Einen neuen Workspace einrichten

Wie richte ich einen neuen Workspace ein?

Neue Workspaces können nur von Mandants-Admins erstellt werden. Wende dich an deinen Admin oder kontaktiere den Oniva Support, sollten dir die entsprechenden Rechte fehlen. Beachte, dass für zusätzliche Workspaces Kosten anfallen können. Bei Premium und Enterprise-Lizenzen entstehen keine zusätzlichen Kosten für zusätzliche Workspaces.

Als Mandants-Admin kannst du selbstständig Workspaces anlegen. Navigiere dafür zu den Mandants-Einstellungen und lege dort den neuen Workspace an.

Warum sollte ich meinen Workspace einrichten?

Eine sorgfältige Einrichtung deines Workspaces spart Zeit und sorgt für einen professionellen Auftritt deiner Organisation. Wenn du neue Events erstellst, übernehmen diese automatisch die Standardeinstellungen deines Workspaces, wie:

• Branding: Einheitliche Farben, Logos und Schriftarten
• Anmeldeformulare: Voreinstellungen für Gäste
• Standardprozesse: Einheitliche Workflows für alle Events

Durch diese Struktur kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: die erfolgreiche Durchführung deiner Events.

Checkliste: Workspace einrichten

Damit dein Workspace optimal funktioniert, richte die folgenden Konfigurationen ein. Du kannst diese Einstellungen später für einzelne Events anpassen:

✅️ Titelbild hochladen
Lade ein ansprechendes Titelbild für deinen Workspace hoch – besonders relevant, wenn du Bibliotheken nutzt.

✅️ Branding definieren
Hinterlege die Farben, Logos und Schriftarten, die deinen Workspace repräsentieren sollen.

✅️ E-Mail-Template erstellen
Richte ein individuelles E-Mail-Template ein, inklusive Fußzeile und Titelbild für Benachrichtigungen und Kampagnen.

✅️ Absenderadresse festlegen
Gib eine Teammailbox und die Absenderadresse für E-Mails an. Beachte, dass Absenderadressen zuerst freigegeben werden müssen.

✅️ Standardsprache(n) auswählen
Lege fest, welche Sprachen standardmäßig für deine Events verfügbar sein sollen.

✅️ Lieferscheine aktivieren (optional)
Aktiviere Lieferscheine für Buchungen, falls du z. B. Tickets per Post versenden möchtest.

✅️ Event-Standardeinstellungen konfigurieren
Definiere die Einstellungen, die standardmäßig für alle neuen Events des Workspaces aktiv sind.

✅️ Standard-Anmeldeformular hinterlegen
Wähle ein Standardformular für Event-Registrierungen aus oder erstelle neue Vorlagen im Tab „Formularvorlagen“.

✅️ Zahlungs-Identifikator einrichten (optional)
Hinterlege einen Identifikator, um Zahlungen deinem Workspace zuzuordnen.

✅️ Dateianhänge hinzufügen (optional)
Lade relevante Dokumente hoch, z. B. eine Datenschutzerklärung oder AGBs, die in Buchungsprozessen verwendet werden kann.

✅️ Zusätzliche Abfragen erstellen (optional)
Konfiguriere buchungsbezogene Felder, wie interne Kommentare oder Kostenstellen, für spezifische Anforderungen.

✅️ Organisation eintragen
Erfasse deine Organisation und füge die MWST-Nummer hinzu, falls du kostenpflichtige Events planst.

✅️ Kategorien erstellen (optional)
Definiere Kategorien, um Events besser zu strukturieren oder die Navigation in einer Bibliothek zu erleichtern.

✅️ Standorte hinzufügen (optional)
Erfasse alle relevanten Veranstaltungsorte und importiere bei Bedarf mehrere Standorte.

✅️ Medien hochladen (optional)
Lade wichtige Dateien wie Logos oder Stimmungsbilder hoch, die du für Events nutzen möchtest.

✅️ Benachrichtigungen anpassen
Passe die Tonalität deiner Benachrichtigungen an (z. B. „Du“ oder „Sie“).

✅️ Unterseiten erstellen (optional)
Erstelle individuelle Seiten, z. B. Teilnahmebedingungen, wenn dein Workspace Bibliotheken nutzt.