Formularfelder im Anmeldeformular und als zusätzliche Abfragen

Formularfelder sind entscheidend, um wichtige Informationen von Gästen zu erfassen. Es gibt zwei Hauptmethoden, diese Daten zu sammeln: über das standardisierte Anmeldeformular oder über zusätzliche Abfragen während des Buchungsvorgangs.

Während zusätzliche Abfragen nicht erforderlich sind und keine weitere Funktion haben, ist für jeden Kontakt mindestens die Erfassung einer E-Mail-Adresse über das Anmeldeformular zwingend erforderlich. Die Daten aus dem Anmeldeformular werden für weitere Aktionen verwendet (z.B. werden Mitteilungen an die erfasste E-Mail-Adresse versandt, der Name wird in der Buchungsbestätigung in der Anrede verwendet usw.). Bei Events mit Einschränkung auf Buchungen für Benutzende mit Konten können die Kontodaten genutzt werden, die im Konto hinterlegt sind. In diesem Fall ist kein Anmeldeformular erforderlich.

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Das Anmeldeformular

Das Anmeldeformular ist ein vorgegebenes Formular zur systematischen Erfassung der persönlichen Daten der Gäste.Diese Informationen sind für die Buchung und den Aufenthalt relevant. Das Anmeldeformular wird pro Berechtigungsgruppe erstellt, so dass für jede Berechtigungsgruppe unterschiedliche Informationen abgefragt werden können. So kann das Anmeldeformular für Mitarbeitende beispielsweise die Abteilung oder die Mitarbeiterreferenz beinhalten, während bei externen Gästen der oder die Kundenberater:in abgefragt wird.

Die im Anmeldformular erfassten Daten werden

Wichtige Merkmale

• ‍Standardisierte Felder: Enthalten grundlegende Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Kontaktinformationen und eventuell besondere Anforderungen oder Präferenzen.‍
• Obligatorisch: Alle Gäste der Berechtigungsgruppe müssen das Anmeldeformular ausfüllen, unabhängig von den spezifischen Buchungsoptionen, die sie wählen. ‍
• Verwendung der Daten: Die gesammelten Daten werden für verschiedene Zwecke verwendet, z.B. zum Versenden von Mitteilungen an die erfasste E-Mail-Adresse oder zur personalisierten Ansprache in der Buchungsbestätigung.

Erstellen und Bearbeiten

Um das Anmeldeformular zu erstellen oder zu bearbeiten, bearbeite deinen Event und navigiere zu den Berechtigungsgruppen. Dort kannst du das Anmeldeformular anpassen.

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Zusätzliche Abfragen

Zusätzliche Abfragen sind spezifische Fragen oder Felder, die während des Buchungsvorgangs erscheinen können. Sie dienen dazu, zusätzliche Informationen zu sammeln, die nur für bestimmte Buchungsoptionen relevant sind.

Wichtige Merkmale

• Optionale Felder: Diese Fragen sind nicht für jede Buchung obligatorisch, sondern erscheinen nur in Zusammenhang mit bestimmten Buchungsoptionen.
• Maßgeschneiderte Informationen: Sie ermöglichen es, gezielte Informationen zu sammeln. Zum Beispiel könnten bei der Buchung eines Mittagessens Fragen zu Ernährungspräferenzen gestellt werden.
• Flexibilität: Für jede gebuchte Option können individuelle Angaben gemacht werden. Bucht ein Gast beispielsweise zwei Workshops, erhält er für jeden Workshop eine separate Abfrage.

Erstellen und Bearbeiten

Um zusätzliche Abfragen zu erstellen oder zu bearbeiten, bearbeite deinen Event und navigiere zur Buchungsauswahl.

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Unterschied zwischen Anmeldeformular und zusätzlichen Abfragen

• Anmeldeformular:
  • Wird einmalig ausgefüllt und ist personenbezogen.
  • Enthält allgemeine, für alle Gäste relevante Informationen.
  • Pflichtfelder, wie z.B. die E-Mail-Adresse, müssen immer ausgefüllt werden.
• Zusätzliche Abfragen:
  • Werden je nach gebuchten Optionen angezeigt und sind optionenbezogen.
  • Erfassen spezifische Informationen, die nur für bestimmte Buchungen relevant sind.
  • Sind nicht immer obligatorisch.

Zuordnung der Informationen

• Anmeldeformular: Informationen werden dem Kontakt (der Person) zugeordnet. Dies umfasst alle grundlegenden und wiederkehrenden Angaben.
• Zusätzliche Abfragen: Informationen werden der spezifischen Buchung zugeordnet. Dies betrifft optionale und situationsbezogene Daten.

Erkennung der Formularfelder

Um zu erkennen, ob ein Formularfeld eine zusätzliche Abfrage oder Teil des Anmeldeformulars ist, prüfe, wo die Option angezeigt wird:

• Anmeldeformular: Wird unter den allgemeinen Angaben angezeigt.
• Zusätzliche Abfrage: Erscheint unter den spezifischen Auswahloptionen während der Buchung.

Indem du diese Strukturen verstehst und korrekt anwendest, kannst du sicherstellen, dass du alle notwendigen Informationen von deinen Gästen effizient und strukturiert erfasst.

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Formularfelder konfigurieren

Egal ob als zusätzliche Abfrage oder im Anmeldeformular folgen alle Formularfelder der gleichen Logik. Beim neuen Anlegen eines Formularfeldes kannst du immer erst entscheiden, ob du eine Vorlage importieren möchtest oder ein neues Feld anlegen möchtest. Die Vorlagen kannst du auf deinem Workspace erstellen und bearbeiten.

Nachdem du ein neues Feld erstellt oder ein bereits existierendes geöffnet hast, kannst du folgende Konfigurationen vornehmen:

• Bezeichnung: Dieser Text wird deinen Kontakten über dem Feld angezeigt.
• Eingabefeld: Hier kannst du den Eingabetyp definieren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Einfacher Text, mehrzeiliger Text, E-Mailadresse, Datum, Checkbox, Einfache Auswahl, mehrfache Auswahl, Datei Upload, Bild Upload, Textzeile ohne Eingabe (beispielsweise für Zwischentitel).
• Wert: Hier kannst du einen vordefinierten Wert angeben. Diesen können deine Gäste aber auch überschreiben. Nutze dieses Feld nur, wenn der vordefinierte Wert in fast allen Fällen gleich sein wird oder bei einfacher oder mehrfacher Auswahl. Bei Einfacher- und Mehrfachauswahl müssen über das Feld "Wert" die verschiedenen Optionen angeben und mit einem Komma getrennt werden. → Beispiel: Option 1, Option 2, Option 3
• Platzhalter: Der Platzhalter wird im Feld angezeigt, beinhaltet aber keinen Wert und verschwindet, sobald ein Kontakt das Feld anklickt.
• Pflichtfeld: Definiert, ob das Feld in Pflichtfeld ist, oder nicht.
• ‍Formularfeld-Identifikator: Damit die Verknüpfung der Gästedaten funktioniert, sollte wo vorhanden immer mit einem vom System vordefinierten Identifikator gearbeitet werden. Standardmäßig sind folgende Identifikatoren definiert: title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city.
• ‍Für Kontakt verbergen: Das Eingabefeld ist für Gäste nicht sichtbar. Nur Admins können dieses Feld  sehen und bearbeiten. Eignet sich für Kundennummern, Notizen etc.

Die Bezeichnungen und Textfelder (auch Checkboxen) sind jeweils auf 255 Zeichen beschränkt. Beim statischen Text können bis zu 2’000 Zeichen platziert werden.

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Weitere Gastdaten

Wenn du beim Importieren der Kontaktdaten weitere Spalten in deiner Excel-Datei hast, die nicht als Datenfelder im Anmeldeformular erfasst sind, musst du diese nicht vorher aus deiner Datei löschen - Oniva überspringt sie beim Import einfach. Wenn du diese Spalten jedoch als Datenfelder in deiner Kontaktliste haben möchtest, musst du sie vor dem Import als Formularfelder im Anmeldeformular erfassen und für den Kontakt ausblenden.