Die effektive Erfassung von Gastdaten ist ein entscheidender Aspekt für die reibungslose Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. In diesem Artikel werden wir uns mit der Bedeutung von Anmeldeformularen und zusätzlichen Abfragen befassen und wie sie dazu beitragen, wichtige Informationen von Teilnehmern zu sammeln.
Formularfelder sind entscheidend, um wichtige Informationen von Gästen zu erfassen. Es gibt zwei Hauptmethoden, diese Daten zu sammeln: über das standardisierte Anmeldeformular oder über zusätzliche Abfragen während des Buchungsvorgangs.
Während zusätzliche Abfragen nicht erforderlich sind und keine weitere Funktion haben, ist für jeden Kontakt mindestens die Erfassung einer E-Mail-Adresse über das Anmeldeformular zwingend erforderlich. Die Daten aus dem Anmeldeformular werden für weitere Aktionen verwendet (z.B. werden Mitteilungen an die erfasste E-Mail-Adresse versandt, der Name wird in der Buchungsbestätigung in der Anrede verwendet usw.). Bei Events mit Einschränkung auf Buchungen für Benutzende mit Konten können die Kontodaten genutzt werden, die im Konto hinterlegt sind. In diesem Fall ist kein Anmeldeformular erforderlich.
Das Anmeldeformular ist ein vorgegebenes Formular zur systematischen Erfassung der persönlichen Daten der Gäste.Diese Informationen sind für die Buchung und den Aufenthalt relevant. Das Anmeldeformular wird pro Berechtigungsgruppe erstellt, so dass für jede Berechtigungsgruppe unterschiedliche Informationen abgefragt werden können. So kann das Anmeldeformular für Mitarbeitende beispielsweise die Abteilung oder die Mitarbeiterreferenz beinhalten, während bei externen Gästen der oder die Kundenberater:in abgefragt wird.
Um das Anmeldeformular zu erstellen oder zu bearbeiten, bearbeite deinen Event und navigiere zu den Berechtigungsgruppen. Dort kannst du das Anmeldeformular anpassen.
Zusätzliche Abfragen sind spezifische Fragen oder Felder, die während des Buchungsvorgangs erscheinen können. Sie dienen dazu, zusätzliche Informationen zu sammeln, die nur für bestimmte Buchungsoptionen relevant sind.
Um zusätzliche Abfragen zu erstellen oder zu bearbeiten, bearbeite deinen Event und navigiere zur Buchungsauswahl.
Um zu erkennen, ob ein Formularfeld eine zusätzliche Abfrage oder Teil des Anmeldeformulars ist, prüfe, wo die Option angezeigt wird:
Indem du diese Strukturen verstehst und korrekt anwendest, kannst du sicherstellen, dass du alle notwendigen Informationen von deinen Gästen effizient und strukturiert erfasst.
Egal ob als zusätzliche Abfrage oder im Anmeldeformular folgen alle Formularfelder der gleichen Logik. Beim neuen Anlegen eines Formularfeldes kannst du immer erst entscheiden, ob du eine Vorlage importieren möchtest oder ein neues Feld anlegen möchtest. Die Vorlagen kannst du auf deinem Workspace erstellen und bearbeiten.
Nachdem du ein neues Feld erstellt oder ein bereits existierendes geöffnet hast, kannst du folgende Konfigurationen vornehmen:
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Option 1, Option 2, Option 3Formularfeld-Identifikator: Damit die Verknüpfung der Gästedaten funktioniert, sollte wo vorhanden immer mit einem vom System vordefinierten Identifikator gearbeitet werden. Standardmäßig sind folgende Identifikatoren definiert: title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city. Für Kontakt verbergen: Das Eingabefeld ist für Gäste nicht sichtbar. Nur Admins können dieses Feld sehen und bearbeiten. Eignet sich für Kundennummern, Notizen etc.Die Bezeichnungen und Textfelder (auch Checkboxen) sind jeweils auf 255 Zeichen beschränkt. Beim statischen Text können bis zu 2’000 Zeichen platziert werden.
Wenn du beim Importieren der Kontaktdaten weitere Spalten in deiner Excel-Datei hast, die nicht als Datenfelder im Anmeldeformular erfasst sind, musst du diese nicht vorher aus deiner Datei löschen - Oniva überspringt sie beim Import einfach. Wenn du diese Spalten jedoch als Datenfelder in deiner Kontaktliste haben möchtest, musst du sie vor dem Import als Formularfelder im Anmeldeformular erfassen und für den Kontakt ausblenden.
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