Grundsätzlich kann die Check-In App auf allen Geräten verwendet werden, die Zugang zum aktuellen App Store oder Google Play Store haben, eine Internetverbindung herstellen können und über eine Kamera verfügen. Bei einigen Modellen (Nokia, OPPO) kann es jedoch zu Einschränkungen kommen, weshalb der Check-In einige Tage auf den endgültigen Geräten getestet werden sollte.
"Anmeldung geschlossen" bedeutet, dass das zeitliche Anmeldefenster für die Zielgruppe abgelaufen ist. Um das Anmeldefenster wieder zu öffnen, kann unter "Event bearbeiten" → "Berechtigungsgruppen" → "Anmelde- und Zugriffseinstellungen" das Zeitfenster angepasst werden.
Das Konto, mit dem die Event Website aufgerufen wurde, hat keine Berechtigung, die Website zu öffnen und zu buchen.
Hinweis: Admin Berechtigungen gelten nicht für Event Websites
"Keine Berechtigung" kann auch vorkommen, wenn der/die Benutzende für den Event im Admin berechtigt ist, nicht aber für die Event Website.
Für Events, bei denen die Berechtigungsgruppe auf Konten eingeschränkt ist, können Benutzer mit ihrem Oniva-Konto auf die Event-Website zugreifen. Gründe, warum keine Berechtigung angezeigt wird, können wie folgt sein:
Für Events ohne Einschränkung auf Konten (externe Events) werden Kontakte pro Event erfasst und haben kein übergreifendes Oniva-Login. Gründe, warum keine Berechtigung angezeigt wird, können wie folgt sein:
Nein. Für die Erstkonfiguration wird der QR-Code aus dem Dashboard auf Oniva benötigt, der aber auch abfotografiert werden kann. Sobald ein Gerät konfiguriert ist, kann der QR-Code auf diesem Gerät angezeigt werden und somit weitere Geräte konfiguriert werden.
Je nach der Lizenzstufe deiner Organisation und den aktivierten Login-Möglichkeiten stehen dir bis zu zwei Buttons zur Verfügung:
Dieser Button führt dich über Single Sign-On (SSO) zu deinem Oniva-Konto. SSO ermöglicht es Benutzer:innen, sich sicher mit nur einem Satz von Anmeldeinformationen bei mehreren Anwendungen und Websites anzumelden. Beachte, dass du für die Nutzung von SSO im Netzwerk deiner Organisation eingeloggt sein musst.
Bei diesem Login wirst du auf die Anmeldeseite deines Unternehmens weitergeleitet oder du musst deine Daten in einem Browser-Dialogfenster eingeben. Beachte, dass für das Oniva-Konto kein eigenes Passwort existiert. Du musst das Passwort deiner Organisation verwenden. Falls du dein Passwort vergessen hast, wende dich bitte an den technischen Support deiner Organisation.
Sollte das Login über SSO nicht funktionieren, könnte das an Folgendem liegen:
Dieser Button ermöglicht das Einloggen auf Oniva mit deinem individuellen Kontonamen und Passwort.
Hier musst du deine spezifischen Anmeldedaten von Oniva eingeben, um dich zu authentifizieren.
Falls das Einloggen über den Kontonamen nicht funktioniert, könnten folgende Gründe dafür verantwortlich sein:
Das Kontingent aller Buchungsoptionen wurde erreicht. Das bedeutet, dass entweder die verfügbaren Plätze in den Buchungsoptionen selbst oder die verfügbaren Plätze in den ausgewählten Berechtigungsgruppen erschöpft sind. Der Event kann wieder geöffnet werden, indem die verfügbaren Plätze angepasst werden.
Gäste können ihren Link über die folgeneden Kanäle erhalten:
Grundsätzlich können E-Mails entweder beim Versand oder beim Empfang durch den Mailclient des Kontakts Probleme aufweisen. Wenn eine Eventkampagne versendet wurde, kann der Kontakt geöffnet werden, um zu überprüfen, ob das Mailing den Postausgang verlassen hat.
→ Im Kontakt wurde die Kampagne laut der Historie des Kontakts nicht zugestellt.
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E-Mail der korrekte Identifikator im Anmeldeformular verwendet? Dies kann überprüft werden, indem man unter Kontakte nachsieht, ob die Spalte ‘E-Mail-Adresse’ ausgefüllt ist.
→ Im Kontakt wurde die Kampagne laut der Historie des Kontakts zugestellt.
Hinweis: Spamschutz und -Filter
Je nach Mailclient kann es sein, dass Mailings nicht beim Kontakt ankommen. Dann landen die Mailings entweder im Spam-Ordner oder werden gar nicht zugestellt. Es gibt nicht einen Spam-Filter, sondern mehrere, und diese können je nach genutztem Mailprogramm variieren. Manche sind dabei sensibler wie andere. Es kann darum durchaus vorkommen, dass dasselbe Mailing bei einem Empfängerinnen und Empfängern im Spam landet, beim anderen aber nicht.
Tipps, damit Kampagnen nicht im Spam-Ordner landen
Tipp: Links statt Anhänge
Um Spamfilter zu umgehen, erlaubt Oniva keine Anhänge in Kampagnen. Als alternative können Dateien auf Oniva oder anderen Plattformen hochgeladen werden und der Link auf die Datei als Button oder Link in der Kampagne platziert werden.
Hinweis: Zählpixel
Beim Versand von Kampagnen platziert Oniva in jeder Kampagne ein sogenanntes “Zählpixel” (oder Englisch, Tracking Pixel). Dieses Pixel gibt Oniva eine Rückmeldung, wenn eine Kampagne geöffnet wird. Aus diesem Grund sieht man bei einigen Kontakten einen Hinweis, dass die E-Mail geöffnet wurde, und wir zählen so in der allgemeinen Liste, wie viele Kontakte die Kampagne total geöffnet haben. Dies ist jedoch die Mindestanzahl. Einige Mailclients und Einstellungen blockieren diese Zählpixel, so dass wir keine Rückmeldungen von Kontakten erhalten, die diese Mailprogramme verwenden. Die tatsächliche Zahl ist wahrscheinlich höher, wir haben nur keine Rückmeldung für sie.
Anmeldungen zeigt die Anzahl der angemeldeten Kontakte, Buchungen die Anzahl der Buchungen. In manchen Fällen kann es mehrere Buchungen pro Kontakt geben.
Unter "Kontakten" werden alle Kontakte unabhängig von ihrem Buchungsstatus aufgeführt, während unter alle effektiven Buchungen aufgelistet werden.
Identifikatoren sind Merkmale oder Kennzeichen, die verwendet werden, um Objekte, Personen oder andere Entitäten eindeutig zu identifizieren. Sie dienen dazu, Unterscheidungen zwischen verschiedenen Elementen zu ermöglichen und diese eindeutig zu kennzeichnen.
Als Identifikator kann jede eindeutige Information genutzt werden, beispielsweise E-Mailadresse oder Kontakt ID aus dem CRM.
Bei Buchungen mit dem Zahlungsstatus "Offen" hat der Admin die Möglichkeit, den Status der Buchung zu aktualisieren. Wenn eine Zahlungsaufforderung für eine Online-Zahlung (per Kreditkarte, Postcard oder TWINT) versendet wurde, kann der Zahlungsstatus durch Klicken auf "Status abgleichen" aktualisiert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn der Verdacht besteht, dass eine Zahlung erfolgt ist, die jedoch nicht auf Oniva angezeigt wird. Generell erfolgt die Aktualisierung des Status jedoch automatisch.
Im Zahlungsverlauf können zudem die verschiedenen Zahlungsversuche eingesehen werden. Dort kann überprüft werden, wie oft ein Gast versucht hat zu zahlen, und bei fehlgeschlagenen Zahlungen wird auch der Grund angegeben.
Hinweis: Zahlungsverlauf
Der Zahlungsverlauf wird nur angezeigt, wenn ein Zahlungsversuch unternommen wurde. Erscheint die Option "Zahlungsverlauf" nicht, wurde noch kein Zahlungsversuch per Online-Zahlung unternommen.
Durch Klicken auf den Button "Zahlung vervollständigen" unterhalb der Buchung kann die Zahlung abgeschlossen werden. Wenn in der Auswahl "Rechnung" oder "Bar" gewählt wird, ändert sich der Zahlungsstatus direkt auf "BEZAHLT". Wird "Online Zahlung" gewählt, erhält der Gast eine Zahlungsaufforderung mit einem Link zur Online-Zahlung (per Kreditkarte, Postcard oder TWINT).
Ein Event kann auf persönliche Einladung eingeschränkt werden, in dem in den Anmelde- und Zugriffseinstellungen unter Berechtigungsgruppen alle Zugriffsmethoden deaktiviert werden. Die Veranstaltung ist dann nur noch über einen persönlichen Link buchbar.
Wir rechnen mit ca. 24 Sekunden pro Gast bzw. 150 Check-Ins pro Gerät und Stunde für das reine Scannen von Tickets ohne Abgabe von Armbändern, Namensschildern, Essensgutscheinen etc. Bei einer Veranstaltung mit 600 Gästen und 60 Minuten Einlasszeit würde das also bedeuten, dass vier Geräte im Einsatz sein müssten.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Geräte, die für einen Event konfiguriert werden können.
Bei allen Events ist eine generische Buchungsbestätigung konfiguriert, welche nach Abschluss der Buchung per E-Mail an den Gast ausgelöst wird, sofern diese nicht auf dem Eventtypen deaktiviert wurde. Die Vorlage pro Event kann unter "Event Einstellungen" → "Benachrichtigungen" angepasst werden.
Zusätzliche Abfragen können als Formularfelder konfiguriert werden. Diese können entweder unter "Berechtigungsgruppen" oder unter "Buchungsoptionen" erstellt werden. Formularfelder unter der Berechtigungsgruppe beziehen sich auf den Gast unabhängig von seiner Anmeldung (z.B. Nahrungsunverträglichkeiten), während Formularfelder unter der Buchungsoption sich auf Abfragen beziehen, die direkt mit dieser Option zusammenhängen (z.B. Lunchwahl für Montag, Lunchwahl für Dienstag).
Über den persönlichen Link kann eine personalisierte Einladung an die Gäste verschickt werden. Bucht der Gast über diesen Link, erkennt das System den Kontakt wieder und kann auf die hinterlegten Gastdaten zugreifen, um das Anmeldeformular des Gastes vorauszufüllen. Der Gast kann dieses Anmeldeformular bei Bedarf bearbeiten.
Wird der persönliche Link an einen Kontakt versendet, welcher sich zum Event bereits angemeldet hat (beispielweise für einen Event Reminder, Letzte Infos) kann sich der Gast via dem persönlichen Link auf seine Buchung einloggen. So können die gebuchten Optionen angezeigt werden und (falls aktiviert) der Gast seine eigene Buchung stornieren.
Um die Aktualisierung der Inhalte durchzuführen, deaktiviere deinen Event und aktiviere ihn erneut. Manchmal dauert es eine Weile, bis Änderungen sichtbar werden, insbesondere wenn der Event sich im Status "Entwurf" befindet.
Wenn dein Event mehrsprachig ist, wurden möglicherweise Texte in Sprachfeldern eingegeben, bevor die Sprache deaktiviert wurde. Um das Problem zu beheben, aktiviere die Sprache erneut und lösche die nicht mehr benötigten Texte
Der Unterschied besteht darin, dass sich bei Events mit Kontobeschränkung nur Benutzer:innen mit einem entsprechenden Profil anmelden können. Bei Events ohne Kontobeschränkung ist die Anmeldung entweder öffentlich oder auf den Import von Kontakten über Excel beschränkt, jedoch ohne die Notwendigkeit eines Kontos.
Für Benutzer:innen mit einer Premium-Lizenz:
Für Benutzer:innen mit anderen Lizenzstufen:
Das E-Ticket für einen Event muss nicht zu Beginn der Registrierung aktiviert werden, sondern kann auch zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden. Dies kann den Vorteil haben, dass z.B. zusätzliche Informationen auf dem Ticket ergänzt werden können, die zu Beginn noch nicht bekannt sind (Sitzplatz, Anfahrtsplan, etc.). In diesem Fall kann das Ticket später in den Event Einstellungen aktiviert und dann über eine Kampagne an alle Gäste verschickt werden. Sobald das E-Ticket in den Event Einstellungen aktiviert wurde, kann über Kampagnen ein Button mit dem Ticket an die registrierten Gäste versendet werden.
Wenn die Anzahl der Kontakte nicht mit der Anzahl der Empfänger:innen einer Kampagne übereinstimmt, kann dies folgende Gründe haben:
Wenn gar keine Kontakte als Empfänger:innen einer Kampagne angezeigt werden, kann dies folgende Gründe haben:
Wenn die Anzahl der Buchungen nicht mit der Anzahl der Empfänger und Empfängerinnen für eine Kampagne übereinstimmt, kann dies auch daran liegen, dass unter einem Kontakt mehrere Buchungen vorgenommen wurden.
Es kommt manchmal vor, dass der Versand einer Kampagne unterbrochen wird. Dies kann mit verschiedenen Faktoren wie der Anzahl bereits versendeter Kampagnen auf der Plattform oder der Anzahl der Kontakte zusammenhängen. Wenn ein Versand unterbrochen wird, kann dieser durch die Funktion "Nachversand öffnen" erneut gestartet werden. Die Kampagne wird nur an Kontakte gesendet, die sie bisher noch nicht erhalten haben.
Aufgrund hoher Nachfrage von Versänden durch Oniva Kampagnen wurde die Kampagne in die Warteschleife gesetzt. Die Kampagne wird baldmöglichst versendet. Die Warteschlange wird der Reihe nach abgearbeitet.
Nein. Die Kalenderdatei wird als Anhang versendet, so dass die Gäste eine lokale Kopie der Datei erhalten, die sie in ihren Kalender aufnehmen können. Sobald die Datei versendet wurde, haben wir keinen Zugriff mehr darauf. Wir empfehlen jedoch, die Gäste über Kampagnen an die registrierten Kontakte zu informieren.
Wird ein Gast über die automatische Warteliste eingeladen, erhält er die in der Konfiguration festgelegte Zeit (Standard ist 72h), um die Buchung zu bestätigen. Reagiert der Gast nicht innerhalb dieser Frist, so wird seine Buchung nach Ablauf der Frist von der Warteliste gelöscht und der nächste Gast eingeladen.
Hier sind mögliche Gründe:
Ja, wenn der Link für die Aufzeichnung des gesamten Events aktiviert ist, kann auch ein separater Aufzeichnungslink gesetzt werden. Beachten Sie, dass Oniva die Veranstaltung nicht automatisch aufzeichnet.
Es gibt verschiedene Gründe, warum es zu Fehlern beim Import kommen kann. Hier sind einige mögliche Ursachen:
Bei Import von Kontakten:
Das E-Ticket wird nicht als Anhang versendet, sondern als Link.
Wir unterscheiden zwischen Stornierungen, Löschungen und Abmeldungen. Stornierungen betreffen bereits bestätigte Buchungen, die rückgängig gemacht werden. Bei Löschungen wird der gesamte Datensatz gelöscht und ist danach nicht mehr sichtbar. Abmeldungen beziehen sich auf Kontakte, die eine Einladung abgelehnt haben und somit von vornherein nicht teilnehmen.
Wird das Kontingent auf einer zuvor ausgebuchten Option welche bereits Kontakte auf der Warteliste hat erhöht, geht an die Kontakte auf der Warteliste eine Einladung raus (sofern Warteliste auf automatisch gestellt wurde). Dabei werden so viele gleichzeitig eingeladen, wie Plätze frei werden und auf der Warteliste sind.
Es gibt verschiedene Gründe, warum der Bildupload möglicherweise nicht funktioniert. Hier sind einige häufige Ursachen und mögliche Lösungen:
Wenn du eine Fehlermeldung erhältst, dass der Ordner nicht importiert werden kann, weil er Systemdateien enthält, kannst du das Problem lösen, indem du eine Kopie der Datei lokal auf der Festplatte deines Geräts speicherst und sie von dort aus erneut hochlädst. Bitte beachte, dass Oniva den direkten Import von Dateien aus der Cloud unter Umständen nicht unterstützt.
Wenn keine Empfängerinnen und Empfänger angezeigt werden, obwohl Empfängerinnen und Empfänger vorhanden sind, kann dies folgende Gründe haben:
Nur Benutzer:innen mit Plattform Admin, Workspace Admin oder Event Admin Berechtigungen können Events bearbeiten. Wende dich an uns via Support deinen Admin und bitte diesen, deinen Event anzupassen oder dir Adminrechte zu geben.
Wenn du nicht alle Workspaces sehen kannst, bist du für einen oder mehrere nicht berechtigt. Wende dich an uns via Support deinen Admin und bitte diesen, deinen Event anzupassen oder dir Adminrechte zu geben.
Um alle vorherigen Kontakte zu löschen, kann beim Import der neuen Liste oder Kontogruppe zusätzlich die Checkbox "Nicht mehr existierende Kontakte löschen" angewählt werden. Alle Kontakte, welche nicht auf der neuen Liste sind werden so gelöscht.
Mit der folgenden Konfiguration können geschlossene Gruppen von ausgewählten Kontakten zur Buchung zugelassen und alle anderen von der Veranstaltung ausgeschlossen werden.
Wenn eine Information in mehreren Spalten erscheint, bedeutet dies, dass der Datensatz im Anmeldeformular (siehe Anmeldeformular unter Berechtigungsgruppen) nicht mit dem richtigen Identifikator verknüpft ist. Dem System ist nicht bekannt, dass die Information E-Mail auch der sonst auf der Plattform verwendeten E-Mail entspricht. Damit die Verknüpfung der Gästedaten funktioniert, sollte wo vorhanden immer mit einem vom System vordefinierten Identifikator gearbeitet werden. Standardmäßig sind folgende Identifikatoren definiert:
title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city
Derzeit kann die Oniva Check-In App für die meisten Geräte heruntergeladen werden, die mit dem Schweizer App Store oder Google Play Store verbunden sind.
Nein. Der Workspace des Events kann nach Erstellen eines Events nicht mehr geändert werden.
Die Kalenderdatei zeigt immer den Text aus der Eventbeschreibung an und kann nicht individuell angepasst werden. Wenn du Informationen in der Eventbeschreibung platzieren möchtest, die nicht in der Kalenderdatei erscheinen sollen (z. B. Zusatzinformationen, Buchungsinformationen usw.), können diese als "Zusätzliche Inhalte" eingefügt werden. Diese Texte werden dann nicht in der Kalenderdatei angezeigt.
Um die Kalenderdatei anzupassen und die "Zusätzlichen Inhalte" auszuschließen, kannst du die Berechtigungsgruppen in den Anmelde- und Zugriffseinstellungen deaktivieren. Dafür gehst du zu "Event bearbeiten" → "Berechtigungsgruppen" → "Anmelde- und Zugriffseinstellungen".
Das E-Ticket wird den Gästen sowohl in der Buchungsbestätigung als auch in den Kampagnen als Link zugesandt. Das bedeutet, dass das E-Ticket grundsätzlich noch aktualisiert werden kann. Hat ein Gast jedoch bereits das PDF über den Link heruntergeladen und bei sich lokal gespeichert oder ausgedruckt, können noch alte Versionen des Tickets bei der Veranstaltung auftauchen.
Ja. Dafür muss die Information im Kontakt als "Check-Info" erfasst werden. Diese Information kann auch importiert werden.
Mehr dazu findest du dazu im Artikel: How To: Eine Information (Sitznummer, Zugangszonen etc.) im Nachhinein zu einer Buchung hinzufügen.
Nein. Es kann nur eine Buchungsbestätigung eingerichtet werden.
Ab einer Stunde vor Beginn des Events wird die virtuelle Teilnahme auf Oniva getrackt. Jeder Gast, der sich über seinen persönlichen Event Link in den Stream einloggt, wird ab diesem Zeitpunkt vom System als Teilnahme registriert. Das System misst jedoch nicht, wie lange ein Teilnehmender am Event teilgenommen hat.
Nein. Das Versenden von Kampagnen mit Anhängen ist nicht möglich (und wird aufgrund von möglichen Spam-Filtern auch nicht empfohlen!). Alternativ können Anhänge auf Oniva oder anderen Plattformen hochgeladen und verlinkt werden, beispielsweise als Button.
Die folgenden Platzhalter stehen in Kampagnen zur Verfügung: [Vorname] [Nachname] [Anrede]. Weitere Platzhalter können in Kampagnen derzeit nicht verwendet werden.
Nein. Diese Buttons sind fix und können weder deaktiviert noch umbenannt werden.
Es gibt verschiedene Gründe, warum es zu Fehlern beim Import kommen kann. Hier sind einige mögliche Ursachen:
Wenn die Warteschlange nicht oder nicht richtig funktioniert, kann dies folgende Ursachen haben:
Nein, du musst nichts herunterladen, da Oniva ein webbasiertes Software-as-a-Service (SaaS) Tool ist. Du kannst es einfach über deinen Webbrowser verwenden, ohne zusätzliche Softwareinstallationen durchführen zu müssen.
Die Spalten können in beliebiger Reihenfolge vorliegen. Um sicherzustellen, dass Oniva weiß, welche Informationen in welchem Datensatz enthalten sind, müssen die Spalten beim Import zugeordnet werden. Falls eine Spalte nicht zugeordnet wird, überspringt Oniva diese einfach.
Nein, für die Teilnahme an einem Online-Event über Oniva ist kein Download erforderlich, da IOniva vollständig browserbasiert ist. Lediglich bei der Verwendung einer externen Videolösung, die einen Download erfordert, müsste entsprechende Software heruntergeladen werden.
Die Kalenderdatei wird bei Test E-Mails nicht mit gesendet.
Wird beim Versenden des Test E-Mails kein Kontakt ausgewählt, funktioniert weder der Button zum Herunterladen der E-Tickets noch der Persönlicher Event Website Link. Da ohne Kontakt keine Kontaktdaten verfügbar sind, kann damit auch kein E-Ticket erstellt und kein Persönlicher Event Website Link erzeugt werden.
Um diese beiden Funktionen testen zu können, muss also ein Kontakt zur Versendung verwendet werden.
Buchungsoptionen und Berechtigungsgruppen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen darauf vorgenommen wurden. Wurde auf eine Option bereits gebucht, kann sie nur auf inaktiv gesetzt, aber nicht gelöscht werden.
Um Elemente löschen zu können, müssen zuerst alle existierenden Buchungen auf dem Element gelöscht werden. stornierte oder abgelaufene Buchungen müssen ebenfalls gelöscht werden.
Bei der Registrierung von Gästen ist es wichtig, dass du eine Datenschutzerklärung hinterlegst, um die rechtlichen Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten zu erfüllen. Durch die Datenschutzerklärung informierst du deine Gäste darüber, welche personenbezogenen Daten du sammelst, wie du sie verwendest und welche Rechte die Gäste in Bezug auf ihre Daten haben. Dies schafft Transparenz und Vertrauen bei deinen Teilnehmern und stellt sicher, dass du im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen handelst.
Du musst deine Datenschutzerklärung hinterlegen, da Oniva nur als Datenauftragsverarbeiter agiert. Du bist der Eigentümer der Daten und verwendest sie weiter, daher bist du verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und das Bereitstellen einer entsprechenden Datenschutzerklärung für deine Gäste.
Nein, nach dem An- und Abmeldeschluss gehen keine automatischen Wartelisteneinladungen mehr raus, wenn Buchungen storniert werden. Gäste von der Warteliste können aber noch manuell durch den Event Admin bestätigt werden.
Die Gäste haben die Möglichkeit, sich über ihren individuellen Link auf der Event-Website anzumelden und ihren Platz zu sichern. Falls der persönliche Link jedoch mit anderen geteilt wird, besteht die Gefahr, dass Unbefugte Zugriff auf die Buchungsinformationen und persönlichen Daten des Gastes erhalten. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, dass die Gäste ihren persönlichen Link vertraulich behandeln und nicht weitergeben.
Tipp: Persönlichen Link als solchen ausweisen
Wir empfehlen, den persönlichen Link immer als solchen auszuweisen, damit Gäste diesen nicht ausversehen teilen. Dafür kann ein Text vor oder nach dem Button in Kampagnen platziert werden.
Beispieltext: Achtung! Dies ist ein persönlicher Event-Link. Bitte geben Sie ihn nicht an andere Personen weiter. Dies könnte dazu führen, dass Unbefugte Zugriff auf Ihre Daten erhalten.
Mit Hilfe von Kontogruppen können individuelle Untergruppen für Benutzer:innen mit einem Konto erstellt werden. So können z.B. Abteilungen erfasst und Events aktiv danach eingeschränkt werden. Bei Premiumlizenzen können diese Kontogruppen auch per Import aus der Mitarbeitendendatenbank synchronisiert werden.
Die folgenden Videoformate werden von Oniva unterstützt: aac, mp4, f4a, f4v, hls, m3u, m4v, mov, mp3, mpeg, oga, ogg, ogv, vorbis, webm. Beachte, dass YouTube und RTMP für die direkte Integration nicht unterstützt werden. Andere Formate können aber mittels Link zur externen Lösung platziert werden.
Kategorien dienen der internen Strukturierung von Events und können im Eventtyp eingetragen werden. Sie dienen der internen Kategorisierung und haben keinen Einfluss auf Berechtigungen oder den Zugang zu Veranstaltungen. Gäste können das Portal oder die Bibliothek nach Kategorien filtern. Bei Veranstaltungen ohne Bibliothek sind die Kategorien für Gäste jedoch nicht sichtbar.
Wenn möglich wird empfohlen, alle wichtigen Informationen zur Anmeldung direkt bei der Anmeldung der Gäste abzuholen. Erfolgt die Anmeldung in Tranchen, besteht die Gefahr, dass Informationen über die Gäste fehlen und aufwändig nachgereicht werden müssen. In manchen Fällen muss jedoch beispielweise die generelle Teilnahme am Event bereits früher eingeholt werden, als die Details zum Rahmenprogramm. Dann kann der Event so konfiguriert werden, dass Gäste eine zweite Buchung später anlegen können. Siehe Artikel How To: Gäste zur Buchung weiterer Optionen nach der ursprünglichen Anmeldung einladen.
Um weiteren Kontotypen den Zugriff auf die Event-Website zu ermöglichen, müssen Berechtigungsgruppen unter "Event bearbeiten" erstellt werden. Jeder Kontotyp benötigt seine eigene Berechtigungsgruppe. Um den Zugriff auf eine spezifische Kontogruppe innerhalb eines Kontotyps einzuschränken (zum Beispiel "Freelancer" als Gruppe innerhalb des Typs "Externe Mitarbeiter"), kann diese Gruppe dann in der entsprechenden Berechtigungsgruppe hinterlegt werden.
Der persönliche Event Link eines Kontakts kann unter Event Kontakte eingesehen, kopiert und/oder exportiert werden.
Um die Event-Website zu deaktivieren, musst du den Event archivieren. Dies kannst du in den "Event-Einstellungen" vornehmen.
Ein gesamter Event kann als Online Event markiert werden, indem die Option "Online Event" in den Event Informationen aktiviert wird. Alternativ können einzelne Buchungsoptionen als Online gekennzeichnet werden. Dafür muss die entsprechende Option als "Online" markiert werden.
Oniva versendet maximal 60 Kampagnen pro Minute. Diese Zahl beinhaltet aber den Versand aller Kampagnen einer Instanz (exklusive Benachrichtigungen wie Buchungsbestätigungen).
Mit Oniva Kampagnen können bis zu 40.000 E-Mails pro 24 Stunden pro Absendeadresse versendet werden. Wenn eine Adresse für mehrere Newsletter verwendet wird, gilt diese Limite für alle Kampagnen zusammen. Um einen reibungslosen Versand zu gewährleisten, empfehlen wir Versände mit maximal 15.000 bis 20.000 E-Mails. In manchen Fällen kann es bei derart großen Versänden vorkommen, dass der Versand unterbrochen wird (Status "unvollständig"). Wenn dies geschieht, kann der Versand durch die Option "Nachversand öffnen" erneut gestartet werden. Dabei wird die Kampagne nur an Kontakte gesendet, die sie bisher noch nicht erhalten haben.
Beachte, dass eine hohe Anzahl Kampagnen sich auf deinen Lizenzpreis auswirken kann.
SMS Kampagnen können maximal 255 Zeichen lang sein.
Unterstützte Live Streams können direkt auf der Event Website im Header wiedergegeben werden. Für andere Formate oder Online Konferenzen mit aktivierten Kameras aller Teilnehmenden kann ein externer Link genutzt werden.
Organisationen, die in den Event Informationen unter Event bearbeiten auswählbar sind, können im Eventtyp erfasst werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Organisation bei allen Events einheitlich und konsistent präsentiert wird.
Deine Datenschutzerklärung kannst du unter Event bearbeiten → Berechtigungsgruppe → Anmelde- und Zugriffseinstellungen hinterlegen. Idealerweise hinterlegst du deine Datenschutzerklärung aber direkt auf dem Eventtyp, damit sie auf allen Events sichtbar ist und nicht vergessen werden kann.
