Workspaces

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist ein virtueller Arbeitsbereich auf Oniva, in dem Teams zusammenarbeiten und Events effizient organisieren können. Innerhalb eines Workspaces kannst du:

• Berechtigungen verwalten: Bestimme, wer welche Events bearbeiten darf.
• Reportings einsehen: Behalte den Überblick über alle Events deines Workspaces.
• Standardeinstellungen konfigurieren: Erstelle einheitliche Grundlagen, die auf alle Events angewendet werden können.

Workspaces sind die zentrale Struktur auf Oniva. Sie helfen dabei, die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen zu optimieren indem sie:

• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
• Einheitliches Branding sicherstellen
• Anpassbare Voreinstellungen ermöglichen

Alle Events gehören zu einem Workspace, und die dort hinterlegten Konfigurationen werden standardmäßig auf diese Events angewendet. Diese Voreinstellungen können jedoch individuell pro Event angepasst werden.

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Im Workspace zurecht finden

Du kannst deine Workspaces bearbeiten, indem du sie über die obere Navigationsleiste aufrufst. Falls dieses Menü nicht sichtbar ist, fehlen dir die notwendigen Berechtigungen. Wende dich in diesem Fall an deinen Admin oder unseren Support.

Nach dem Öffnen deines Workspaces gelangst du zunächst auf das Workspace Dashboard. Hier kannst du Event-Daten einsehen sowie Einstellungen und Konfigurationen für deinen Workspace vornehmen.

Organisationen

Im Bereich Organisationen können relevante Organisationen erfasst werden. Diese lassen sich:

• In den Event-Informationen hinterlegen. In den Event-Informationen hinterlegte Organisationen werden auf der Event-Website angezeigt und können von Gästen kontaktiert werden.
• Als Kontakt für Zahlungsbelege in den Event-Einstellungen nutzen.

Kategorien

Unter Kategorien lassen sich individuelle Untergruppen für den Workspace erstellen. Diese Kategorien stehen in den Events in Bibliotheken zur Navigation und Filterung zur Verfügung.

Standorte

Im Bereich Standorte können allgemeine Standorte für den Workspace hinterlegt werden. Falls du mehrere Standorte einpflegen möchtest, kannst du dies über die Importfunktion tun. So wird die Eventkonfiguration erleichtert und die Datenqualität gesichert.

Medien

Hier kannst du allgemeine Bilder und andere Medien für den Workspace speichern, wie beispielsweise Logos, Anhänge und Stimmungsbilder. Dadurch wird die Erstellung von Events mit standardisierten Bilddateien vereinfacht.

Benachrichtigungen

Hier können Benachrichtigung eingerichtet werden, welche automatisch bei Event-Buchungen, Stornierungen und weiteren Triggern ausgelöst werden. Jedes neu erstellte Event deines Workspaces wird initial mit den auf dem Workspace eingerichteten Benachrichtigungen ausgestattet, welche wiederum auf dem Event überschrieben werden können. Siehe Artikel zu den Benachrichtigungen.

Unterseiten

Unterseiten sind nur bei aktivierter Event-Bibliothek verfügbar. Mit ihnen können individuelle Seiten für die Bibliothek erstellt werden, etwa für Teilnahmebedingungen oder Veranstaltungsinformationen.

Buchungen

Im Bereich Buchungen können Event-übergreifende Exporte erstellt werden. Nach Definition der Parameter (z. B. Zeitraum oder Event-Status) wird der Export als Excel-Datei bereitgestellt. Enthält der Export mehr als 150 Zeilen, erhältst du einen Download-Link per E-Mail.

Formularvorlagen

Formularvorlagen sind vordefinierte Gruppen von Formularfeldern für Anmeldeformulare und zusätzliche Abfragen, Abmeldungen oder Begleitpersonen. Diese können in den Events eines Workspaces verwendet werden, sodass Standardfelder nicht für jedes Event einzeln erstellt werden müssen.

In den Workspace-Einstellungen kann ein Standardformular definiert werden, das in allen neuen Events verwendet wird.

Einstellungen

Über die Workspace-Einstellungen können Grundkonfigurationen für alle Events des Workspace eingerichtet werden.

• Bild: Das Bild wird in der Anzeige der übergeordneten Event-Bibliothek oder als Titelbild angezeigt, wenn die Bibliothek aktiviert ist.
• Darstellung: Hier können individuelle Branding-Einstellungen für den Workspace vorgenommen werden, darunter Logo, Farben und Schriftart für alle Events.
• E-Mail Template: Hier wird das Layout aller Event-Benachrichtigungen, z.B. Buchungsbestätigungen, festgelegt.
• E-Mail: In Oniva wird für jeden Workspace standardmäßig eine E-Mail-Absenderadresse für den Versand von E-Mails hinterlegt. Neue Absenderadressen müssen vom Mandants-Admin auf den Mandants-Einstellungen erfasst werden.
• Sprachen: Legt die Standardsprache fest, die standardmäßig für alle untergeordneten Events verwendet wird.
• Lieferscheine: Lieferscheine können bei Aktivierung pro Buchung vom Admin herunterladen werden und können genutzt werden, wenn beispielsweise Tickets oder andere gebuchte Optionen per Post versendet werden müssen.

Event Standard-Einstellungen

• Anzeige der Gäste, Kommentare, E-Ticket, Buchungen auf Anfrage: Aktiviert diese Funktionen standardmäßig für alle untergeordneten Events. Die Funktion kann auf jedem Event einzeln wieder aktiviert oder deaktiviert werden.
• Standard Anmeldeformular: Definiere hier das standardmäßig verwendete Anmeldeformular für die Events deines Workspaces. Das Formular wird automatisch in allen neu erstellten Events geladen und kann dort bei Bedarf angepasst werden. Wird kein eigenes Fomular hinterlegt, wird das Oniva standard Formular verwendet (ausser bei Workspaces mit Anmeldung über Konten).
• Dateianhänge: Dateianhänge können als Bedingung für die Registrierung oder als Anhang zur Buchungsbestätigung konfiguriert werden. Hier kann beispielsweise deine Datenschutzerklärung hinterlegt werden.
• Zusätzliche Abfragen bei Buchungen: Die Zusatzabfragen bei Buchungen werden pro Buchung abgefragt und nicht pro Kontakt wie die Angaben im Anmeldeformular. Wenn ein Kontakt mehrere Buchungen vornimmt, muss er diese Daten erneut angeben. Diese Daten können nicht pro Event deaktiviert werden.