Briefing de l'application de check-in

Préparer Oniva pour le check-in

👉 Astuce : tu as reçu ce guide pour effectuer le check-in, mais tu n'as pas accès à l'espace d'administration d'Oniva ? Dans ce cas, passe directement à la section « Se connecter à l'application Check-in Oniva ».

Activer l'application Check-in

Active l'application Check-in dans les paramètres de ton événement. Décide à cette occasion si tu souhaites transférer les données des invités à l'application Check-in.

⚠️ Important : sans les données des invité·e·s, la fonction liste des invité·e·s (voir plus bas) ne peut pas être utilisée.

Décider comment effectuer le check-in des invité·e·s

Décide si tu souhaites scanner des billets électroniques. Si tu n'utilises pas de billets, tu peux aussi enregistrer manuellement tes invité·e·s via la liste des invité·e·s, à l'aide d'une case à cocher. Pour les événements de plus de 80 participant·e·s, ou lorsque le temps disponible pour l'accueil est limité, nous recommandons de travailler avec des billets électroniques.

Configurer et envoyer les billets électroniques

Si tu souhaites travailler avec des billets électroniques, décide d'abord si tu veux émettre un billet par réservation ou un billet par option de réservation.

Concrètement, cela signifie :

• Un billet par réservation : l'invité·e reçoit un seul billet regroupant toutes les options réservées.
• Un billet par option de réservation : l'invité·e reçoit un billet distinct pour chaque option, par exemple pour l'atelier 1 et l'atelier 2.

Tes invité·e·s doivent recevoir leur billet électronique. Si tu n'as activé les billets électroniques que peu de temps avant l'événement, prévois une campagne pour les envoyer à tes invité·e·s. Même si les invité·e·s ont déjà reçu le billet électronique avec la confirmation de réservation, il est recommandé de le leur renvoyer.

Voir à ce sujet : How to : Envoyer des billets électroniques

Badges et étiquettes nominatives

Décide si et comment tes invité·e·s doivent recevoir un badge ou une étiquette nominative.

Si tu travailles avec des étiquettes nominatives préimprimées, il peut être judicieux de fixer un délai d'inscription et d'imprimer les badges une fois ce délai passé. Pour un déroulement fluide et ad hoc, tu peux aussi imprimer les badges directement depuis l'application Check-in lors du scan des billets électroniques.

Voir à ce sujet l'article sur les badges.

Configurer l'application Check-in

Une fois que tout est configuré, tu peux installer l'application Check-in sur ton appareil.

Pour ouvrir ton événement dans l'application Check-in, sélectionne l'option « Configurer l'application Check-in » sous les données de l'événement, dans le tableau de bord de l'événement.

👉 Astuce : les personnes qui se contentent d'effectuer le check-in n'ont pas besoin de compte administrateur·trice Oniva. Tu peux simplement leur transmettre le QR code de connexion.

Pour cela, fais une capture d'écran du QR code et envoie-la aux personnes concernées via le canal de ton choix. L'idéal est de leur indiquer directement pour quelles options de réservation elles doivent enregistrer les invité·e·s (voir la section suivante) et de leur envoyer le lien vers cet article.

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Se connecter à l'application Check-in Oniva

Tu devrais soit avoir accès au QR code de connexion via le tableau de bord Oniva (voir la section précédente), soit l'avoir reçu de ton équipe événementielle.

Configurer l'application Check-in sur ton appareil

1. Assure-toi que la version actuelle de l'application est installée sur ton appareil.
2. Ouvre l'application Check-in Oniva.
3. Scanne le QR code de connexion affiché dans le tableau de bord Oniva.
4. Les données de l'événement se chargent automatiquement.
5. Fais défiler brièvement l'introduction – tu te trouves ensuite directement en mode scan.

👉 Remarque : selon les options de réservation pour lesquelles tu souhaites enregistrer les invité·e·s, l'application doit être configurée en conséquence. Si les invité·e·s doivent être enregistré·e·s pour toutes les options de réservation, tu peux conserver le paramètre par défaut. Si le check-in ne concerne qu'une option de réservation précise, les autres options peuvent être désactivées.

Les options de réservation peuvent être ajustées à tout moment dans les paramètres de l'application. Si tu ne sais pas quelles options doivent être activées, contacte ton équipe événementielle.

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Structure de l'application

L'application est divisée en trois zones :

• Scan (à gauche) : c'est ici que tu scannes les billets – ta zone de travail principale.
• Liste des invité·e·s (au centre) : recherche des personnes et enregistre-les manuellement.
• Paramètres (à droite) : gère la synchronisation et d'autres options.

Pendant l'accueil, tu restes généralement sur l'onglet Scan.

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Scanner les billets : comment ça fonctionne

Dirige la caméra vers le QR code du billet. L'application affiche immédiatement le résultat :

Coche verte – tout est en ordre

Le billet est valide et la personne est autorisée. Elle peut entrer.

💡 Astuce : prête attention aux indications affichées à l'écran (par exemple des informations particulières sur la personne).

Coche orange – déjà enregistré

Le billet est valide, mais a déjà été scanné.

👉 Remarque : il peut arriver que le même billet soit scanné deux fois de suite par erreur, car il était encore dans le champ de la caméra au moment de cliquer sur « Continuer ». Dans l'espace d'administration d'Oniva, tu peux consulter l'heure exacte à laquelle un·e invité·e a déjà été enregistré·e. En cas de doute, clarifie rapidement la situation avec l'équipe événementielle.

Point d'exclamation orange – mauvaise option de réservation

Le billet est valide, mais pas pour cette zone (par exemple un autre atelier ou créneau – voir la remarque dans la section « Définir les options de réservation »).

→ Oriente la personne vers la bonne zone.

Croix rouge – billet invalide

Le billet n'est pas valide.

Raisons possibles :

• Il ne s'agit pas d'un billet Oniva
• Le billet a été annulé
• Le billet appartient à un autre événement

→ Oriente toujours la personne vers l'équipe événementielle.

👉 Important : tu ne peux enregistrer que des billets valides. L'équipe événementielle se charge de tous les autres cas.

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Enregistrer les invité·e·s manuellement

Si une personne ne trouve pas son billet :

1. Ouvre l'onglet « Liste des invité·e·s ».
2. Recherche par prénom ou nom de famille.
3. Sélectionne la personne.
4. Enregistre-la d'un clic.

Si la liste des invité·e·s est absente, c'est qu'elle n'a pas été activée – contacte l'équipe événementielle.

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Paramètres et synchronisation

Dans l'onglet « Paramètres », tu peux :

Vérifier la synchronisation

• Indique si tes données sont à jour
• Peut être déclenchée manuellement si nécessaire

👉 Important : fonctionne uniquement avec une connexion internet.

Définir les options de réservation

• Par défaut : toutes les options sont actives
• En option : uniquement certaines options (par exemple un atelier)

👉 Si une mauvaise option est scannée, le point d'exclamation orange apparaît.

Déconnexion après l'événement

• Déconnecte-toi une fois ta mission terminée.
• Les données locales sont alors supprimées de l'appareil.

Synchronisation

Chaque appareil dispose de sa propre liste des invité·e·s locale. Cela signifie :

• Tu peux continuer à scanner même sans connexion internet.
• Les check-ins sont parfois synchronisés seulement plus tard.
• Cela peut entraîner des écarts de chiffres à court terme.

👉 Important : vérifie la synchronisation pendant les moments calmes et assure-toi, à la fin, que tout est bien synchronisé.

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✅ Bonnes pratiques sur place

• Reste en mode scan pour un déroulement rapide.
• Prête attention aux couleurs et aux indications pendant le scan.
• Utilise la liste des invité·e·s en cas de problème avec les billets.
• Clarifie toujours les cas particuliers avec l'équipe événementielle.
• Vérifie régulièrement la synchronisation.

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🛠️ Dépannage technique

Des problèmes avec l'application Check-in ? Ces astuces t'aident à résoudre toi-même les problèmes courants.

1. La liste des invité·e·s ne se charge pas : cela se produit lorsque le transfert des données des invité·e·s vers l'application Check-in n'a pas été activé. Demande à ton admin d'activer la case à cocher correspondante dans les paramètres de ton événement, dans l'espace d'administration d'Oniva.
2. L'application Check-in ne réagit plus : dans de rares cas, il peut arriver que l'application plante ou se bloque. Dans ce cas, procède comme suit :
   • Essaie d'abord de fermer complètement l'application sur ton appareil, puis de la rouvrir.
   • Si cela ne suffit pas, vide le cache de l'application :
     • Sur Android : Paramètres → Toutes les applications → Application Check-in Oniva → Stockage (ou Stockage et cache) → Vider le cache
     • Sur iOS : Apple ne propose pas de fonction pour vider le cache d'une application. Dans ce cas, désinstalle l'application, puis réinstalle-la.