Berechtigungsgruppen

Berechtigungsgruppen

Mit Berechtigungsgruppen kannst du festlegen, welche Gäste sich unter welchen Bedingungen für dein Event anmelden können. Du kannst beliebig viele Berechtigungsgruppen erstellen, um die verschiedenen Anforderungen deiner Zielgruppen abzubilden. So lassen sich beispielsweise Sonderkonditionen für VIPs, individuelle Anmeldefristen oder andere spezifische Bedingungen für unterschiedliche Gruppen definieren.

Für jede Berechtigungsgruppe müssen mindestens eine Anmelde- und Zugriffseinstellung eingerichtet werden. Diese Gruppen können entweder für den Zugriff über persönliche Konten oder für den öffentlichen Zugriff aktiviert werden.

Woher weiss Oniva, zu welcher Berechtigungsgruppe ein Kontakt gehört?

Oniva erkennt Kontakte anhand ihrer persönlichen Event-Links. Sobald du in einem Event mehr als eine Berechtigungsgruppe verwendest, musst du beim Erstellen oder Importieren von Kontakten immer die passende Berechtigungsgruppe zuweisen.

Öffentliche Zugriffe auf die Event-Website (ohne persönlichen Link) werden automatisch der Berechtigungsgruppe zugeordnet, die „öffentlich“ als Zugriffsmethode definiert hat. Wenn keine Berechtigungsgruppe für den öffentlichen Zugriff aktiviert ist, kann das Event nur mit persönlichen Links betreten werden. Zugriffe ohne persönlichen Link werden in diesem Fall abgelehnt. Siehe Artikel zu "Kein Zugriff".

Wenn du den Zugang zu deinem Event auf Konten beschränkst, können sich nur diejenigen anmelden, die über ein Oniva-Konto verfügen. Dies erhöht die Sicherheit, da nur registrierte Benutzer:innen Zugang erhalten.

Zugriff einschränken für exklusive Events

Für Events die sich an externe Gäste ohne Konto richten (z.B. Kundenevents), kann der Zugriff eingeschränkt werden, in dem zunächst alle Zugangsmethoden unter dem Menüpunkt Anmelde- und Zugriffseinstellungen deaktiviert werden. Danach kann eine Excel-Liste unter Event-Kontakte importiert werden. Für die importierten Kontakte wird dann je ein persönlicher Event-Website Link generiert, welcher mit der Einladung versendet werden kann. So kann die Event-Website ausschließlich nur mit einem persönlichen Link geöffnet werden.

Für Events, die sich an Benutzende mit Konten richten, kann eine Kontogruppe verwendet oder erstellt werden, um den Zugang einzuschränken. Kontogruppen können dabei im Workspace erstellt und bearbeitet werden. Sobald die Gruppe erstellt ist, kann sie im Event unter Anmelde- und Zugriffseinstellungen hinterlegt werden, um den Zugriff einzuschränken. Wird keine Kontogruppe hinterlegt, können alle Nutzerinnen und Nutzer des Kontotyps buchen.

Anmelde- und Zugriffseinstellungen

Jede Berechtigungsgruppe benötigt mindestens eine Anmelde- und Zugriffseinstellung. Diese definiert, zu welchen Konditionen die Gruppe buchen kann.

💡 Tipp: In den allermeisten Fällen ist eine Anmelde- und Zugriffseinstellung pro Berechtigungsgruppe ausreichend. Eine Berechtigungsgruppe kann aber auch mehrere Anmelde- und Zugriffseinstellungen haben, diese müssen aber klar unterscheidbar sein. Zum Beispiel könnten unterschiedliche Zeiten für verschiedene Anmelde- und Zugriffseinstellungen verwendet werden.

• Startdatum & -zeit: Definiert das Startdatum, ab wann diese Anmelde- und Zugriffseinstellungen aktiviert werden sollen.
• Enddatum & -zeit: Definiert ab welchem Datum die Anmelde- und Zugriffseinstellungen gestoppt und damit nicht mehr buchbar sein soll. Dieses Datum funktioniert als Anmeldeschluss für die Berechtigungsgruppe.

💡 Tipp: In den allermeisten Fällen wird kein Startdatum gebraucht. Das Startdatum ist nur wichtig, wenn die Anmeldung automatisch zu einem gewissen Zeitpunkt geöffnet werden soll. Soll kein Anmeldeschluss konfiguriert werden, kann die Endzeit leer gelassen werden. Das Event ist dann bis zur letzten Minute der letzten Buchungsoptionen buchbar.

• Buchungshinweis: Definiert einen Hinweis, welcher über den Buchungsoptionen für diese Berechtigungsgruppe erscheint. Beispiel: “Bitte melden Sie sich für je eine Session und einen Workshop an.”
• Maximal verfügbare Plätze: Legt die maximale Anzahl möglicher Gäste für die entsprechende Anmelde- und Zugriffseinstellung fest. Dieses Kontingent dient dazu, die Gäste einer Berechtigungsgruppe einzuschränken (z.B. wenn sich nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden oder Account Managern für eine Kundenveranstaltung anmelden können soll). Das Kontingent der Buchungsoptionen kann direkt in der Option gesetzt werden. Lese hierzu auch unseren Artikel zum Thema Kontingenten.
• Kosten: Die in der Anmelde- und Zugriffseinstellungen angegebenen Kosten werden einmalig pro Buchung unabhängig der gewählten Optionen verrechnet. Um Kosten für eine Anmelde- und Zugriffseinstellungen erfassen zu können, müssen die Zahlungseinstellungen unter Event-Einstellungen aktiviert werden.
• Rabatt: Definiert einen Rabatt auf die Preise der gebuchten Optionen in Form einer Menge oder eines Prozentsatzes für die jeweiligen Anmelde- und Zugriffseinstellungen. Beispiel: Partner können kostenfrei oder vergünstigt buchen.

Zugriffsmethoden

Zugriffsmethoden können nur für Berechtigungsgruppen ohne Konten ausgewählt werden.

• Öffentlich: Der Event-Link kann von allen Benutzenden ohne Authentifizierung geöffnet werden.
• Privat mit Passwort: Ein allgemeines, generisches Passwort wird benötigt, um das Event zu öffnen. Das Passwort kann direkt definiert werden.
• Keine Zugriffsmethode aktiviert: Das Event kann ausschließlich über den Persönlicher Event-Link je Kontakt geöffnet und gebucht werden.

Abmeldungen

Die Abmeldeoption ermöglicht es Kontakten, die Einladung zum Event abzulehnen. Abgemeldete Kontakte werden aus der Kontaktgruppe 'Kontakte ohne bestätigte Buchung' entfernt und erhalten keine weiteren Kommunikationen. Diese Funktion ermöglicht es Event-Managern, einen klaren Überblick zwischen noch ausstehenden Einladungen, Zusagen und Absagen zu behalten. Lese hierzu auch unseren Artikel zum Thema Abmeldungen.

Dateianhänge

Dateianhänge können als Bedingung für die Registrierung oder als Anhang zur Buchungsbestätigung konfiguriert werden.

Buchungsoptionen auf eine Berechtigungsgruppe einschränken

Wurden mindestens zwei Berechtigungsgruppen erstellt, können einzelne Buchungsoptionen auf eine oder mehrere Berechtigungsgruppen eingeschränkt werden. Diese Optionen sind dann nur für Gäste dieser Gruppe sichtbar und buchbar. Dafür kann die Option unter den "Erweiterten Optionen" auf eine der beiden Berechtigungsgruppen eingeschränkt werden.