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Online Events & Live Streaming

Häufig gestellte Fragen

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Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert:
June 3, 2024

Erste Schritte mit Events

Oniva erleichtert dir eine sichere und effiziente Organisation verschiedenster Events. Hier findest du eine detaillierte Hilfestellungen, um alle Funktionen von Oniva für den gesamten Eventprozess von der Erstellung des Events bis zum Check-in der Gäste optimal für deinen Event einzusetzen.

Einen Event erstellen

Um einen neuen Event anzulegen, klicke direkt im Admin auf den Button. Falls dieser Button im Admin nicht sichtbar ist, kann es sein, dass du nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügst. In diesem Fall kannst du entweder deine zuständige Admin-Person kontaktieren oder direkt ein Support-Ticket unten auf dieser Seite erstellen, um die nötigen Berechtigungen zu erhalten. Deine Admin-Person kann dir dann die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen von Veranstaltungen erteilen.

Tipp: Events durch die Community für Organisationen mit Event Portal
Sofern das Portal entsprechend konfiguriert ist, haben auch nicht-berechtigte Benutzer:innen mit einem Konto die Möglichkeit, Events in der internen Event Bibliothek zu erfassen. Diese Events werden automatisch im Admin-Bereich mit dem Status "Entwurf" angelegt. Gleichzeitig wird eine Benachrichtigung an die hinterlegte Teammailbox sowie an die Event Verantwortliche (den oder die Ersteller:in) gesendet. Die Admins können dann den Event überprüfen und für die Event Verantwortliche ohne Admin-Berechtigung aktivieren.

Existierende Events können duplizieren werden. Dazu kannst du unter "Events" den zu duplizierenden Event suchen und rechts im Aktionsmenü (···) "Duplizieren" wählen.

Hinweis: Neues Eventdatum für duplizierte Events
Der Event wird mit dem bestehenden Eventdatum dupliziert. Sofern das Duplikat des Events nicht zum gleichen Zeitpunkt stattfindet, musst du das Datum in allen Buchungsoptionen anpassen. Zudem musst du die Daten (sofern gegeben) in den Berechtigungsgruppen anpassen, damit der Event auch gebucht werden kann.

Im Admin zurecht finden

Nachdem du einen Event erstellt hast, gelangst du zum Event Dashboard. Hier kannst du in der Menu-Leiste des Dashboards zwischen verschiedenen Event-Funktionen und dem Status des Events navigieren.

Event bearbeiten und Einstellungen

Hast du den Event erstellt, kannst du die Event-Einstellungen anpassen und den Event bearbeiten. In den Einstellungen können grundlegende Konfigurationen wie die Sprache der Veranstaltung, die Anzeige der Teilnehmenden, die Aktivierung von Kommentaren oder das Check-In-Verfahren und weitere Einstellungen vorgenommen werden. Unter Bearbeiten kannst du den Inhalt der Event Website, die Buchungsoptionen, die Agenda, Referierende und Berechtigungsgruppen anpassen.

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Event aktivieren und Einladungen versenden

Nach Konfiguration des Events kannst du bei Events mit Einladungen deine Kontaktliste unter Kontakte hochladen und unter Kampagnen Event-Einladungen versenden. Stelle sicher, dass der Event Status auf "aktiv" gesetzt ist, bevor du Einladungen versendest, damit der Event buchbar ist.

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Anmeldungen und Buchungen im Überblick behalten

Nach Aktivierung des Events und Start der Event-Anmeldungen hast du die Möglichkeit sowohl im Event Dashboard wie auch unter der Detailansicht Buchungen sämtliche Registrationen im Überblick zu behalten.

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Gäste einchecken

Für einen reibungslosen Einlass kannst du die Teilnahme der Gäste erfassen, entweder für virtuelle Events oder durch physisches Check-In mit E-Tickets oder digitaler Gästeliste dank der Oniva Check-In App.

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Event auswerten

Nach und während dem Event hast du dank dem Event Dashboard nicht nur die Kontrolle über sämtliche Event-Daten, sondern kannst dein Event durch Auswertungen wie zum Beispiel die No-Show-Rate kontinuierlich verbessern.

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Häufig gestellte Fragen

  • Kann ich die Kalenderdatei anpassen?
    Die Kalenderdatei zeigt immer den Text aus der Eventbeschreibung (Event bearbeiten→ Event Informationen) an. Der Text in der Kalenderdatei kann nicht individuell angepasst werden.
    Sollen in der Event Beschreibung Informationen platziert werden, die nicht in der Kalenderdatei erscheinen sollen (z.B. Zusatzinformationen, Buchungsinformationen etc.), können diese Texte als Zusätzliche Inhalte platziert werden. Diese Texte werden in der Kalenderdatei nicht angezeigt.
  • Was ist der Unterschied zwischen der Kontakten und den Buchungen?
    Unter Kontakte werden alle Kontakte unabhängig von ihrem Buchungsstatus aufgeführt, während unter Buchungen alle effektiven Buchungen aufgelistet werden.
  • Wo kann die Buchungsbestätigung angepasst werden?
    Für alle Events ist eine generische Buchungsbestätigung vor konfiguriert, die nach Abschluss der Buchung per E-Mail an den Gast versendet wird, sofern diese nicht im Workspace deaktiviert wurde. Die Vorlage pro Event kann unter Einstellungen → Benachrichtigungen angepasst werden.
  • Wo kann ich zusätzliche Abfragen (Menüwahl etc.) für die Anmeldung konfigurieren?
    Zusätzliche Abfragen können als Formularfelder konfiguriert werden (Siehe Artikel zu Formularfeldern). Diese können entweder unter Berechtigungsgruppen oder unter Buchungsoptionen erstellt werden. Formularfelder unter der Berechtigungsgruppe beziehen sich auf den Gast unabhängig der Anmeldung (z.B. Nahrungsunverträglichkeiten) und Formularfelder unter der Buchungsoption beziehen sich auf Abfragen, welche direkt mit der Option zu tun haben (z.B. Lunchwahl für den Montag, Lunchwahl für den Dienstag).
  • Mein Event wird als ausgebucht angezeigt. Was bedeutet das und wie kann ich das aufheben?
    Das Kontingent aller Buchungsoptionen ist erreicht (Siehe Artikel zu Kontingenten). Das bedeutet, dass entweder die verfügbaren Plätze auf den Buchungsoptionen selbst oder die verfügbaren Plätze auf den gewählten Berechtigungsgruppen erreicht ist. Der Event kann wieder geöffnet werden in dem die verfügbaren Plätze angepasst werden.
  • Bei meinem Event steht ‘Anmeldung geschlossen’. Was bedeutet das und wie kann ich das aufheben?
    Anmeldung geschlossen bedeutet, dass die das zeitliche Registrationsfeld für die Zielgruppe abgelaufen ist. Um das Zeitfenster wieder zu öffnen, kann unter Event bearbeiten → Berechtigungsgruppen → Anmelde- und Zugriffseinstellungen das Zeitfenster angepasst werden.
  • Bei meinem Event sind noch alte Texte oder Übersetzungen sichtbar. Woran kann das liegen?
    Wahrscheinlich wurden Texte in andere Sprachfelder eingegeben, bevor die Sprache deaktiviert wurde. Um das Problem zu beheben, kann die Sprache wieder aktiviert und die nicht mehr benötigten Texte gelöscht werden.

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