Anmeldung von Stellvertretenden
Dieser Artikel bietet eine Anleitung zur Konfiguration und Nutzung der Stellvertretenden-Funktion bei Events in Oniva. Diese Funktion erlaubt es, dass eine andere Person als der ursprüngliche Kontakt am Event teilnimmt, während die Kommunikation weiterhin über den Hauptkontakt erfolgt.
Was sind Stellvertretende?
Stellvertretende sind Personen, die im Namen eines anderen Gastes für ein Event angemeldet werden. Hier einige wichtige Punkte zu Stellvertretenden:
- Der Hauptkontakt bleibt als Absender für Kampagnen und Benachrichtigungen bestehen.
- Das E-Ticket wird auf die Stellvertretung ausgestellt.
- Im Admin-Bereich wird vermerkt, dass jemand anderes als der Kontakt am Event teilnimmt.
Typische Anwendungsfälle
- Anmeldung und Kommunikation über Drittparteien wie Assistent:innen.
- Anmeldung von Stellvertretenden bei Generalversammlungen.
- Anmeldung von Mitarbeitenden zu Trainings oder Schulungen, bei denen die Kommunikation über den Arbeitgeber erfolgt.
Im Admin konfigurieren
Um Stellvertretende für dein Event zu aktivieren, folge diesen Schritten:
- Event bearbeiten: Gehe im Admin-Bereich und bearbeite den Event.
- Berechtigungsgruppen konfigurieren: Öffne die gewünschte Berechtigungsgruppe(n), für welche die Anmeldung von Stellvertretenden aktiviert werden soll. Falls nur ein Teil deiner Gäste Stellvertretende anmelden dürfen soll, kannst du eine eigene Berechtigungsgruppe dafür erstellen.
- Funktionalität aktivieren: Aktiviere die Funktion.
- Anmeldeformular konfigurieren: Konfiguriere das Anmeldeformular für die Stellvertretenden. Die Vorlage für das Formular wird, wie die Vorlage für den oder die Hauptbuchende(n), von der Konfiguration auf dem Workspace übernommen.
Wie funktioniert die Anmeldung von Stellvertretenden?
Ansicht für Gäste
Während der Buchung kann der Hauptkontakt angeben, dass eine andere Person als Stellvertretung am Event teilnimmt. Der Hauptkontakt bleibt jedoch in der Kommunikation der primäre Ansprechpartner und empfängt alle Kampagnen und Benachrichtigungen. Das E-Ticket wird hingegen auf die Stellvertretung ausgestellt und auch in der Check-In App erscheint die Begleitperson statt die Kontaktperson. Gäste können Stellvertretende auch auf die Warteliste eintragen, Begleitpersonen anmelden oder Buchungen auf Anfrage vornehmen.
Ansicht im Admin
Nach der Anmeldung können Stellvertretende in der Buchung des Hauptbuchenden eingesehen werden. Für Stellvertretende werden keine eigenen Kontakte angelegt, und sie können nicht über Kampagnen oder Benachrichtigungen kontaktiert werden. Unter "gebuchte Optionen" ist die Gästeliste einsehbar. Wenn man rechts einen Filter nach einer Buchungsoption setzt, wird die Gästeliste aller angemeldeten Personen für diese Option angezeigt.
Buchungen mit Stellvertretenden bearbeiten
Stellvertretende Personen können im Kontakt ergänzt werden. Diese Funktion kann auch im Nachhinein genutzt werden, wenn beispielsweise eine Buchung aufgrund einer kurzfristigen Änderung auf eine Drittperson umgebucht werden soll und beispielsweise bereits eine Zahlung erfolgt ist.
Check-In und E-Ticket
Im Fall von Stellvertretenden wird kein das E-Ticket au die Daten der Stellvertretung ausgestellt. Das Ticket wird jedoch an die hinterlegte E-Mailadresse des Hauptkontakts gesendet.
