Organisationen

Hier können Organisationen erfasst werden. Diese können dann in den Events deines Workspace als Event Kontakt hinterlegt werden. Außerdem kannst du hier festlegen, welche Angaben bei kostenpflichtigen Events auf dem Zahlungsbeleg erscheinen sollen.

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Kategorien

Unter Kategorien können individuelle Untergruppen für den jeweiligen Workspace angelegt werden. Die Kategorien werden in den Events des jeweiligen Workspace unter Event Informationen zur Verfügung gestellt. Die Kategorien dienen der Navigation und Filterung auf der Plattform.

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Standorte

Hier können allgemeine Standorte für den Workspace hinterlegt werden. Wenn du mehrere Standorte hinterlegen möchtest, kannst du eine Liste über die Importfunktion hochladen. Dadurch wird die Eventkonfiguration vereinfacht und die Qualität der Standortdaten sichergestellt.

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Formularvorlagen

Formularvorlagen sind vordefinierte Gruppen von Formularfeldern. Die Vorlage kann dann in den Events des jeweiligen Workspaces verwendet werden. Auf diese Weise müssen die Standardfelder nicht in jedem Event einzeln eingegeben werden, sondern die Vorlagen können direkt importiert werden. In den Workspace-Einstellungen kann ein Standardformular ausgewählt werden, das in allen neu angelegten Events verwendet wird.

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Kontogruppen

Voraussetzung: Die Events deines Workspaces müssen auf Konten eingeschränkt sein.

Mit Hilfe von Kontogruppen können individuelle Zielgruppen für Events erstellt werden. So kann z.B. für wiederkehrende Events die gleiche Zielgruppe verwendet werden. Kontogruppen können innerhalb eines Events für folgende Vorgänge verwendet werden:

• Du kannst eine vordefinierte Gruppe von Konten verwenden, um Kontakte zu importieren und dann Einladungen an diese Kontakte zu versenden
  Kontogruppen können verwendet werden, um Event Kontakte in die Kontaktliste zu importieren.
• Du kannst eine vordefinierte Gruppe von Konten verwenden, um den Zugriff auf deinen Event einzuschränken
  Auf Eventebene kann unter Berechtigungsgruppen unter Zugriff auf Event Website nur für ausgewählte Kontogruppen erlauben die Kontogruppe hinterlegt werden. Mit dieser Einstellung haben nur Benutzende der entsprechenden Gruppe Zugriff auf den Event.

Konto zu Kontogruppen hinzufügen

1. Den entsprechenden Workspace öffnen
2. Den Menüpunkt Kontogruppen wählen
3. Eine neue Kontogruppe erstellen oder eine bestehende auswählen, Konten bearbeiten wählen
4. Konto über die E-Maildresse hinzufügen oder entfernen
5. Nach einigen Minuten wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Admin Kontos eine E-Mail gesendet, die über den Erfolg des Imports informiert

Buchungen

Unter Buchungen können Event-übergreifende Exporte generieret werden. Nach der Definition der entsprechenden Parameter wie Zeitraum oder Eventstatus wird der Export in Excel mit herunterladen generiert. Bei mehr als 150 Zeileneinträgen wird der Export als Download-Link per E-Mail zur Verfügung gestellt.

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Unterseite(n)

Unterseiten können nur für Workspaces mit aktivierter Bibliothek verwendet werden. Mit Unterseiten können individuelle Seiten erstellt werden, auf denen z.B. Teilnahmebedingungen oder andere Informationen zu Veranstaltungen in der Bibliothek aufgeführt werden können.

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Medien

Hier können allgemeine Bilder für den Workspace hinterlegt werden. Das kann die wiederholte Erfassung von Events mit standardisierten Bilddateien vereinfachen.

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Workspace-Einstellungen

• Bild: Das Bild wird in der Anzeige der übergeordneten Event-Bibliothek oder als Titelbild angezeigt, wenn die Bibliothek aktiviert ist.
• Darstellung: Hier können individuelle Branding-Einstellungen für den Workspace vorgenommen werden, darunter Logo, Farben und Schriftart für alle Events.
• Sprachen: Legt die Standardsprache fest, die standardmäßig für alle untergeordneten Events verwendet wird.
• Anmeldeformular: Definiere hier das standardmäßig verwendete Anmeldeformular für alle untergeordneten Events.
• Buchungen auf Anfrage, E-Ticket, Anzeige der Gäste und Kommentare: Aktiviert diese Funktionen standardmäßig für alle untergeordneten Events. Die Funktion kann auf jedem Event einzeln wieder aktiviert oder deaktiviert werden.
• Lieferscheine: Lieferscheine können bei Aktivierung pro Buchung vom Admin herunterladen werden und können genutzt werden, wenn beispielsweise Tickets oder andere gebuchte Optionen per Post versendet werden müssen.
• Dateianhänge: Dateianhänge können als Bedingung für die Registrierung oder als Anhang zur Buchungsbestätigung konfiguriert werden. Hier kann beispielsweise deine Datenschutzerklärung hinterlegt werden.
• Zusätzliche Abfragen bei Buchungen: Die Zusatzabfragen bei Buchungen werden pro Buchung abgefragt und nicht pro Kontakt wie die Angaben im Anmeldeformular. Wenn ein Kontakt mehrere Buchungen vornimmt, muss er diese Daten erneut angeben. Diese Daten können nicht pro Event deaktiviert werden.

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Berechtigungen

Event Admins können direkt im Workspace berechtigt werden. Event Admins werden über Gruppen gesteuert, die in den Einstellungen eines Events hinterlegt werden können. Nach der Hinterlegung haben alle Event Admins der Gruppe Zugriff. Event Admins können den Workspace nicht bearbeiten.

• Event Operator: Diese Rolle kann die Details der zugeordneten Events einsehen. Mit dieser Berechtigung können Buchungen im Event bearbeiten werden,  jedoch nicht den Event selbst.
• Event Admin: Diese Rolle kann zugeteilten Events im entsprechenden Workspace anlegen und verwalten.