Die Mandanten-Einstellungen in Oniva ermöglichen Admins mit entsprechender Berechtigung, das Organisations-Konto zentral zu verwalten. Hier können sowohl technische Konfigurationen wie Mailserver oder API-Anbindungen als auch organisationweite Standards wie Logo, Branding, Formularvorlagen oder Benachrichtigungen festgelegt werden. Workspaces, Kampagnengruppen, Organisationen, Kategorien, Standorte und Medien können zentral verwaltet und an alle untergeordneten Bereiche vererbt werden – individuelle Anpassungen bleiben dabei weiterhin möglich.
Über die Mandanten-Einstellungen können Admins mit entsprechender Berechtigung das Organisations-Konto in Oniva bearbeiten. Für alle Lizenzstufen – außer der Enterprise-Lizenz mit eigener Instanz – stellen die Mandanten-Einstellungen die höchste Konfigurationsebene dar und sollten nur ausgewählten Admins zugewiesen werden.
Auf Mandantenebene können sowohl technische Einstellungen wie ein eigener Mailserver oder API-Anbindungen vorgenommen werden, als auch organisationweite Standards definiert werden, z.B. Logo, Branding, Datenschutzerklärung oder Formulare.
Arbeiten mehrere Teams mit Oniva und verfügt jedes Team über einen eigenen Workspace, können über die Mandanten-Einstellungen zentrale Elemente wie Branding, bestimmte Medien oder Kategorien festgelegt werden. Diese Elemente werden an alle Workspaces vererbt, können dort aber individuell überschrieben werden. Bereits angepasste Workspaces bleiben dabei von Änderungen auf Plattformebene unberührt.
Das Mandanten-Dashboard verschafft Mandanten-Admins eine umfassende Übersicht über alle Aktivitäten in der Anwendung und ermöglicht, die aktuelle Lizenzauslastung auf einen Blick zu erkennen.
Hier können technisch sensible Grundeinstellungen wie Workspace-Schlüssel, individuelle Domains und Zugriffsrechte pro Workspace definiert werden – nur Mandanten-Admins haben hierfür die Berechtigung. Weniger kritische Konfigurationen, wie Standardeinstellungen oder Branding, können von den Workspace-Admins direkt innerhalb ihres Workspaces verwaltet werden. Zusätzlich können hier neue Workspaces erstellt werden, sofern die Lizenzstufe dies erlaubt.
Wenn die Lizenz deiner Organisation event-unabhängige Kampagnengruppen unterstützt, können diese hier erstellt werden. Die meisten Einstellungen werden dabei direkt von den Kampagnen-Admins auf der Kampagnengruppe selbst festgelegt. Kontaktiere das Oniva Support-Team, solltest deine Organisation sich für Kampagnengruppen interessieren.
Im Bereich Organisationen können relevante Organisationen erfasst werden. Diese lassen sich:
Organisationen können auch auf Workspace angelegt werden.
Anhand von übergeordneten Kategorien können Events unabhängig vom Workspace kategorisiert und in der übergeordneten Event-Bibliothek angezeigt werden. Diese Kategorien stehen in den Events in Bibliotheken zur Navigation und Filterung zur Verfügung.
Im Bereich Standorte können allgemeine Standorte hinterlegt werden. Falls du mehrere Standorte einpflegen möchtest, kannst du dies über die Importfunktion tun. So wird die Eventkonfiguration erleichtert und die Datenqualität gesichert.
Hier kannst du allgemeine Bilder und andere Medien speichern, wie beispielsweise Logos, Anhänge und Stimmungsbilder. Dadurch wird die Erstellung von Events mit standardisierten Bilddateien vereinfacht.
Hier können Benachrichtigungen eingerichtet werden, die automatisch bei Event-Buchungen, Stornierungen und weiteren Auslösern versendet werden. Sie können sowohl auf Workspace- als auch auf Event-Ebene individuell angepasst werden. Siehe Artikel zu den Benachrichtigungen.
Formularvorlagen sind vordefinierte Gruppen von Formularfeldern für Anmeldeformulare und zusätzliche Abfragen, Abmeldungen oder Begleitpersonen. Diese können in allen Events verwendet werden, sodass Standardfelder nicht für jedes Event einzeln erstellt werden müssen.
App-Tokens müssen erstellt werden, um die Oniva API nutzen zu können, und dienen dabei als Authentifikator. Siehe Erste Schritte mit der Oniva API.
In Oniva können eigene Domains für Events eingerichtet werden. Diese Domains können dann wiederum in einem Workspace verlinkt werden. Siehe How To: Eine benutzerdefinierte Domain für deinen Workspace einrichten
Über API-Clients können Zugänge für die Nutzung der Oniva REST API für beispielsweise CRM-Anbindungen erstellt werden. Im API-Client werden der Berechtigungsumfang definiert und die erforderlichen Zugangsdaten generiert.
Mit Webhooks können nach bestimmten Aktionen, z. B. bei einer erstellten Buchung oder einem erfassten Check-in, automatisch Datenpakete an angebundene Umsysteme gesendet werden. Webhooks mit Oniva
Hier können E-Mail-Absenderadressen für den Versand von E-Mails wie Event-Einladungen und Newslettern in Oniva festgelegt werden. Die Adresse muss für den Versand über den in den Einstellungen hinterlegten E-Mail-Server freigegeben sein, was in der Regel durch mindestens einen SPF-Eintrag der entsprechenden Domain erfolgt. Siehe How To: Eigene E-Mail-Absenderadresse für Events hinterlegen
Unter App-Verbindungen können vollständig und nativ integrierte Apps direkt mit Oniva verbunden werden. Für diese Verbindungen ist kein Entwicklungsaufwand erforderlich. Aktuell steht folgende App-Verbindung zur Verfügung:
Die Export-Logs bieten eine historische Übersicht über sämtliche Exportvorgänge auf der Plattform. Sie zeigen, wer welche Daten exportiert hat, und ermöglichen es, mögliche Datenabflüsse nachzuvollziehen.
Im Versandprotokoll werden alle verarbeiteten E-Mails und SMS aus sämtlichen Events und Kampagnen angezeigt. Die Einträge können nach erfolgreichen und fehlgeschlagenen Versänden gefiltert werden. Bei einem fehlgeschlagenen Versand wird zudem der Grund für den Fehler angezeigt. Ist der Versand an ein:e Empfänger:in fehlgeschlagen, wird die betreffende Adresse vorübergehend für weitere Versände blockiert. Auch E-Mail-Absenderadressen können vorübergehend blockiert werden, wenn sie noch nicht vollständig freigeschaltet sind und beim Versand Fehler verursachen. Dadurch wird die eigene Sender-Reputation geschützt. Sobald die Ursache behoben wurde, kann der Oniva-Support kontaktiert werden, um die vorübergehende Blockierung vorzeitig aufheben zu lassen. Je nach Grund für die Blockierung hebt sich diese nach einer Weile auch von selbst auf.
Über Kontotypen lassen sich unterschiedliche Profiltypen erstellen, zum Beispiel für Mitarbeitende oder Mitglieder. Es können beliebig viele verschiedene Kontotypen angelegt werden. Wenn Single Sign-On (SSO) auf der Lizenz aktiviert ist, kann das Login für den Kontotyp mit SSO Konfiguriert werden, siehe Single-Sign-On (SSO) einrichten.
Über die Einstellungen können einerseits Standart-Einstellungen sowie technische Konfigurationen für den Mandant hinterlegt werden.
Die Mandanten-Einstellungen sind die höchste Konfigurationsebene in Oniva. Sie umfassen technische Einstellungen wie eigene Mailserver oder API-Integrationen sowie organisationsweite Standards wie Branding, Logo, Datenschutzrichtlinie und Formularvorlagen. Auf Mandantenebene definierte Einstellungen werden von allen Workspaces geerbt, können aber individuell überschrieben werden.
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