Concepts d'événements réussis : Dans cette interview, Christian Fink dévoile ses conseils pour des événements uniques !

Christian, tu es passé de la mise en scène théâtrale à la conception d'événements. Qu'est-ce qui t'a conduit sur cette voie ?

C'était plutôt un hasard – en parallèle à mon travail de théâtre indépendant, j'ai commencé à travailler à temps partiel comme rédacteur dans une startup spécialisée dans la télévision interactive, puis j'ai pris la direction éditoriale à plein temps. Malheureusement, nous étions un peu trop en avance sur notre temps – il y a presque 20 ans – et la mise en œuvre technologique était encore trop complexe pour le marché des consommateurs. Le projet a donc été arrêté après deux ans, et j'ai cherché des opportunités professionnelles où je pouvais combiner mon nouvel intérêt pour les technologies innovantes avec mes racines théâtrales. J'ai trouvé mon premier emploi dans le secteur événementiel, où j'ai eu la chance de participer à la création d'un nouveau département de conception et de régie d'événements, de diriger l'équipe créative et de développer mes premiers projets. L'un des premiers concepts était la conception et la mise en scène de la cérémonie d'ouverture du Championnat du Monde de Hockey sur Glace 2009 – encore aujourd'hui, un des moments forts de ma carrière.

Quelles similitudes vois-tu entre le théâtre et l'organisation d'événements ?

Pour obtenir un bon résultat, l’essentiel, dans les deux cas, réside dans la mise en scène émotionnelle et cohérente d’histoires. Peu importe de quel type d’événement ou de forme de théâtre il s'agit – le message à transmettre doit toucher et émouvoir le public, la cible, afin de laisser une impression durable. En plus des protagonistes, le décor, la technique utilisée, les médias et – très important – la dramaturgie jouent un rôle essentiel. Si ces éléments ne sont pas en harmonie avec le message, l'ensemble s'effondre et n'a pas l'impact souhaité.

Quels sont, selon toi, les trois points les plus importants dans la création d'un concept d'événement ?

Réduire cela à trois points est un défi – mais pour moi, la base est la suivante :

1. Avoir un objectif clair pour l’événement – sans objectifs clairs, il est impossible de planifier et de concevoir un projet qui mène à bien.
2. Quelle est l’histoire ? Quel est le message clé ? Les messages présentés dans une histoire bien mise en scène ont plus d'impact et sont bien mieux ancrés dans la mémoire du public grâce à l’émotion qu’ils suscitent.
3. Connaître ton audience ! Qui est la cible ? Pour développer un concept qui touche et émeut, il faut se mettre à la place du public et ressentir ses attentes. Plus tu en sais sur ton audience, mieux tu peux personnaliser l’expérience.

Comment trouves-tu des idées pour des concepts d'événements ?

Je trouve des idées presque partout – ou plutôt des impulsions initiales – car après cette impulsion, il y a généralement beaucoup de travail avant qu’une véritable idée émerge, et encore plus avant qu’elle devienne un concept.

Les concepts peuvent être développés dans des processus créatifs ciblés, avec des outils créatifs éprouvés, lors d’ateliers d’agence et de sessions de co-création. Cependant, pour moi, une idée mûrit souvent lentement au fur et à mesure que je travaille sur l’histoire/le thème et le contenu d’un événement. Cette réflexion et la recherche se cristallisent alors en une image ou une phrase, et il semble que l’idée soit « soudainement » née – souvent sous la douche, au lit avant de s’endormir, ou en conduisant – presque toujours dans des moments où l’esprit vagabonde. Cette inspiration est le résultat d’une sorte de « grossesse » (inconsciente), si je puis dire.

Même avec une planification parfaite, il arrive que l'imprévu survienne. Que conseilles-tu dans ces situations aux responsables événementiels ?

D'abord et avant tout : garder son calme. La panique et les actions désorganisées n’aident jamais. En plongée, nous enseignons aux étudiants « Arrête, respire, pense – agis », et je ne pourrais pas mieux résumer la situation. Bien sûr, cela dépend de ce qui s’est passé : en général, les moments délicats dans un spectacle ou un déroulement sont anticipés lors des répétitions, et il faut avoir un plan B en place et répété. Cela vaut aussi pour les scénarios d’évacuation, le mauvais temps, etc. Dans ces cas, il est crucial de garder son calme et de communiquer rapidement et clairement.

Les vraies surprises lors des événements sont souvent d’ordre technique. Dans ce cas, il est préférable d’accepter la situation et de laisser l’équipe technique évaluer calmement le problème. La plupart du temps, seul·e·s les responsables et l’équipe remarquent ce qui ne se passe pas comme prévu, et le problème est rapidement résolu.

Peux-tu nous raconter une anecdote d'un événement où tu as dû improviser ?

Il y a eu bien sûr plusieurs situations où il fallait réagir spontanément – cela va des conférencier·ère·s absents aux systèmes de communication défaillants, en passant par les projections vidéo et les systèmes de vote complètement hors service, ou encore des artistes refusant de monter sur scène.

Une expérience marquante pour moi, même si elle n'est pas spectaculaire en termes de panne, est celle d’un chef d’État dont le service de sécurité se tenait derrière moi, arme à la main, en régie. Quand je me suis levé pendant le discours du président pour mieux voir la salle, une main lourde et un « No » ferme m’ont fait rester immobile pendant une demi-heure.

Quelle importance accordes-tu à l'invitation et à l'inscription dans le concept et la planification d’un événement ?

Un bon événement dépasse le cadre de la manifestation elle-même et inclut la communication avant et après, ainsi que l’invitation. La manière dont une invitation est perçue par les invité·e·s contribue de manière significative à l’expérience globale – et en plus de la mise en scène et du design de l’invitation, le processus d’inscription est également important : il doit être clair, efficace et facile à comprendre. Il peut être intégré à une page événementielle contenant toutes les informations utiles. La confirmation de l’inscription est obligatoire – j’aime bien qu’elle prenne la forme d’un message personnel et rédigé avec soin.

L'intelligence artificielle est un sujet brûlant. Les concepts d'événements peuvent désormais être générés par des IA. Comment vois-tu l'avenir de la création de contenus événementiels en lien avec le développement technologique ?

Je suis impressionné par la rapidité des avancées des applications d’IA ces derniers mois. Cependant, il y a actuellement un engouement qui attribue des capacités presque illimitées à l’IA. Personnellement, j’utilise ces outils pour améliorer l'efficacité dans la rédaction de textes et de scripts – en deux ou trois itérations, ChatGPT et des modèles similaires offrent une excellente base, et prennent en charge une grande partie du travail de recherche. Mais la révision humaine reste essentielle – les formulations et la structure doivent être ajustées selon l’audience et l’usage, les erreurs corrigées et un fact-checking effectué. Utiliser un texte généré par l'IA tel quel est pour moi un non catégorique.

De même, pour les outils de génération d’images et de vidéos, je vois un grand potentiel pour la création de storyboards, de mises en page ou d’images spécifiques. Ces outils s’établiront comme moyens d’améliorer l'efficacité dans la réalisation des tâches de base chronophages dans le secteur événementiel comme dans d'autres industries. Mais le travail créatif authentique sera encore très longtemps fait par des humains.

Merci beaucoup pour cette interview passionnante, Christian. Nous te souhaitons encore beaucoup de succès avec Fink Different.