck (MUK) est un centre événementiel multifonctionnel qui, avec ses 15 salles pouvant accueillir de 10 à 3 500 personnes, offre de nombreuses possibilités pour les congrès, les réunions et les salons. La répartition flexible des espaces permet des solutions sur mesure pour différents formats d'événements. Avec une surface totale de 4 000 m² et une capacité allant jusqu'à 2 000 personnes, le MUK est idéal pour les événements les plus divers.
La Rheingoldhalle à Mayence est un centre de congrès moderne avec un total de 9 000 m² de surface événementielle flexible et plus de 20 salles de réunion, dont certaines sont inondées de lumière et offrent une vue sur le Rhin. La plus grande salle, la Kongress-Saal, dispose d'une surface de 1 744 m² et peut accueillir jusqu'à 2 144 personnes, selon la disposition des sièges. Grâce à sa rénovation qui s'achèvera en 2021, le Rheingoldhalle offre une technique moderne, un équipement durable et des concepts d'espace flexibles qui conviennent parfaitement aux congrès et aux réunions.
Le RuhrCongress Bochum est un centre événementiel moderne situé au cœur de la région de la Ruhr, idéal pour les congrès. Avec des locaux flexibles et ultramodernes, il offre le cadre parfait pour des événements de tout type et de toute taille, de l'économie aux sciences en passant par les salons professionnels. Grâce à une infrastructure de premier ordre, à une technique événementielle de pointe et à une logistique bien pensée, vos visions se concrétisent de manière professionnelle.
La Schwabenlandhalle à Fellbach, près de Stuttgart, est un centre culturel, de congrès et de conférences polyvalent, idéal pour les congrès. Avec un total de neuf salles lumineuses et entièrement équipées techniquement, elle offre des espaces flexibles pour des événements de toutes tailles. La plus grande salle, la Hölderlinsaal, dispose d'une surface de plus de 1 100 m² et peut accueillir jusqu'à 1 400 personnes en rangées de chaises, ce qui la rend particulièrement adaptée aux grands congrès et réunions.
Le Tempodrom à Berlin est un lieu événementiel multifonctionnel à l'architecture impressionnante, qui se prête parfaitement à l'organisation de congrès. La Grande Arène, le cœur du Tempodrom, peut accueillir jusqu'à 4 200 invité·e·s et dispose d'éléments d'espace flexibles qui créent des espaces libres variables pour différents formats d'événements tels que les réunions et les congrès. Grâce à sa situation centrale, à proximité immédiate de la Potsdamer Platz, et à son équipement moderne, le Tempodrom offre des conditions optimales pour des congrès et des événements réussis.
Le Uber Eats Music Hall à Berlin est une salle de spectacle ultramoderne, idéale pour les congrès et les événements d'entreprise. Avec une capacité allant jusqu'à 4 350 personnes sans sièges et environ 2 250 personnes avec sièges, il offre des concepts d'espace flexibles pour différents formats d'événements. La salle dispose d'une acoustique optimale, de lignes de vue idéales et d'une technique événementielle de pointe, ce qui en fait un lieu polyvalent pour les réunions, les présentations de produits et les fêtes d'entreprise.
La myticket Jahrhunderthalle à Francfort-sur-le-Main est l'une des plus grandes initiatives culturelles privées d'Europe et offre, avec sa salle en forme de coupole et plusieurs salles de conférence, de nombreuses possibilités pour les congrès et les réunions. La salle en forme de coupole dispose d'une surface de 4 800 m² et peut accueillir jusqu'à 3 000 personnes, ce qui la rend idéale pour les grands congrès. En outre, la salle offre une technologie moderne et des concepts d'espace flexibles qui peuvent être adaptés aux exigences de différents événements.
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