Ton événement est configuré dans Oniva, la communication est prête et tu es sur le point d'envoyer les invitations. Pour t'assurer que tu as pensé à tout, voici une liste de contrôle utile pour le Go-Live de ton événement.

Capture d'écran d'un événement avec une invitation à un événement sur Oniva.

Site web de l'événement

✅️ Toutes les informations sur le site web de l'événement sont-elles complètes et correctes ?

✅️ Le site est-il affiché dans toutes les langues avec les textes corrects ?

✅️ Toutes les options de réservation sont-elles activées et réservables ? Les options de réservation peuvent-elles être réservées dans les combinaisons souhaitées ?

✅️ Les prix affichés sont-ils corrects ? La TVA et/ou les frais de traitement sont-ils corrects ?

✅️ Le lien vers le site (Google Maps) fonctionne-t-il correctement ?

✅️ Tous les liens fonctionnent-ils ?

✅️ Tous les champs obligatoires sont-ils correctement marqués comme tels ?

✅️ Ta propre politique de confidentialité est-elle disponible pour l'inscription à l'événement (voir politique de confidentialité pour les inscriptions à des événements) ?

‍💡 Conseil : Politique de confidentialité
Comme des données personnelles sont collectées lors des événements, les invité·e·s doivent être informés de la manière dont ces données sont utilisées. Une politique de confidentialité est la meilleure solution et devrait être confirmée par les invité·e·s lors de la réservation. Les exceptions sont, par exemple, les événements internes où ton organisation dispose déjà de ces données personnelles et où des dispositions distinctes s'appliquent.

‍

Invitation

✅️ Le bouton avec le lien personnel vers l'événement est-il correctement intégré et activé dans toutes les langues dans l'invitation à l'événement (voir lien personnel vers l'événement pour les invité·e·s) ?

✅️ Tous les boutons fonctionnent-ils et ont-ils les bons liens ?

✅️ La salutation personnelle fonctionne-t-elle correctement ? La salutation peut être testée avec un e-mail de test. Sélectionne un contact pour cela.

✅️ L'invitation est-elle affichée dans toutes les langues avec les textes corrects ?

✅️ Le nombre de contacts par langue est-il correct lorsque tu ouvres le menu d'action (···) "Ouvrir l'envoi" ?

ℹ️ Remarque : E-mail de test
‍L'e-mail de test est envoyé dans toutes les langues activées de l'événement, indépendamment du contact sélectionné. Le véritable e-mail sera alors envoyé à chaque contact uniquement dans la langue enregistrée.

‍

Confirmation de réservation

✅️ La confirmation de réservation contient-elle toutes les informations dont tu as besoin ? Teste la confirmation de réservation en réservant l'événement. Pour les événements payants ou les événements dans les bibliothèques, tu peux réserver l'événement via la zone d'administration, même si l'événement est encore en statut de brouillon.

✅️ Tous les documents nécessaires sont-ils activés (comme le billet électronique, les bons de livraison, le plan d'accès) ?

ℹ️ Remarque :E-mail de test
‍Les e-mails de test ne contiennent pas de pièces jointes. Pour tester les pièces jointes, tu peux réserver ton événement. Cette réservation peut être supprimée avant la mise en ligne.

‍

Vérification dans Oniva admin

✅️ L'événement est-il activé ?

✅️ Les capacités sont-ils correctement enregistrés (voir capacités) ?

✅️ Trouves-tu toutes les données nécessaires à la réalisation de ton événement dans la liste des réservations ?

✅️ Tous les invité·e·s autorisés sont-ils assignés aux groupes d'autorisations correspondants ?

✅️ Pour les événements payants, une organisation a-t-elle été enregistrée dans les paramètres de paiement des paramètres de l'événement et un numéro UID a-t-il été attribué à cette organisation dans l'espace de travail ? Cela apparaîtra sur le reçu de paiement et peut être pertinent pour le traitement fiscal de l'événement pour les invité·e·s.

‍

Avec cette check-list, tu es bien préparé·e pour lancer ton événement avec succès. Bonne chance !

👉 As-tu déjà lu l’article « Conseils pour planifier ton événement avec Oniva » ?