Anmeldeformular und zusätzliche Abfragen

Anmeldeformular und zusätzliche Abfragen

Eine effiziente Erfassung von Gastdaten ist entscheidend für eine erfolgreiche Eventorganisation. Oniva bietet hierzu das Anmeldeformular und zusätzliche Abfragen, um relevante Informationen systematisch und zielgerichtet zu sammeln.

Struktur der Datenerfassung in Oniva

Oniva verwendet drei zentrale Elemente:

• Kontakte: Individuelle Personen oder Entitäten, die in der Eventdatenbank hinterlegt sind.
• Buchungen: Eine Buchung stellt die Anmeldung eines Kontakts für ein bestimmtes Event dar und verknüpft ihn mit gebuchten Optionen.
• Gebuchte Optionen: Spezifische Bestandteile einer Buchung, die den individuellen Bedürfnissen des Events angepasst sind.

💡 Tipp: Jede Buchung ist immer einem Kontakt zugeordnet und kann mehrere gebuchte Optionen umfassen.

Anmeldeformular

Das Anmeldeformular ist ein standardisiertes Formular zur Erfassung allgemeiner, für alle Gäste relevanter Informationen. Diese beinhalten:

• Pflichtfelder wie Name und E-Mail-Adresse, die für alle Gäste einer Berechtigungsgruppe ausgefüllt werden müssen.
• Anpassbare Felder für spezifische Anforderungen je nach Berechtigungsgruppe, etwa Abteilung oder Kundenberater für interne und externe Gäste.

💡 Tipp: Events, welche auf Konten eingeschränkt werden, benötigen kein Anmeldeformular (da die Kontaktdaten auch dem Konto entnommen werden können.

Zusätzliche Abfragen

Zusätzliche Abfragen sind optionale Felder, die bei der Buchung bestimmter Optionen auftauchen und nur spezifische Informationen für einzelne Buchungen abfragen. So können beispielsweise Ernährungspräferenzen beim Mittagessen oder Workshop-Präferenzen gesammelt werden. Sie bieten:

• Flexibilität für individuelle Buchungsoptionen.
• Maßgeschneiderte Fragen, die nur bei Auswahl der jeweiligen Option erscheinen.

Unterschiedliche Datenspeicherung

• Anmeldeformular: Daten werden dem Kontakt (Person) zugeordnet und sind allgemeingültig.
• Zusätzliche Abfragen: Daten sind buchungsbezogen und erfassen situationsspezifische Informationen.

Konfiguration von Formularfeldern

Alle Felder folgen der gleichen Konfigurationslogik, ob im Anmeldeformular oder bei zusätzlichen Abfragen:

• Bezeichnung und Eingabetyp (z. B. Text, Auswahl, Datei-Upload) definieren die Inhalte.
• Vordefinierte Werte und Platzhalter bieten Orientierung für die Eingabe.
• Pflichtfeld-Einstellung und Verbergen für Kontakt ermöglichen eine flexible Anpassung der Felder.

Bei Bedarf lassen sich auch benutzerdefinierte Identifikatoren und versteckte Felder nutzen, etwa für interne Notizen oder Kundennummern. 

Nachdem du ein neues Feld erstellt oder ein bereits existierendes geöffnet hast, kannst du folgende Konfigurationen vornehmen:

• Bezeichnung: Dieser Text wird deinen Kontakten über dem Feld angezeigt.
• Eingabefeld: Hier kannst du den Eingabetyp definieren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Einfacher Text, mehrzeiliger Text, E-Mailadresse, Datum, Checkbox, Einfache Auswahl, mehrfache Auswahl, Datei Upload, Bild Upload, Textzeile ohne Eingabe (beispielsweise für Zwischentitel).
• Wert: Hier kannst du einen vordefinierten Wert angeben. Diesen können deine Gäste aber auch überschreiben. Nutze dieses Feld nur, wenn der vordefinierte Wert in fast allen Fällen gleich sein wird oder bei einfacher oder mehrfacher Auswahl. Bei Einfacher- und Mehrfachauswahl müssen über das Feld "Wert" die verschiedenen Optionen angeben und mit einem Komma getrennt werden. → Beispiel: Option 1, Option 2, Option 3
• Platzhalter: Der Platzhalter wird im Feld angezeigt, beinhaltet aber keinen Wert und verschwindet, sobald ein Kontakt das Feld anklickt.
• Pflichtfeld: Definiert, ob das Feld in Pflichtfeld ist, oder nicht.
• Formularfeld-Identifikator: Damit die Verknüpfung der Gästedaten funktioniert, sollte wo vorhanden immer mit einem vom System vordefinierten Identifikator gearbeitet werden. Standardmäßig sind folgende Identifikatoren definiert: title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city.
• Für Kontakt verbergen: Das Eingabefeld ist für Gäste nicht sichtbar. Nur Admins können dieses Feld  sehen und bearbeiten. Eignet sich für Kundennummern, Notizen etc.

Die Bezeichnungen und Textfelder (auch Checkboxen) sind jeweils auf 255 Zeichen beschränkt. Beim statischen Text können bis zu 2.000 Zeichen platziert werden.

Beim Import neuer Kontaktdaten überspringt Oniva alle Spalten in der Excel-Datei, die nicht aktiv mit einem Feld im Anmeldeformular verknüpft sind. Werden diese Informationen benötigt, müssen die entsprechenden Felder zuvor im Anmeldeformular angelegt werden. Sollen sie im Buchungsprozess für die Kontakte nicht sichtbar sein, können die Felder als „versteckt“ markiert werden. So kann beispielsweise auch ein Feld für Werte wie "Kommentar" oder "CRM-Nummer" ergänzt werden.

Vorlagen für Formulare

Benötigst du für deine Events wiederkehrende Formularfelder, empfiehlt es sich, auf Workspace-Ebene Formularvorlagen zu erstellen. Diese Vorlagen können in alle Events des Workspaces importiert und dort weiterverwendet werden. Nach dem Import lassen sich die Formulare individuell pro Event anpassen oder überschreiben.

Alternativ kannst du auch nur einzelne Formularfragmente als Vorlage erfassen, zum Beispiel:

• einen Fragenkatalog zum Datenschutz
• eine Gruppe von Fragen zu Ernährungsformen und Nahrungsmittelunverträglichkeiten

Besonders sinnvoll ist der Einsatz von Formularvorlagen auch dann, wenn die Bezeichnung von Feldern einheitlich geregelt werden soll. Dies erleichtert beispielsweise die Weiterverarbeitung der Daten nach einem Export in ein CRM-System.

Formularvorlagen erstellen

Formularvorlagen können von Workspace-Admins oder höheren Rollen erstellt werden. Falls du deinen Workspace nicht bearbeiten kannst, wende dich bitte an deine zuständige Admin-Person oder an das Oniva Support-Team.

Den Workspace findest du oben rechts im Admin-Bereich unter Einstellungen. Wie du Formularvorlagen erstellst und bearbeitest, erfährst du in diesem Artikel.