Buchungen

Buchungen

Im Bereich der Buchungen werden sämtliche Buchungsvorgänge im Zusammenhang mit einer Veranstaltung übersichtlich aufgeführt. Jede Buchung ist durch eine eindeutige Buchungsnummer identifizierbar und verfügt über einen spezifischen Buchungsstatus, der den aktuellen Zustand der Buchung widerspiegelt. Diese Buchungen sind jeweils einem einzelnen Kontakteintrag im Rahmen des Events zugeordnet, wobei es durchaus vorkommen kann, dass ein einzelner Kontakt mehrere Buchungen für verschiedene Veranstaltungen vornimmt oder mehrere für eine Veranstaltung erstellt.

Buchungsstatus

In Oniva gibt es bestätigte und unbestätigte Buchungen. Wenn ein Kontakt eine Buchung startet, wird automatisch eine Buchung mit dem Status "reserviert" angelegt. Wenn der Kontakt die Buchung abschließt, wird sie als "bestätigt" markiert und der Gast erhält eine Buchungsbestätigung. Wenn der Kontakt die Buchung nicht abschließt oder abbricht, erhält die Buchung einen unbestätigten Status wie "abgebrochen" oder "abgelaufen". Unbestätigte Buchungen werden dennoch unter "Buchungen" angezeigt, um die Aktivität der Kontakte besser verfolgen zu können.

Im Folgenden findest du alle Buchungsstatus:

• Abgebrochen: Der Kontakt hat den Buchungsvorgang gestartet und wieder abgebrochen.
• Abgelaufen: Der Buchungsvorgang wurde automatisch abgebrochen, weil der Kontakt ihn nicht innerhalb von 15 Minuten abgeschlossen hat.
• Storniert: Die Buchung wurde entweder vom Admin oder vom Gast selbst storniert.
• Bestätigt: Die Buchung wurde erfolgreich abgeschlossen.
• Reserviert: Der Buchungsvorgang wurde gestartet, aber noch nicht abgeschlossen.
• Provisorisch: Während des online Zahlungsvorgangs wurde die Buchung abgebrochen und muss nun manuell geprüft werden.
• Angefragt: Die Buchung mit Anfrageprozess wurde vom Gast angefragt und muss noch vom Admin bestätigt werden.
• Wartend: Die Buchung wurde auf die Warteliste gesetzt.
• Eingeladen: Der Kontakt auf der Warteliste wurde zur definitive Zu- oder Absage eingeladen.
• Abgelehnt: Die Buchung mit Anfrageprozess wurde vom Admin abgelehnt.
• Ungültig: Im Buchungsprozess ist ein Problem unterlaufen und die Buchung muss vom Admin geprüft werden.

Buchungen mit Zahlung haben neben dem Buchungsstatus auch einen Zahlungsstatus. Wenn eine Buchung über den Admin angelegt wird, erfolgt keine direkte Zahlung. In diesem Fall erhält die Buchung den Zahlungsstatus "offen" und den Buchungsstatus "bestätigt". Folgendes sind mögliche Zahlungsstatus:

• Offen: Die Zahlung wurde noch nicht getätigt.
• Bezahlt Die Zahlung wurde erfolgreich abgeschlossen (Kreditkarte) oder die Zahlung wurde im Admin auf bezahlt gesetzt (Rechnung, Bar).
• Abgebrochen: Der Zahlungsvorgang wurde vom Benutzer eingeleitet, aber nicht abgeschlossen. Möglicherweise hat der oder die Benutzer:in den Zahlungsvorgang abgebrochen, bevor er die Transaktion abgeschlossen hat.
• Fehlgeschlagen: Der Zahlungsversuch war erfolglos. Dies kann verschiedene Gründe haben, z. B. unzureichende Mittel, eine abgelaufene Karte oder technische Probleme während des Transaktionsvorgangs.
• Rückvergütet: Der Zahlungsbetrag wurde auf das Konto des Zahlenden zurückvergütet.

Status der Buchungsoption

Jede Buchungsoption hat zusätzlich zum Gesamtstatus der Buchung einen eigenen Status. So kann beispielsweise die Buchung insgesamt bestätigt und gültig sein, während eine einzelne Option auf der Warteliste steht. Der Status der einzelnen Option wird direkt bei dieser angezeigt, während der gesamte Buchungsstatus oben neben der Buchungsnummer aufgeführt wird.

Buchungstabellen

Oniva bietet zwei separate Tabellen:

1. Tabelle "Buchungen" – Diese Tabelle zeigt dir eine Gesamtübersicht aller Buchungen. Hier siehst du pro Kontakt nur die wichtigsten Informationen zur gesamten Buchung, jedoch keine Details zu den einzelnen Buchungsoptionen. Wenn du Begleitpersonen für dein Event aktiviert hast, werden diese als Spalte in der Buchung des Hauptbuchenden angezeigt, statt in einer separaten Zeile aufgeführt.
2. Tabelle "Gebuchte Optionen" – Hier werden alle gebuchten Optionen pro Kontakt einzeln aufgelistet, einschließlich aller Details und zusätzlichen Abfragen zu jeder Option. Wenn du also spezifische Informationen zu einzelnen Buchungsoptionen benötigst, findest du sie in dieser Tabelle. Du kannst nach Bedarf nach bestimmten Optionen filtern. Wenn du Begleitpersonen für deinen Event aktiviert hast, wird hier die Gästeliste angezeigt, wobei Begleitpersonen in einer separaten Zeile aufgeführt sind.

Zusammengefasst: Die Tabelle "Buchungen" bietet eine kompakte Übersicht über alle Buchungen, während die Tabelle "Gebuchte Optionen" detaillierte Informationen zu jeder einzelnen Option enthält.

Buchungen bearbeiten und exportieren

Buchungen können von Kontakten selbst oder vom Admin erstellt und wieder storniert werden.

Buchung als Admin erstellen

1. Gehe zu "Buchungen" und wähle "Buchung erstellen".
2. Entscheide, ob es sich um einen neuen oder bestehenden Kontakt handelt.
3. Erfasse die Kontaktdaten.
4. Weise dem Kontakt bei Bedarf Kontaktgruppen für Kampagnen zu.
5. Wähle die Buchungsoptionen aus.
6. Überprüfe und bestätige die Buchung.
7. Entscheide, ob eine Buchungsbestätigung gesendet werden soll.
8. Entscheide, ob der Gast automatisch eingecheckt werden soll.

Enthält eine vom Admin erstellte Buchung kostenpflichtige Buchungsoptionen, bleibt der Zahlungsstatus nach Abschluss der Buchung zunächst auf „offen“, auch wenn die Buchung bereits bestätigt ist. Der Admin kann anschliessend eine Zahlungsaufforderung versenden oder den Zahlungsstatus manuell anpassen. Erfahre mehr über Zahlungsstatus im dazugehörigen Artikel.

Buchungen stornieren

Du kannst eine Buchung stornieren, indem du sie über Kontakte oder Buchungen öffnest. Unterhalb der Buchung findest du einen Button, über den du die Buchung stornieren kannst. Wenn du nur eine Option einer Buchung stornieren möchtest (Teilbuchung), kannst du dies über den Link unter der Option "Buchungsoption stornieren" tun. Das ist jedoch nur möglich, wenn mehr die Buchung mehr als eine Buchungsoption umfasst. Darunter kannst du auch eine weitere Option zu einer bestehenden Buchung hinzufügen. Über das Kreuz oben rechts in der Buchung kann die gesamte Buchung gelöscht werden. Sie verschwindet damit vollständig und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wann und von wem sie erstellt wurde.

💡 Tipp: Wir unterscheiden zwischen Stornierungen, Löschen und Abmeldungen. Stornierungen sind bereits bestätigte Buchungen, die rückgängig gemacht werden. Beim Löschen wird der gesamte Datensatz gelöscht und ist später nicht mehr sichtbar. Abmeldungen sind Kontakte, die eine Einladung abgelehnt haben, also von vornherein nie zugesagt haben.

Die folgende Grafik zeigt einen Kontakt mit einer bestehenden Buchung. In dieser Buchung wurde die Buchungsoption "Physische Teilnahme" ausgewählt. Über die linke Navigation gelangst du zu den Kontaktdaten, wo die Informationen aus dem Anmeldeformular bearbeitet werden können. Zusätzliche Abfragen, die an eine Buchungsoption geknüpft sind – wie in diesem Fall die Auswahl des Mittagessens – findest du unter der Buchung sowie direkt bei der entsprechenden Buchungsoption.

Buchungen exportieren

Die Buchungen können über Herunterladen als Liste exportiert werden. Dabei wird die Liste mit den aktuell eingestellten Filtern exportiert. Sollen auch alle stornierten und abgelaufenen Buchungen exportiert werden, kann der Filter "Alle" gewählt werden. Mit "Bestätigt" werden nur die gültigen Buchungen heruntergeladen. Sollen nur die Buchungen einer Buchungsoption exportiert werden, kann in den Filteroptionen die gewünschte Buchungsoption ausgewählt werden.