Erfolgreiche Eventkonzepte: Im Interview verrät Christian Fink Tipps für einzigartige Events!

Christian, du bist vom Theater-Regisseur zur Event Konzeption gekommen. Was hat dich auf diesen Weg gebracht?

Das war eher ein Zufall – ich habe neben meiner freien Theaterarbeit in einem Startup für interaktives Fernsehen zuerst als Redaktor in Teilzeit gearbeitet und dann Vollzeit die Redaktionsleitung übernommen. Leider waren wir da – das ist bald 20 Jahre her – etwas zu früh mit der Idee und die technologische Umsetzung noch zu komplex für den Konsumentenmarkt. Das Projekt wurde deshalb nach 2 Jahren gestoppt und ich suchte nach beruflichen Möglichkeiten, in denen ich mein neu gewecktes Interesse an innovativen, neuen Technologien mit meinen Theaterwurzeln verbinden konnte. Fündig wurde ich bei meinem ersten Arbeitgeber im Eventgeschäft, wo ich das Glück hatte, eine neue Abteilung für Event-Konzeption und -Regie mit-aufzubauen, das Kreativteam zu leiten und erste Projekte entwickeln zu können. Eines der ersten Konzepte waren Konzept und Inszenierung der Eröffnungszeremonie für die Eishockey-WM 2009 – bis heute eines meiner beruflichen Highlights.

 Welche Parallelen siehst du zwischen einem Theater und einer Event-Durchführung?

Für ein gutes Resultat geht es bei beiden im Kern um die emotionale und stimmige Inszenierung von Geschichten. Dabei spielt es keine Rolle, um was für einen Event oder welche Form von Theater es sich handelt – die zu vermittelnde Botschaft soll das Publikum, die Zuschauer, meine Zielgruppe berühren und bewegen, in ihnen etwas auslösen und dadurch letztlich in Erinnerung bleiben. Dabei spielen neben den Protagonisten auch das Setting/Bühnenbild, die eingesetzte Technik, verwendete Medien und – ganz wichtig – die richtige Dramaturgie eine vitale Rolle. Sind diese Faktoren nicht aufeinander und auf die Botschaft abgestimmt, fällt das Ganze auseinander und entwickelt nicht die optimale und/oder gewünschte Wirkung.

 Was sind aus deiner Sicht die wichtigsten drei Punkte bei der Erstellung eines Event-Konzepts?

Die Reduktion auf drei Punkte ist eine Herausforderung – aber die Basis bilden aus meiner Sicht:

1. Ein klares Ziel für den Event zu haben – nur mit klaren Zielen kann man planen und ein zielführendes Konzept entwickeln.
2. Was ist die Geschichte? Wie lautet die Kernbotschaft? Botschaften, die in eine gut inszenierte Geschichte verpackt sind entwickeln mehr Wirkung und werden durch die Emotionalisierung deutlich besser in der Erinnerung des Publikums verankert.
3. Know your audience! Wer ist die Zielgruppe? Bei der Entwicklung eines Konzeptes, das berühren und bewegen soll, muss ich mich in das Publikum hineindenken und einfühlen können. Je mehr ich über die Zielgruppe weiß, desto besser kann das Erlebnis auf ihre und die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden.

 Wie findest du Ideen für Event-Konzepte?

Ideen finde ich fast überall – oder vielmehr den initialen Impuls dafür – denn auf den Impuls folgt meist einiges an Arbeit, bis daraus eine Idee entsteht - und erst recht bis zum Konzept.

Konzepte kann man sich in gezielten Kreationsprozessen erarbeiten, mit erprobten Kreationstools, in Agentur-Workshops und Co-Creation Sessions. Häufig ist es bei mir allerdings so, dass eine Idee langsam reift während der Beschäftigung mit der Geschichte/dem Thema und Inhalt eines Events. Diese Auseinandersetzung und die Recherche manifestieren sich dann in einem Bild oder Satz und es macht den Eindruck, als sei diese Idee «plötzlich» da, spontan geboren unter der Dusche oder auf der Toilette, im Bett vor dem Einschlafen oder beim Autofahren – fast immer in Momenten, in denen die Gedanken frei schweifen. Dabei ist dieser Einfall das Resultat einer – das klingt jetzt vielleicht etwas merkwürdig - (unbewussten) Schwangerschaft.

Auch bei einer perfekten Event-Planung passiert immer wieder Unvorhergesehenes. Was rätst du in dieser Situation Event Verantwortlichen?

Zuerst und am wichtigsten: Ruhe bewahren. Hektik und unkoordinierte Aktionen helfen nie. Im Tauchen lehren wir den Studenten «Stop, breathe, think - act.» - besser könnte ich es nicht auf den Punkt bringen. Aber natürlich kommt es darauf an, was passiert ist: heikle Momente in einer Show oder in einem Ablauf kennt man in der Regel vorher und aus den Proben, dafür sollte man einen Plan B bereit haben und durchsprechen oder Proben. Ist man darauf vorbereitet, kann man im Bedarfsfall umschalten. Das gilt auch und erst recht für Evakuations-Szenarien, schlechtes Wetter oder ähnliches – hier ist dann neben der Ruhe vor allem klare und rasche Kommunikation das A und O.

Echte Überraschungen bei Events sind meist technischer Natur. Hier hilft es am meisten, die Situation zu akzeptieren und das Showteam in Ruhe eine Evaluation machen zu lassen. In den meisten Fällen sehen nur die Verantwortlichen und die Crew, was nicht nach Plan läuft, und das Problem ist rasch behoben. Bei erheblichen Schwierigkeiten oder Ausfällen – sogenannten «Showstoppern» - sollten die Gäste transparent informiert und miteinbezogen werden.

Kannst du uns eine Anekdote eines Events erzählen, wo du improvisieren musstest?

Da gibt es natürlich einige Situationen, in denen spontan reagiert werden musste – das reicht von nicht erschienenen Rednern über zusammengebrochene Kommunikationssysteme, komplett ausgefallene Videoprojektionen und Abstimmungssysteme bis hin zu Künstlern, die den Auftritt verweigert haben.

Nicht sehr spektakulär in puncto Panne aber sehr bleibend war für mich die Erfahrung mit einem Staatsoberhaupt, dessen Sicherheitsdienst mit gezückter Waffe hinter mir in der Regie stand. Als ich dann während der Rede des Präsidenten kurz aufstehen wollte, um besser in den Saal zu sehen, ließen mich eine schwere Hand und ein knappes «No» für die nächste halbe Stunde regungslos auf meinem Stuhl verharren. 

Welche Bedeutung hat aus deiner Sicht die Event-Einladung und -Anmeldung bei einem Event-Konzept und der Event-Planung?

Ein gut konzipierter Event geht zeitlich über den Rahmen der eigentlichen Veranstaltung hinaus und schließt Vor- und Nachkommunikation sowie natürlich die Event-Einladung mit ein. Die Art und Weise wie eine Einladung bei den Gästen ankommt, trägt wesentlich zum Gesamterlebnis bei – und neben der Inszenierung und Ausgestaltung der Einladung ist hierbei auch der Anmeldevorgang wichtig: klar, effizient und leicht verständlich sollte der Prozess sein, je nach Ausgestaltung und Konzept eingebunden in eine Eventpage mit allen notwendigen und nützlichen Infos zur Veranstaltung. Eine Bestätigung der Event-Anmeldung ist Pflicht – für mich immer gerne in Form einer ausformulierten und persönlichen Nachricht.

KI ist in aller Munde. Auch ein Event-Konzept lässt sich inzwischen durch künstliche Intelligenz generieren. Wie siehst du die Zukunft bezüglich der technologischen Entwicklung für die Erstellung von Event-Inhalten?

Ich habe gestaunt wie schnell sich die KI-Anwendungen in den letzten Monaten weiterentwickelt haben – und natürlich herrscht im Moment ein riesiger Hype, bei dem «Künstlicher Intelligenz» fast unermessliche Fähigkeiten zugeschrieben werden. Persönlich nutze ich die Tools zur Steigerung der Effizienz bei der Produktion von Texten und Scripts – durch zwei drei Iterationen liefern Chat GPT und vergleichbare Modelle aus meiner Sicht sehr gute Basistexte und übernehmen für mich einen großen Teil der Recherchearbeit. Die Überarbeitung durch mich ist aber unerlässlich – die Formulierungen und Textstruktur müssen nuanciert und auf die Zielgruppe oder den Verwendungszweck angepasst, fehlerhafte, wiederholende und hölzerne Formulierungen eliminiert und Faktenchecks gemacht werden. Einen KI generierten Text 1:1 zu übernehmen ist für mich ein absolutes No-Go.

Ähnlich sehe ich auch die Anwendung der Bilder und Bewegtbild generierenden Tools – in der Nutzung für Storyboards, Layouts oder für die Produktion einzelner, spezifischer Bilder sehe ich hier ein großes Potenzial. Ich bin mir darum sicher, dass sich die KI Tools als Werkzeuge zur Steigerung der Effizienz durch die Erledigung von zeitintensiven Grundlagen-Tasks im Eventbereich wie auch in jeder anderen Branche etablieren werden. Aber die echte kreative Arbeit wird noch sehr, sehr lange durch Menschen geleistet werden, das kann und wird uns so bald keine KI Anwendung abnehmen.

 Vielen Dank für das spannende Interview Christian. Wir wünschen dir weiterhin viel Erfolg mit Fink Different.