Durch Klicken auf "Erlauben" stimmst du der Speicherung von Cookies auf deinem Gerät zu, um die Seitennavigation zu verbessern, die Nutzung der Website zu analysieren und unsere Marketingbemühungen zu unterstützen. Weitere Informationen findest du in unseren Cookie Richtlinien.
Decoratives Icon
Decoratives Icon

Artikel nach Thema

Online Events & Live Streaming

Häufig gestellte Fragen

Dekoratives Icon

Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert:
May 24, 2024

E-Ticket und Check-In

Mit Oniva's Check-In Funktion kannst du die Anwesenheit deiner Gäste ganz einfach erfassen. Durch den Einsatz der Check-in-Funktion gewinnst du einen Überblick über die Anzahl Teilnehmenden und "no Shows" auf dem Event Dashboard und durch den Kontaktstatus "teilgenommen" kannst du eingecheckte Gäste über Kampagnen gezielt anschreiben. Hier findest du drei verschiedenen Möglichkeiten, um das Check-In deiner Gäste zu erfassen.

Mit Oniva gibt es drei verschiedene Arten, wie du deine Gäste zu Events einchecken kannst.

1. Manuelles Einchecken im Admin-Bereich

Du kannst Gäste manuell im Admin-Bereich einchecken. Gehe dazu zu den Event Kontakten und öffne die Gästeliste eines Events. Wenn ein Gast anwesend ist, kannst du über das Optionsmenü das Check-In setzen. Dadurch wird automatisch ein Zeitstempel gesetzt und die Anzahl der eingecheckten Gäste auf dem Event Dashboard und im Status aktualisiert.

2. Virtueller Event Check-In

Mit dieser Funktion kannst du die Teilnahme auch an Online-Events verfolgen. Eine Stunde vor Beginn des Events wird die Teilnahme in Oniva erfasst. So kannst du während und nach dem Event im Oniva Admin auf dem Event Dashboard und im Status sowie in den Event Buchungen überprüfen, wie viele Teilnehmer:innen am Online-Event teilgenommen haben.

3. Onivas Check-In App

Mit Onivas Check-In App können Gäste am einfachsten eingecheckt werden. Aktiviere zuerst die Check-In Funktion in den Event Einstellungen. Nach der Aktivierung kannst du mit unserer App einchecken. Das Check-In kann entweder durch Scannen der Tickets oder manuell über die Gästeliste erfolgen. Die Check-In Daten werden automatisch in Oniva hochgeladen und aktualisiert, solange das Scangerät mit dem Internet verbunden ist. Auch wenn das Gerät offline ist, kann weiter gescannt werden, aber die Check-In Daten bleiben zunächst lokal auf dem Gerät und werden später automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht.

Check-In App

Um sich in die Check-In App einzuloggen, muss zuerst die Check-In Funktion in den Event Einstellungen aktiviert werden. Danach kann der Login-QR-Code im Event Dashboard mit der Oniva Check-In App gescannt werden. Die Check-In App kann im Google Play Store oder im Apple App Store heruntergeladen werden.

Check-In Einstellungen

  • Vor- und Nachnamen der Gäste in der Check-In App anzeigen: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die Namen der Gäste in der Check-In App angezeigt. Dies ermöglicht einen schnellen manuellen Check-In durch Eingabe des Namens. Ist diese Checkbox deaktiviert, muss der Teilnehmende beim manuellen Check-In über die Buchungsnummer gesucht werden.

E-Ticket Einstellungen

  • E-Ticket pro Gesamtbuchung: Es wird pro Buchung ein einzelnes E-Ticket erstellt, welches alle gebuchten Optionen zusammenfasst.
  • E-Ticket pro Buchungsoption: Für jede gebuchte Option wird ein E-Ticket erstellt. So können mehrere E-Tickets pro Buchung generiert werden.

Wurden in der Option Darstellung Branding-Elemente für den Event definiert, werden diese auch für das E-Ticket übernommen. Dies erhöht den Wiedererkennungseffekt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen Text und/oder ein Bild auf dem E-Ticket zu platzieren. So können beispielsweise eine Anfahrtsskizze, Sponsorenlogos oder Hinweise zur Veranstaltung platziert werden.

Schließlich kann der Event Badge auf dem E-Ticket aktiviert werden. Dieser erzeugt im unteren Bereich des E-Tickets einen Gäste-Badge, den die Gäste entweder selbst ausdrucken und mitbringen können oder der vom Admin ausgedruckt werden kann. Die Badges werden den Teilnehmenden nach Abschluss der Buchung bequem auf dem E-Ticket zur Verfügung gestellt. Die Badges sind in den Formaten A6 und A7 erhältlich. Lese emhr dazu im Artikel Event Badge auf E-Ticket.

Tipp: E-Ticket später aktivieren
Sobald das E-Ticket aktiviert ist, wird es mit der Buchungsbestätigung verschickt. Sollten zum Zeitpunkt des Einladungsversands noch nicht alle relevanten Informationen wie z.B. Anfahrtsplan oder Hinweise zum Ticket vorliegen, kann das Ticket auch zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden. Die E-Tickets können dann über Event Kampagnen an die angemeldeten Gäste versendet werden.

E-Tickets scannen

Damit Tickets gescannt werden können, muss der Menu-Tab "Check-In" gewählt werden.

Tipp: Ticket vergessen?
Hat ein Gast sein Ticket nicht zur Hand, kann dieser auch im Tab "Gästeliste" eingecheckt werden. Dafür den Namen oder die Buchungsnummer des Gastes suchen und durch klick in der Checkbox des Namens das Check-In setzen.

Nach dem Scannen von Tickets kann eines der drei Meldungen angezeigt werden;

  • Grüner Haken :Ticket ist gültig, Check-In war erfolgreich. Nächstes Ticket kann gescannt werden.
  • Oranger Haken: Ticket ist gültig, es wurde aber bereits abgescannt.
  • Rotes Kreuz :Ticket ungültig. Buchung nicht in Oniva vorhanden oder storniert.
Tipp: iPhones geführter Zugriff
Apple bietet auf seinen Geräten einen geführten Modus. Mit diesem kann die Nutzung eines Geräts auf eine einzelne App eingeschränkt werden. So kann die Check-In App von Oniva genutzt werden, ohne dass die App beendet werden kann oder der Benutzende Zugang zu anderen Apps hat.

Nachträgliche Anmeldungen

Nachbuchungen können nicht direkt in der App vorgenommen werden. Weitere Gäste müssen im Oniva Admin-Bereich durch einen Event Admin angemeldet werden oder selbst eine Buchung vornehmen, sofern die Anmeldung noch möglich ist.

Synchronisierung & Login QR-Code

Unter Synchronisierungsstatus zeigt die App an, falls Check-Ins nicht mit der App synchronisiert sind. Per Klick kann die Synchronisierung forciert werden.
Der Login QR Code erlaubt das Konfigurieren einer weiteren Geräts ohne dass der originale Code im Oniva Dashboard angezeigt werden muss.

Hinweis: Abmelden
Beim Abmelden aus der App werden alle nicht synchronisierten Daten gelöscht. Daher sollten vor Beendigung der Check-in App alle Daten synchronisiert werden.


Häufig gestellte Fragen

  • In welchen Ländern ist die Oniva Check-In App verfügbar?
    Derzeit kann die Oniva Check-In App für alle gängigen Smartphones heruntergeladen werden, welche mit dem schweizerischen App- oder Google Play Store verbunden sind.
  • Wie viele Geräte kann ich für meinen Event benutzen?
    Es gibt keine Limitierung, wie viele Geräte für einen Event gleichzeitig aktiviert und eingesetzt werden können.
  • Wie viele Geräte werde ich für meinen Event benötigen?
    Wir rechnen bei einfachem Scannen von Tickets ohne Übergabe von Armbändern, Badges, Essensgutscheinen o.Ä. mit circa 24 Sekunden pro Gast oder 150 Check-Ins pro Gerät pro Stunde. Bei einem Event mit 600 Gästen und 60 Einlass-Zeit würde das also bedeuten, dass vier Check-in Stationen im Einsatz sein sollten. Lies dazu auch unseren Blogbeitrag zum Thema erfolgreichen Event-Einlass.
  • Auf welchen Geräten kann ich die Oniva Check-In App verwenden?
    Die Check-In App mit allen Geräten, welche Zugang zum App- oder Google Play Store haben, eine Internetverbindung aufbauen können und eine Kamera haben verwendet werden. In jedem Fall empfehlen wir das Check-In einige Tage vor dem Event auf den eingesetzten Geräten zu testen.
  • Brauchen die Nutzer, welche mit der App scannen, ein Konto oder Adminrechte ?
    Nein. Für die initiale Konfiguration wird der QR-Code aus dem Dashboard benötigt, dieser kann jedoch auch abfotografiert werden. Sobald ein Gerät konfiguriert ist, kann der QR-Code auf diesem Gerät angezeigt und somit weitere Geräte eingerichtet werden.
  • Kann ich in der App zusätzliche Informationen pro Gast anzeigen, wie z.B. Lebensmittelunverträglichkeiten, die gewählten Buchungsoptionen, den zuständigen Kundenbetreuer o.ä., um den Gastgeber bei der Betreuung des Gastes zu unterstützen?
    Ja, dazu müssen die Informationen im Kontakt über Check-Info erfasst werden. Diese Zusatzinformationen können auch per Import hochgeladen werden. Siehe Artikel How To: Eine Information (Sitznummer, Zugangszonen etc.) im Nachhinein zu einer Buchung hinzufügen

War dieser Artikel hilfreich?

Vielen Dank! Dein Feedback wurde erfasst.
Huch! Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen.
Hilfreiche Informationen Für Event Verantwortliche

Entdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.

Keine Antwort gefunden?

Wenn du die gewünschten Informationen nicht finden konntest, hilft dir unser Support-Team gerne weiter. Erstelle ein Ticket und wir melden uns so schnell wie möglich bei dir.
Decoratives Icon
Supportzeiten
Montag bis Freitag, 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr
(ausgenommen gesetzliche Feiertage der Stadt Zürich)

Support kontakieren