Buchungsauswahl und -optionen

Was sind Buchungsoptionen?

Buchungsoptionen definieren die Programmpunkte, für die sich Gäste anmelden können. Einfache Events benötigen nur eine einzige Buchungsoption, die das gesamte Event repräsentiert. In diesen Fällen wird die Auswahl-Seite im Buchungsprozess übersprungen, da alle Gäste sich direkt für diese Option anmelden.

Wenn ein Event mehrere Optionen bietet, wie Workshops, Breakout-Sessions oder VIP-Events, können diese mit Buchungsoptionen flexibel gestaltet werden. Über die Checkbox Mehrere Optionen buchbar lässt sich festlegen, ob Gäste nur eine Option auswählen (Radiobuttons) oder mehrere Optionen gleichzeitig buchen können (Checkboxen).

Beispiele für Buchungsoptionen

• Workshop A oder B
• VIP-Apéro
• Begleitprogramm

Für jede Buchungsoption kann festgelegt werden, ob es sich um eine Anmeldung oder eine Zusatzleistung handelt. Zusatzleistungen wie T-Shirts oder Parkplätze können je nach Konfiguration mehrfach pro Buchung und unabhängig von der Anzahl der angemeldeten Gäste gebucht werden. Die maximale und minimale Anzahl pro Buchung lässt sich individuell definieren. Zusätzlich kann für Zusatzleistungen ein Gesamtkontingent über die maximale verfügbare Anzahl festgelegt werden. Beachte, dass für Zusatzleistungen keine Begleitpersonen angemeldet werden können.

Buchungsoptionen auf eine Berechtigungsgruppe einschränken

Wurden mindestens zwei Berechtigungsgruppen erstellt, können einzelne Buchungsoptionen auf eine oder mehrere Berechtigungsgruppen eingeschränkt werden. Diese Optionen sind dann nur für Gäste dieser Gruppe sichtbar und buchbar. Dafür kann die Option unter den Erweiterten Optionen auf eine der beiden Berechtigungsgruppen eingeschränkt werden.

Gruppenbuchungen

Mit Gruppenbuchungen können sich Gäste zu einer Option mit einem Team oder einer Gruppe anmelden. Gruppenbuchungen eignen sich beispielsweise für Sportturniere, Hackathons, etc. Erfahre mehr über Gruppenbuchungen hier.

Buchungsgruppen

Buchungsgruppen helfen, Buchungsoptionen zu organisieren und Abhängigkeiten zwischen ihnen zu definieren. Sie eignen sich besonders, wenn:

• Ein Event in verschiedenen Ausführungen stattfindet,
• Optionen am gleichen Ort oder zur gleichen Zeit stattfinden,
• Teilnehmende nur eine Option aus einer Gruppe wählen dürfen, oder
• andere Abhängigkeiten zwischen den Optionen bestehen.

Diese Abhängigkeiten können mit zusätzlichen Regeln (siehe weiter unten) gesteuert werden.

Für jede Buchungsgruppe kann definiert werden, ob die Checkbox Mehrere Optionen buchbar aktiviert ist, wodurch Gäste entweder nur eine Option aus der Gruppe auswählen dürfen (Radiobuttons) oder mehrere Optionen gleichzeitig buchen können (Checkboxen).

Buchungsoptionen importieren

Buchungsoptionen können bequem per Excel-Datei importiert werden. Dafür muss eine Excel-Datei mit allen Optionen vorbereitet werden. Die Excel-Datei setzt folgende Spalten voraus:

• Titel der Option
• Anzahl verfügbarer Plätze (min. und max.)
• Datum und Zeit

Wurden im Event Buchungsgruppen erstellt, muss beim Import die entsprechende Gruppe ausgewählt werden, in die die Optionen importiert werden sollen. Jede Option benötigt einen eindeutigen Identifikator. Dieser ist für Gäste unsichtbar und dient zur Aktualisierung der Option. Du kannst deine Optionen auch einfach durchnummerieren.

💡 Tipp: Unter dem Importprozess kann eine Excel-Vorlage heruntergeladen werden. Diese gibt das Format und die Anforderungen an den Import vor.

Zusätzliche Buchungsregeln

Mit Buchungsregeln können spezielle Bedingungen oder Abhängigkeiten für Buchungsoptionen definiert werden. Eine Regel gilt immer für alle Optionen auf der gleichen Ebene oder darunter:

• Wird eine Regel direkt unter Buchungsauswahl erfasst, gilt sie für alle Optionen.
• Wird eine Regel unter einer Buchungsgruppe erfasst, gilt sie nur für die Optionen in dieser Gruppe.
• Wird eine Regel direkt auf einer Buchungsoption erfasst, gilt sie nur für diese einzelne Option.

Folgende Buchungsregeln stehen zur Verfügung:

• Einschränkungen: Definiert die maximal verfügbare Plätze über alle unterliegenden Optionen. So kann beispielsweise das Kontingent für eine Berechtigungsgruppe oder eine ganze Buchungsgruppe überschrieben werden.
• Abhängigkeiten: Definiert, welche Optionen zusammen gebucht werden müssen.
• Ausschließungen: Definiert, welche Optionen nicht zusammen gebucht werden können.
• Buchbare Mindest- und Höchstanzahl: Gibt die Mindest- oder Höchstanzahl an verschiedenen Optionen an, die pro Gast gebucht werden können.
• Anzahl Buchungsoptionen pro Gast: Gibt die Mindest- oder Höchstanzahl an verschiedenen Optionen an, die pro Gast gebucht werden können. Dabei wird die Menge der Optionen (insbesondere relevant bei Zusatzleistungen) nicht berücksichtigt.

Regeln auf Buchungsoptionsebene

Für einzelne Buchungsoptionen stehen zusätzliche Anpassungen zur Verfügung:

• Kapazität: Überschreibt die maximale Anzahl Plätze für eine oder mehrere spezifische Berechtigungsgruppen.
• Preis: Passt den Preis für eine Buchungsoption individuell an die Berechtigungsgruppe an.

💡 Hinweis: Die Verwendung von Kontingenten über Regeln ist sinnvoll, wenn sie auf bestimmte Berechtigungsgruppen beschränkt werden. Allgemeine Kontingente sollten direkt in den Optionen definiert werden. Weitere Informationen finden sich im Artikel zu Kontingenten.

Zusätzliche Abfragen

Zusätzliche Abfragen sind optionale Formularfelder, die bei der Buchung bestimmter Optionen auftauchen und nur spezifische Informationen für einzelne Buchungen abfragen. So können beispielsweise Ernährungspräferenzen beim Mittagessen oder Workshop-Präferenzen gesammelt werden. Erfahre mehr dazu im Artikel Anmeldeformular und zusätzliche Abfragen.

Häufig gestellte Fragen

• Warum kann ich bestimmte Einstellungen wie zusätzliche Abfragen, den Event-Link für virtuelle Events oder Buchungsregeln auf verschiedenen Ebenen (Event, Buchungsgruppe, Buchungsoption) festlegen?
  Einige Einstellungen kannst du auf verschiedenen Ebenen vornehmen, damit du sie nicht mehrfach eingeben musst. Zum Beispiel: Wenn du eine zusätzliche Abfrage in einer Buchungsgruppe erstellst, wird diese Abfrage bei der Buchung jeder Option dieser Gruppe angezeigt.