Prozess

1. Der Gast stellt eine Buchungsanfrage, woraufhin eine Buchung mit dem Status "Angefragt" erstellt wird. Der Gast erhält eine Benachrichtigung, welche ihn oder sie darüber informiert, dass die Anfrage bearbeitet wird.
2. Bei internen Events kann der zuständige Ticket Koordinierende die Buchung dann prüfen freigeben. Dadurch wird der Status der Buchung auf "Ausstehend" geändert. Der Gast erhält die Benachrichtigung "Buchungsanfrage durch Ticket Koordinierenden bestätigt". Dieser Schritt entfällt bei Events ohne Ticket Koordinierende. Der oder die zuständige Ticket Koordinierende kann die Buchungsanfrage auch stellvertretend für einen Gast erstellen.
3. Der Admin ist für die endgültige Freigabe verantwortlich.
   1. Der Admin bestätigt die Anmeldung, wodurch die Buchung den Status "Bestätigt" erhält. Der Gast erhält die Benachrichtigung "Buchungsanfrage bestätigt"; oder
   2. Der Admin lehnt die Anmeldung ab, wodurch die Buchung den Status "Abgelehnt" erhält. Der Gast erhält die Benachrichtigung "Buchungsanfrage abgelehnt".

Hinweis: Ticket Koordinierende
Jedem Konto kann ein/e Ticket Koordinierende/r zugeordnet werden. Diese können im Namen des Benutzenden Events mit Buchungen auf Anfrage buchen oder Buchungen freigeben. Die Freigabe durch Ticket Koordinierende ändert jedoch nur den Buchungsstatus auf "Ausstehend". Die endgültige Freigabe muss durch einen Event Operator, Event Admin, Workspace Admin oder Plattform Admin erfolgen. Ticket Koordinierende können nur für Kontakte hinterlegt werden, die an ein Konto gebunden sind. Bei Events ohne Beschränkung auf Konten (externe Events) erfolgt die Freigabe nur durch den Admin. Siehe Ticket Koordinatoren für Buchungen auf Anfrage.

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Admin Rolle für Buchungen auf Anfrage

Einen Event mit Buchungen auf Anfrage anlegen

1. Im Admin einloggen und Event erstellen
2. Die Event Einstellungen öffnen und Buchungen auf Anfrage aktivieren
3. Event konfigurieren

Tickets für Fremdveranstaltungen: Spezielle Einstellungen

Bei Tickets für Fremdveranstaltungen handelt es sich um Ticketkontingente, die beispielsweise innerhalb der Organisation weitergegeben werden.

• Falls das Angebot mehrfach buchbar sein soll, müssen die Optionen als "Mehrfach buchbare Optionen" erstellt werden. Gäste können dann die gewünschte Anzahl von Tickets angeben.
• Damit Gäste mehrere verschiedene Tickets beziehen können, muss die Auswahl "Mehrere Optionen buchbar" angewählt werden.
• Wenn möglich, sollte der Marktpreis angegeben werden, um den tatsächlichen Wert des Tickets zu erfassen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, bei Gästetickets die Kostenaufschlüsselung anzugeben (Zusammensetzung des Marktpreises in Catering, Pauschalen, Miete, Tickets usw.).

Überwachung und Verwaltung der Buchungsanfragen

Nachdem ein Gast oder Ticket Koordinierende gebucht haben, muss ein Admin die Anmeldung bestätigen. Nur dann gilt die Anmeldung als bestätigt und der Gast erhält eine Buchungsbestätigung.

Als Admin einsehen, welche Buchungen überprüft werden müssen

• Im Admin einloggen und den entsprechenden Workspace wählen.
• Buchungen öffnen, Filter "Angefragt" setzen.

Als Admin Feedback von Ticket Koordinierenden einsehen (Nur interne Events mit Konten)

• Wurde eine Buchungsanfrage von einem Ticket Koordinierenden freigegeben, so ist dies in der Buchung ersichtlich (“Genehmig von”). Ebenfalls wird der Admin aufgeführt, nachdem diese/r die Buchung genehmig hat.

Buchungsanfrage eines Gasts annehmen oder ablehnen

• Event in Admin öffnen
• Buchungen öffnen und gewünschte Buchung auswählen
• Buchung bestätigen oder ablehnen

Lieferschein(e) herunterladen

• Event in Admin öffnen
• Buchungen öffnen und über Aktionsmenü (drei Punkte) den Lieferschein einer Buchung herunterladen.
• Um mehrere Lieferscheine auf einmal herunterzuladen, die gewünschten Buchungen über die Checkbox auswählen und über den blauen Banner mehrere Lieferscheine auf einmal herunterladen.

Hinweis: Lieferscheine aktivieren?
Die Lieferscheine können auf dem Workspace für alle Events des Workspace aktiviert werden.