How To: Eigene E-Mail-Absenderadresse für Events hinterlegen

E-Mails über den Oniva-Standard-Server

Wenn deine Organisation über keinen eigenen E-Mail-Server verfügt oder dieser nicht mit Oniva verbunden ist, werden E-Mails automatisch über den Azure Communication Service von Microsoft versendet. Dieser gewährleistet eine sichere und zuverlässige Zustellung.

Vorteile des Azure Communication Service

• Datenhaltung in der Schweiz – DSGVO- und revDSG-konform: Alle E-Mails und zugehörigen Metadaten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren verarbeitet und gespeichert . Ein Compliance-Argument gegenüber revDSG und DSGVO, besonders wenn Einladungen an Mitarbeitende, Kund:innen oder externe Gäste verschickt werden.
• Hohe Zustellrate durch Microsoft-Infrastruktur: Azure Communication Services nutzt dieselbe E-Mail-Infrastruktur wie Microsoft 365, eine der weltweit größten und vertrauenswürdigsten. Event-Einladungen und Buchungsbestätigungen landen zuverlässig im Posteingang, nicht im Spam-Ordner auch bei zeitkritischen Versänden wie Last-Minute-Einladungen oder Erinnerungen kurz vor dem Event.
• Skalierbarkeit für grosse Versandvolumen: Ob 50 oder 5.000 Einladungen, Azure Communication Services skaliert automatisch mit dem Versandvolumen. Für große Events oder Organisationen mit mehreren gleichzeitig laufenden Veranstaltungen ist das ein entscheidender Vorteil gegenüber selbst gehostetem SMTP, der bei Lastspitzen schnell an Grenzen stösst.
• Integrierte Sicherheit mit SPF, DKIM und TLS: Der Dienst unterstützt standardmässig SPF- und DKIM-Authentifizierung sowie TLS-Verschlüsselung. Das schützt Event-Einladungen vor Fälschung und Manipulation, stärkt das Vertrauen bei Empfänger:innen und verbessert die Domain-Reputation, was sich langfristig positiv auf die Zustellbarkeit aller E-Mails der Organisation auswirkt.

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Eigene E-Mail-Absenderadresse aktivieren

Mit Oniva kannst du Event-Einladungen und Buchungsbestätigungen unter deiner eigenen E-Mail-Absenderadresse versenden. Gehe dazu wie folgt vor:

1. E-Mail-Absenderadresse angeben: Sende die gewünschte Absenderadresse an support@oniva.events.
2. DNS-Einträge hinterlegen: Füge den SPF-Eintrag v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all sowie die von unserem Support mitgeteilten individuellen DKIM-Einträge zu deinen DNS-Einstellungen hinzu. Dein/e IT-Verantwortliche/r für DNS-Einträge kann dir dabei helfen.
3. Abschluss melden: Sobald die Einträge hinterlegt sind, melde dich bei uns, damit wir die Einrichtung abschließen können.

Nach der erfolgreichen Verifizierung und Einrichtung kannst du E-Mails in Oniva direkt von deiner eigenen Absenderadresse aus versenden.

Was ist ein SPF-Eintrag?

‍Ein SPF-Eintrag ist ein DNS-Eintrag, der E-Mail-Fälschung verhindert, indem er die autorisierten Mailserver für deine Domain definiert.

Was ist ein DKIM-Eintrag?

‍Ein DKIM-Eintrag fügt ausgehenden E-Mails eine digitale Signatur hinzu, damit empfangende Server die Unverändertheit der Nachricht während der Übertragung verifizieren können.

Sicherheit

‍Der Versand über deine eigene Absenderadresse ist durch SPF- und DKIM-Einträge abgesichert und gewährleistet Authentizität sowie Zustellbarkeit.

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Alternativen, wenn kein SPF-Eintrag möglich ist

In manchen Organisationen ist das Setzen eines SPF-Eintrags aus Sicherheits- oder Kapazitätsgründen nicht möglich. Folgende Alternativen stehen zur Verfügung:

• Oniva No-Reply-Adresse: Du kannst jederzeit E-Mails über die Oniva No-Reply-Adresse versenden. Hinterlege dazu einen gewünschten Absendernamen sowie eine individuelle Antwortadresse in den Einstellungen deines Events oder Workspaces.
• Subdomain verwenden: Mit einer eventspezifischen Subdomain lässt sich ein SPF-Eintrag in der Regel einfacher umsetzen. Beispiel: einladung@eventname-organisation.com

Bei Fragen helfen wir dir gerne weiter: support@oniva.events

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Integration eines eigenen SMTP-Servers

Für Organisationen mit eigenem E-Mail-Server bietet Oniva eine direkte SMTP-Integration an.

Was ist ein SMTP-Server?

‍Ein SMTP-Server ermöglicht das Versenden, Weiterleiten und Empfangen von E-Mails über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

‍Voraussetzungen

• Der SMTP-Server muss öffentlich erreichbar sein.
• Die Integration gilt ausschliesslich für den E-Mail-Versand.
• Port 25 ist aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt

Benötigte Konfigurationsdaten

• SMTP Host: Adresse deines SMTP-Servers
• Port: Portnummer für die Verbindung (z. B. 587 für STARTTLS)
• Benutzername und Passwort: Authentifizierungsdaten für den Server

Vorteile

• Volle Kontrolle über den E-Mail-Versand nach eigenen Anforderungen
• Unbegrenzte Flexibilität bei E-Mail-Absenderadressen

Diese Integration eignet sich für Kunden, die ihre E-Mail-Versandinfrastruktur vollständig selbst verwalten möchten.