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Als hybrider Event wird die Kombination von virtueller und physischer Event-Durchführung bezeichnet. Bei hybriden Events besuchen gewisse Teilnehmende das physische Event an einem Veranstaltungsort, während sich andere Teilnehmende zur gleichen Zeit virtuell zum Event einwählen. Grund für die Wahl einer solchen Eventart ist in der Regel eine Kapazitätsbeschränkung für die physische Durchführung und übersteigende Nachfrage der Anzahl verfügbaren Plätze vor Ort.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Hybride Events verbinden physische und digitale Teilnahme und erlauben es Organisationen, ein breiteres Publikum zu erreichen, ohne den vollen Aufwand einer rein physischen Großveranstaltung. Die größten Herausforderungen sind ein gleichwertiges Erlebnis für beide Teilnehmergruppen, die technische Umsetzung des Live-Streamings und die Interaktion zwischen physischen und virtuellen Teilnehmenden. Hybride Formate funktionieren am besten, wenn das Online-Erlebnis eigenständig konzipiert wird – und nicht nur als Livestream des Vor-Ort-Programms.
Eine hybride Durchführung hat somit zum Ziel, die Vorteile aus der virtuellen und physischen Welt geschickt miteinander zu kombinieren, um das volle Potential eines Events auszuschöpfen. Gleichzeitig stellen die Besonderheiten von hybriden Events Event Manager jedoch vor neue Herausforderungen.
Je nach Ziel des Events sind verschiedene Ansätze denkbar. Dauert der formelle Teil eines physischen Events länger als 90 Minuten sollte bedacht werden, dass diese Dauer für die virtuelle Teilnahme in der Regel zu lang ist. In einem solchen Fall empfiehlt es sich für die virtuelle Teilnahme einen verkürzten Teil live zu übertragen und ausgewählte Inhalte im Nachgang zur Verfügung zu stellen. Beide Teilnehmergruppen sollten außerdem während des Live Events aktiv mit einbezogen werden.
Von der Event-Einladung über die Event-Anmeldung bis zum Zutritt zum Event-Zutritt und er Nachkommunikation gilt es für beide Teilnehmergruppen individuelle User-Journeys zu gestalten. Die User-Journeys richten sich optimalerweise nach den übergeordneten Event-Zielen und werden dann auf die individuellen Bedürfnisse der unterschiedlichen Teilnahmeformen ausgerichtet. Während zum Beispiel für die Besuchenden vor Ort ein reibungsloser Einlass ohne Wartezeiten wichtig ist, so ist für virtuelle Teilnehmende ein unkomplizierter Online Zugang wünschenswert.
Um alle Registrationen im Blick zu behalten wird eine Lösung benötigt, die:
Von Vorteil ist zudem, wenn der hybride Event innerhalb einem einzigen Eventtool abgewickelt werden kann, damit für die Benutzerführung von der Event-Anmeldung bis zur Teilnahme keine Unterbrüche und Verwirrungen entstehen.
Welche Ziele du mit dem Event erreichen möchtest ist davon abhängig, ob der virtuelle Teil als Video Konferenz mit gegenseitigen Kommunikationsmöglichkeiten oder als Live Webcast durchgeführt werden soll.
Die erwähnten Vorteile sprechen dafür, dass hybride Event-Formate bei Events mit hoher Nachfrage ein fester Bestandteil in der Planung jedes Event Managers haben sollten. Die Emotionalität einer Live Durchführung mit virtueller Reichweite zu kombinieren bietet eine höchst spannende Ausgangslage zur Erreichung der Event-Ziele. Die damit verbundene, höhere Komplexität sollte jedoch nicht unterschätzt und idealerweise mit einer geeigneten Event-Softwarelösung wie Oniva abgedeckt werden.
Ein hybrides Event kombiniert eine physische Veranstaltung vor Ort mit einer virtuellen Teilnahme gleichzeitig. Während ein Teil der Teilnehmenden am Veranstaltungsort präsent ist, verfolgt der andere Teil das Event online. Dadurch lassen sich Reichweite und Flexibilität deutlich erhöhen.
Hybride Events bringen eine erhöhte Komplexität mit sich, da zwei unterschiedliche Zielgruppen gleichzeitig betreut werden müssen. Dazu gehören unter anderem unterschiedliche User Journeys, parallele Kommunikationswege sowie die technische Umsetzung von Live-Übertragungen und Interaktion für beide Gruppen.
Wichtig ist eine durchgängige Planung der gesamten User Journey – von der Einladung über die Registrierung bis hin zum Check-in und zur Nachkommunikation. Zudem sollten klare Teilnahmeoptionen, geeignete Technologie für Streaming oder Webcasts sowie ein zentrales Eventtool eingesetzt werden, um alle Prozesse effizient zu steuern.
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