Mandanten-Einstellungen

Mandanten-Einstellungen und Workspaces

Über die Mandanten-Einstellungen können Admins mit entsprechender Berechtigung das Organisations-Konto in Oniva bearbeiten. Für alle Lizenzstufen – außer der Enterprise-Lizenz mit eigener Instanz – stellen die Mandanten-Einstellungen die höchste Konfigurationsebene dar und sollten nur ausgewählten Admins zugewiesen werden.

Auf Mandantenebene können sowohl technische Einstellungen wie ein eigener Mailserver oder API-Anbindungen vorgenommen werden, als auch organisationweite Standards definiert werden, z.B. Logo, Branding, Datenschutzerklärung oder Formulare.

Arbeiten mehrere Teams mit Oniva und verfügt jedes Team über einen eigenen Workspace, können über die Mandanten-Einstellungen zentrale Elemente wie Branding, bestimmte Medien oder Kategorien festgelegt werden. Diese Elemente werden an alle Workspaces vererbt, können dort aber individuell überschrieben werden. Bereits angepasste Workspaces bleiben dabei von Änderungen auf Plattformebene unberührt.

Einstellungen

Mandanten-Dashboard

Das Mandanten-Dashboard verschafft Mandanten-Admins eine umfassende Übersicht über alle Aktivitäten in der Anwendung und ermöglicht, die aktuelle Lizenzauslastung auf einen Blick zu erkennen.

Workspaces

Hier können technisch sensible Grundeinstellungen wie Workspace-Schlüssel, individuelle Domains und Zugriffsrechte pro Workspace definiert werden – nur Mandanten-Admins haben hierfür die Berechtigung. Weniger kritische Konfigurationen, wie Standardeinstellungen oder Branding, können von den Workspace-Admins direkt innerhalb ihres Workspaces verwaltet werden. Zusätzlich können hier neue Workspaces erstellt werden, sofern die Lizenzstufe dies erlaubt.

Kampagnengruppen

Wenn die Lizenz deiner Organisation event-unabhängige Kampagnengruppen unterstützt, können diese hier erstellt werden. Die meisten Einstellungen werden dabei direkt von den Kampagnen-Admins auf der Kampagnengruppe selbst festgelegt. Kontaktiere das Oniva Support-Team, solltest deine Organisation sich für Kampagnengruppen interessieren.

Organisationen

Im Bereich Organisationen können relevante Organisationen erfasst werden. Diese lassen sich:

• In den Event-Informationen hinterlegen. In den Event-Informationen hinterlegte Organisationen werden auf der Event-Website angezeigt und können von Gästen kontaktiert werden.
• Als Kontakt für Zahlungsbelege in den Event-Einstellungen nutzen.

Organisationen können auch auf Workspace angelegt werden.

Kategorien

Anhand von übergeordneten Kategorien können Events unabhängig vom Workspace kategorisiert und in der übergeordneten Event-Bibliothek angezeigt werden. Diese Kategorien stehen in den Events in Bibliotheken zur Navigation und Filterung zur Verfügung.

Standorte

Im Bereich Standorte können allgemeine Standorte hinterlegt werden. Falls du mehrere Standorte einpflegen möchtest, kannst du dies über die Importfunktion tun. So wird die Eventkonfiguration erleichtert und die Datenqualität gesichert.

Medien

Hier kannst du allgemeine Bilder und andere Medien speichern, wie beispielsweise Logos, Anhänge und Stimmungsbilder. Dadurch wird die Erstellung von Events mit standardisierten Bilddateien vereinfacht.

Benachrichtigungen

Hier können Benachrichtigungen eingerichtet werden, die automatisch bei Event-Buchungen, Stornierungen und weiteren Auslösern versendet werden. Sie können sowohl auf Workspace- als auch auf Event-Ebene individuell angepasst werden. Siehe Artikel zu den Benachrichtigungen.

Formularvorlagen

Formularvorlagen sind vordefinierte Gruppen von Formularfeldern für Anmeldeformulare und zusätzliche Abfragen, Abmeldungen oder Begleitpersonen. Diese können in allen Events verwendet werden, sodass Standardfelder nicht für jedes Event einzeln erstellt werden müssen.

App Tokens

App-Tokens müssen erstellt werden, um die Oniva API nutzen zu können, und dienen dabei als Authentifikator. Siehe Erste Schritte mit der Oniva API.

Domains

In Oniva können eigene Domains für Events eingerichtet werden. Diese Domains können dann wiederum in einem Workspace verlinkt werden. Siehe How To: Eine benutzerdefinierte Domain für deinen Workspace einrichten

E-Mail Absenderadressen

Hier können E-Mail-Absenderadressen für den Versand von E-Mails wie Event-Einladungen und Newslettern in Oniva festgelegt werden. Die Adresse muss für den Versand über den in den Einstellungen hinterlegten E-Mail-Server freigegeben sein, was in der Regel durch mindestens einen SPF-Eintrag der entsprechenden Domain erfolgt. Siehe How To: Eigene E-Mail-Absenderadresse für Events hinterlegen

Plattform-Export-Logs

Die Export-Logs bieten eine historische Übersicht über sämtliche Exportvorgänge auf der Plattform. Sie zeigen, wer welche Daten exportiert hat, und ermöglichen es, mögliche Datenabflüsse nachzuvollziehen.

Kontotypen

Über Kontotypen lassen sich unterschiedliche Profiltypen erstellen, zum Beispiel für Mitarbeitende oder Mitglieder. Die Konten können sich aktuell mit Benutzername und Passwort anmelden. Es können beliebig viele verschiedene Kontotypen angelegt werden.

Coming soon: über Single Sign-On (SSO) an OpenID Connect oder SAML

Einstellungen

Über die Einstellungen können einerseits Standart-Einstellungen sowie technische Konfigurationen für den Mandant hinterlegt werden.

• Darstellung: Hier können individuelle Branding-Einstellungen für den Mandanten vorgenommen werden, darunter Logo, Farben und Schriftart für alle Events.
• E-Mail Template: Hier wird das Layout aller Event-Benachrichtigungen, z.B. Buchungsbestätigungen, festgelegt.
• E-Mail: Definiert den Standard-Absender für alle E-Mails der Plattform. Neue Absenderadressen müssen vom Mandants-Admin auf den Mandants-Einstellungen erfasst werden.
• E-Mailserver: Definiert den E-Mailserver für den Versand von E-Mails. Beachte, dass bei einer fehlerhaften Konfiguration keine E-Mails versendet werden. Siehe How To: Eigene E-Mail-Absenderadresse für Events hinterlegen
• Sprachen: Legt die Standardsprache fest, die standardmässig für alle untergeordneten Events verwendet wird.
• Konto-Registrierung: Erlaubt es Benutzenden im Portal, ein Konto anzufragen. Dieses muss zuerst von einem Admin aktiviert werden. Siehe Konten bearbeiten
• Künstliche Intelligenz: Aktiviert alle Funktionen mit künstlicher Intelligenz. Beachte, dass Informationen, die im Prompt eingegeben werden, an die hinterlegte KI übermittelt werden. Gastdaten werden dabei jedoch nicht weitergegeben. Standardmäßig ist Anthropic Claude Sonnet als KI hinterlegt. Siehe How To: Event Texte mit künstlicher Intelligenz (KI)
• Fallback-Formulare: Fallback-Formulare kommen bei Events zum Einsatz, für die ein Formular erforderlich ist, aber kein Standardformular definiert wurde.