Liste d'attente

Activer les listes d'attente

Voici comment configurer une liste d'attente :

1. Modifier l'événement : Va à l'événement et ouvre la section Groupes d'autorisations.
2. Paramètres d'inscription et d'accès : Active la liste d'attente – choisis entre gestion automatique ou manuelle.
3. Définir la capacité : Assure-toi que les options de réservation ont une capacité et qu'un nombre maximal de places sur la liste d'attente est défini.

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Listes d'attente automatiques

Avec une liste d'attente automatique, le processus se déroule sans intervention manuelle :

1. Un·e invité·e s'inscrit sur la liste d'attente et reçoit un e-mail de confirmation.
2. Dès qu'une place se libère, la personne en tête de la liste reçoit une invitation par e-mail.
3. L'invité·e dispose d'un délai (par défaut : 72 heures) pour confirmer ou refuser la réservation.
4. Si l'invité·e ne répond pas, la réservation est annulée et la personne suivante est invitée.

Particularité pour les accompagnant·e·s

Si une réservation sur la liste d'attente comprend des accompagnant·e·s, l'invitation n'est envoyée que lorsque suffisamment de places sont disponibles. Par exemple : si la réservation en tête de liste d'attente comprend 1 accompagnant·e, 2 places doivent être libérées avant que l'invitation soit envoyée. Cela peut entraîner une réduction temporaire du nombre de réservations confirmées sous la capacité définie.

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Listes d'attente manuelles

Avec la liste d'attente manuelle, l'admin de l'événement conserve le contrôle :

1. Un·e invité·e s'inscrit et reçoit un e-mail de confirmation pour sa place sur la liste d'attente.
2. Dès qu'une place se libère, l'admin examine la liste d'attente et peut :
   • Envoyer une invitation
   • Confirmer directement la place
   • Annuler l'inscription sur la liste d'attente

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Notifications et options de personnalisation

Par défaut, toutes les notifications pour les listes d'attente sont configurées – y compris les invitations et les confirmations. Si tu le souhaites, elles peuvent être personnalisées ou désactivées. Les notifications suivantes sont pertinentes pour les listes d'attente :

• Réservation créée sur liste d'attente : Un invité potentiel a fait une réservation sur une liste d'attente.
• Réservation partiellement créée (liste d'attente / confirmée) : Un invité a fait une réservation. Au moins une partie de la réservation est confirmée et au moins une partie de la réservation est sur la liste d'attente.
• Liste d'attente invitation créée : Une place s'est libérée. Une personne de la liste d'attente est invitée.
• Liste d'attente invitation confirmée : Une personne qui avait précédemment reçu une invitation pour confirmer une option de réservation pour laquelle elle était sur la liste d'attente a accepté l'invitation.

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Statut des contacts et des réservations

Le statut des contacts et des réservations est affiché différemment en fonction de la phase de la liste d'attente :

• Réservation avec liste d'attente : La réservation est confirmée, même si une option est sur la liste d'attente.
• Liste d'attente seule : Le contact est "en attente" tant qu'aucune option n'est confirmée.
• Invitation pour une place libre : Le contact reçoit une invitation et le statut de l'option passe à "invité·e".
• Invitation confirmée ou annulée : Après confirmation, l'option est "confirmée", en cas de refus ou d'expiration du délai, elle est "annulée".

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Questions fréquentes

• La liste d'attente ne fonctionne pas. Que puis-je faire ?
  La liste d'attente est-elle activée dans les groupes d'autorisations ?
  La liste d'attente a-t-elle été configurée en mode manuel, de sorte que l'admin doit envoyer les invitations ?
  La capacité des options de réservation est-elle définie ?
  La date limite d'inscription est-elle déjà passée ?
  Les dates des options de réservation sont-elles dans le futur ?
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• Pourquoi un·e invité·e sur la liste d'attente a-t-il·elle reçu une confirmation de annulation ?
  Lorsqu'un·e invité·e est invité·e via la liste d'attente automatique, il·elle reçoit le délai défini dans la configuration (le délai par défaut est de 72 heures) pour confirmer la réservation. Si l'invité·e ne répond pas dans ce délai, sa réservation est annulée de la liste d'attente à l'expiration du délai, et le·la prochain·e invité·e est invité·e.
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• Que se passe-t-il si j'augmente la capacité ?
  Si la capacité d'une option complète est augmentée, les personnes sur la liste d'attente recevront automatiquement des invitations (avec une liste d'attente automatique). Autant de personnes seront invitées qu'il y a de places disponibles.
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• Les invitations pour la liste d'attente sont-elles encore envoyées après la date limite d'inscription ?
  Non, après la date limite d'inscription et de désinscription, aucune invitation automatique n'est envoyée. Cependant, les admins peuvent toujours confirmer manuellement les invité·e·s depuis la liste d'attente.