Was ist Event Ticketing?
Event Ticketing bezeichnet den Prozess des Verkaufs von Eintrittskarten für eine Veranstaltung. Dieser Vorgang umfasst die Festlegung des Ticketpreises, die Auswahl der Vertriebswege und die Verwaltung der Gästedaten. Event Ticketing ist ein essenzieller Bestandteil der Eventplanung, da es nicht nur zur Deckung der Kosten beiträgt, sondern auch zur Steuerung der Besucherzahlen und Event-Qualität dient.
Für welche Business Events eignet sich der Ticketverkauf?
Ein Ticketverkauf lohnt sich immer dann, wenn dein Event echten Mehrwert bietet. Beispielsweise Wissen, Kontakte oder Zugang zu exklusiven Inhalten. Das gilt vor allem für Formate, die klar über Networking hinausgehen.
- Fachkonferenzen und Kongresse: Hier erwarten Teilnehmende hochwertige Inhalte, bekannte Speaker und ein kuratiertes Programm. Ein Ticketpreis unterstreicht den professionellen Anspruch und filtert die Zielgruppe.
- Workshops und Trainings: Wenn dein Event praxisnahes Know-how vermittelt, sind Teilnehmende bereit, für die Expertise zu zahlen, besonders bei kleinen Gruppen mit begrenzten Plätzen.
- Branchentreffen und Summits: Bei solchen Formaten geht es oft um Zugang zu Entscheiderinnen und Entscheidern. Der Preis spiegelt den exklusiven Rahmen wider.
- Hybrid- und Online-Events: Auch digitale Formate können kostenpflichtig sein, etwa wenn du hochwertige Inhalte anbietest oder den Zugang zeitlich verlängerst (z. B. On-Demand-Tickets).
Kein Ticketverkauf eignet sich bei reinen Networking-Events oder Community-Treffen ohne klare Inhalte. Hier ist der Nutzen schwer zu quantifizieren. Wenn du ein solches Event organisierst, kannst du stattdessen über Sponsoring oder Partnerschaften finanzieren.
Bezahlte Tickets für Business Events - warum Business Events etwas kosten dürfen
Business Events sind eine wertvolle Gelegenheit für Unternehmen und Fachleute, sich zu vernetzen, Wissen auszutauschen und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen. Gemäß einer aktuellen Befragung sind die Marketing-Budgets bei B2B Unternehmen von 2024 auf 2025 um -3.1% gesunken. Bezahlte B2B-Events können zu einer Entlastung des Marketing-Budgets beitragen. Kostenpflichtige Event Tickets tragen zudem auch dazu bei, die Qualität und den Erfolg von Events zu gewährleisten. Von der Finanzierung erstklassiger Inhalte bis hin zur Sicherstellung hochwertiger Veranstaltungsorte. Ob deine Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig ist, hängt natürlich vom Ziel und Eventkonzept ab. In jedem Fall gibt es gute Gründe, Eintrittspreise für B2B-Events zu verlangen.
1. Exklusivität des Events steigern
Kostenpflichtige Tickets erhöhen den wahrgenommenen Wert des Events und schaffen ein Gefühl der Exklusivität. Teilnehmende, die bereit sind zu zahlen, sind oft engagierter und tragen zu einer hochwertigen Event-Atmosphäre bei.
2. Compliance-Hürden reduzieren
Durch die Erhebung von Teilnahmegebühren können Compliance-Hürden gesenkt werden, insbesondere bei Teilnehmenden aus regulierten Branchen, die kostenlose Angebote möglicherweise ablehnen müssen.
3. Refinanzierung von hochwertigen Event-Inhalten
Die Einnahmen aus Ticketverkäufen ermöglichen die Finanzierung erstklassiger Inhalte und Redner. Hochkarätige Präsentationen und Workshops sind teuer und erfordern entsprechende Mittel.
4. Reduktion der No-Show-Rate
Kostenpflichtige Events haben in der Regel eine geringere No-Show-Rate. Teilnehmende, die für ein Ticket bezahlt haben, fühlen sich stärker verpflichtet, tatsächlich anwesend zu sein.
5. Vorzugskonditionen für A-Kunden
Kostenpflichtige Events bieten die Möglichkeit, Vorzugskonditionen für wichtige Kunden oder Partner zu schaffen. Diese können beispielsweise durch Rabatte oder exklusive Zugangsmöglichkeiten belohnt werden.
6. Sicherstellung hochwertiger Veranstaltungsorte
Durch Ticketverkäufe können hochwertige Locations gebucht werden, die eine angenehme und professionelle Umgebung bieten. Solche Orte tragen wesentlich zur Gesamtqualität des Events bei.
7. Bessere Ressourcen für Marketing und Promotion
Mit den Einnahmen aus Ticketverkäufen können effektive Marketing- und Promotionsstrategien finanziert werden, um die Bekanntheit und Attraktivität des Events zu steigern.
8. Erweiterte Gästeleistungen
Gebühren ermöglichen es den Veranstaltern zusätzliche Leistungen wie umfassende Event-Dokumentationen, Goodies, Zugang zu exklusiven Workshops oder Follow-up-Materialien anzubieten, was den Mehrwert für die Teilnehmenden erhöht.
Preisstrategien
Wie soll der Preis festgelegt werden?
Der Ticketpreis beeinflusst, wie dein Event wahrgenommen wird. Zu günstig wirkt schnell beliebig, zu teuer schreckt ab. Wichtig ist, wie du den Preis begründest und kommunizierst. Im B2B-Kontext zählt Transparenz, denn Teilnehmende wollen wissen, was sie für ihr Geld bekommen.
Die Preisgestaltung für Ticketing bei Business Events erfordert eine Analyse und strategische Planung. Du kannst deine Preisstrategie nach diesen Ansätzen ausrichten:
1. Angebot und Nachfrage
Der Ticketpreis sollte im Einklang mit der Nachfrage nach dem Event stehen. Begehrte Events mit limitierten Plätzen können höhere Preise rechtfertigen, während bei weniger gefragten Events niedrigere Preise sinnvoller sind, um die Teilnahme zu fördern.
2. Vergleich mit anderen Events
Ein Vergleich mit ähnlichen Events kann wertvolle Einblicke in die angemessene Preisgestaltung bieten. Es ist wichtig, die Preise im Kontext der gebotenen Inhalte und Leistungen zu betrachten, um wettbewerbsfähig zu bleiben und dennoch den wahrgenommenen Wert des Events zu steigern.
3. Preisbereitschaft in der Zielgruppe
Die Zahlungsbereitschaft der Zielgruppe spielt eine entscheidende Rolle bei der Preisfestlegung. Durch Umfragen und direkte Feedbacks können Veranstalter ein Gefühl dafür bekommen, wie viel die potenziellen Teilnehmende bereit sind zu zahlen, ohne dass dies als hinderlich empfunden wird. Befrage zum Beispiel deine Zielgruppe auf Social Media, um erste Anhaltspunkte zu erhalten.
4. Kostendeckend
Du kalkulierst so, dass Location, Catering, Technik und Personal bezahlt sind. Die Gesamtkosten deiner Veranstaltung teilst du durch die erwartete Gästezahl und erhältst damit den Ticketpreis pro Gast. Beachte, dass du dabei auch allfällige Zahlungskommissionen in der Berechnung berücksichtigst.
Eine weiterer wichtiger Punkt bei der Preisfestlegung ist die Frage der Mehrwertsteuer. In diesem Blogbeitrag behandeln wir ausführlich, welche Mehrwertsteuersätze bei B2B-Events in Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Anwendung kommen.
Welche Preisstrategien eignen sich für B2B-Events?
Es gibt mehrere bewährte Modelle, die du je nach Eventtyp einsetzen kannst:
- Early-Bird-Tickets: Günstigere Preise für frühe Buchungen. Das schafft Planungssicherheit und beschleunigt den Ticketverkauf.
- Standard- und Last-Minute-Preise: Nach der Early-Bird-Phase gilt der reguläre Preis. Wer spät bucht, zahlt einen Aufpreis. Dies erzeugt Verknappung.
- Gruppen- oder Team-Tickets: Ideal für Unternehmen, die mehrere Mitarbeitende schicken. Du erhöhst die Buchungszahl pro Firma.
- VIP- oder Premium-Tickets: Biete exklusive Vorteile wie Zugang zur Speaker Lounge, bessere Sitzplätze oder Networking-Dinner.
- Content-Zugang: Verkaufe zusätzlich digitale Tickets, um Sessions nachträglich abrufbar zu machen oder andere Inhalte wie E-Books von Referierenden zur Verfügung stellst. So monetarisierst du deine Veranstaltung auch nach der Austragung.
Welche Strategie du wählst, hängt von deinem Ziel ab. Willst du schnell eine Grundauslastung erreichen? Dann nutze Early-Bird. Willst du den Umsatz pro Ticket steigern? Dann ergänze Premium-Optionen.
In welchem Zeitrahmen sollen welche Preisstrategien angewandt werden?
Ein vordefinierter Zeitplan sorgt für Struktur und steigert die Anzahl Ticketverkäufe. Nutze diese Orientierung der verschiedenen Phasen:
Frühe Phase (6–9 Monate vor dem Event)
- Starte mit Early-Bird-Tickets.
- Kommuniziere ein festes Enddatum oder ein begrenztes Kontingent.
- Nutze den günstigen Preis als Aufhänger für den Launch.
Mittlere Phase (2–6 Monate vor dem Event)
- Schalte auf den Standardpreis um.
- Erhöhe die Sichtbarkeit mit gezielten Kampagnen und kommuniziere die besonderen Inhalte (z. B. Speaker-Ankündigungen).
- Biete Gruppenpreise an, um Buchungen aus Firmen zu fördern.
Letzte Phase (1 Monat bis wenige Tage vor dem Event)
- Je nach bisheriger Nachfrage, erhöhe den Preis oder nutze vergünstigte Last-Minute-Tickets.
- Kommuniziere immer klar: „Nur noch wenige Plätze verfügbar“.
- Nutze Premium-Tickets, um späte Buchende mit Zusatzwert zu überzeugen.
So steuerst du die Nachfrage für deinen B2B Event über den gesamten Zeitraum. Du hältst den Verkauf aktiv und vermeidest lange Phasen ohne Bewegung.
Zahlungsmethoden bei B2B Events
Welche Zahlungsmethoden eignen sich für B2B Events?
Bei kostenpflichtigen B2B-Events kann generell zwischen den beiden Zahlungsarten "Bezahlung auf Rechnung" und "Online-Zahlung" unterschieden werden. Eine Barzahlung von Event-Tickets ist bei B2B-Events eher unüblich, da Unternehmen in der Regel keine physischen Vorverkaufsstellen betreiben. Da bei B2B-Events oft höhere Ticketpreise als beispielsweise bei Konzerttickets anfallen, spielt die Wahl der passenden Zahlungsmethode eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Ticketverkaufs.
Nach welchen Kriterien erfolgt die Auswahl der Zahlungsmethode für den Verkauf von B2B Event Tickets?
Eine reibungslose Zahlung ist ein wichtiger Bestandteil der «Customer Experience». Bei der Auswahl der Zahlungsmethode sollten folgende Punkte geprüft werden:
- Wer ist die Zielgruppe des Events?
- Welche Zahlungsmethoden ist innerhalb der Zielgruppe etabliert?
- Wie hoch ist der Ticketpreis?
- Kann der Ticketpreis gewöhnliche Limiten von Kreditkarten überschreiten?
- Wer trägt das Risiko für die Ticketeinahmen? Kann bei einem allfälligen Zahlungsausfall auf die Ticketeinahmen verzichtet werden ohne den Eventerfolg zu gefährden?
- Ist das Event Check-in ohne abgeschlossene Bezahlung auf Rechnung zulässig?
- Welcher administrative Aufwand fällt für die Verrechnung der Ticketeinnahmen an?
Die Auswahl der passenden Zahlungsmethoden beeinflusst nicht nur die Zufriedenheit der Teilnehmenden, sondern auch die Anmelderate, sowie den administrativen Aufwand für Event Verantwortliche.
Welche Vorteile bietet eine Online-Zahlung gegenüber Bezahlung auf Rechnung beim Verkauf von B2B Event Tickets?
1. Schnelle Abwicklung
Online-Zahlungen erfolgen sofort und der Zahlungseingang ist direkt bestätigt. Das bedeutet weniger Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung und Planungssicherheit für Event Verantwortliche.
2. Weniger Zahlungsausfälle
Bei der Zahlung auf Rechnung besteht das Risiko, dass Rechnungen verspätet oder gar nicht beglichen werden. Insbesondere bei bereits erfolgten Events ist dieser Umstand ärgerlich. Online-Zahlungen hingegen vermeiden dieses Risiko, da der Betrag direkt vorab gezahlt wird.
3. Automatisierung des Ticketversands
Mit einer Online-Zahlung lässt sich der Ticketversand automatisieren. Nach erfolgreicher Zahlung kann das Ticket sofort versendet werden – ohne manuelle Prüfung.
4. Globale Reichweite
Online-Zahlungsmethoden wie Visa, Mastercard erleichtern auch internationalen Teilnehmenden den Ticketkauf. Kreditkarten sind weltweit akzeptiert und machen den Kaufprozess von Event Tickets für alle Beteiligten komfortabler.
Welche Nachteile bietet eine Online-Zahlung gegenüber Bezahlung auf Rechnung beim Verkauf von B2B Event Tickets?
1. Transaktionsgebühren
Bei Online-Zahlungen fallen Gebühren an, die entweder vom Veranstalter getragen oder auf Teilnehmende abgewälzt werden müssen.
2. Begrenzte Akzeptanz bei bestimmten Unternehmen
Einige Unternehmen bevorzugen aus buchhalterischen Gründen die Zahlung auf Rechnung. Gerade bei größeren Beträgen kann es sein, dass Teilnehmende keine Kreditkarte oder Mobile-Payment-Lösung verwenden möchten.
Warum ist eine Kombination von Rechnung und Online-Zahlung beim Verkauf von B2B-Event-Tickets nicht zu empfehlen?
Die gleichzeitige Nutzung von Online-Zahlung und Rechnungsmethoden kann auf den ersten Blick attraktiv erscheinen, bringt aber einige Herausforderungen mit sich:
1. Komplexer Verwaltungsaufwand
Zwei unterschiedliche Zahlungsmethoden zu verwalten, bedeutet doppelten Aufwand für Buchhaltung, Kundenservice und Ticketabwicklung. Dies kann zu Fehlern und Verzögerungen führen.
2. Liquiditätsrisiko
Die Zahlung auf Rechnung birgt das Risiko von Zahlungsausfällen oder verspäteten Zahlungen. Dies kann die Planungssicherheit des Events gefährden und generiert zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
3. Verzögerte Ticketabwicklung
Bei Rechnungszahlungen müssen Tickets in der Regel manuell freigegeben werden, da sonst ein Event-Zutritt ohne Bezahlung erfolgen kann.
Fazit
Ein durchdachtes Event-Ticketing zahlt direkt auf den Erfolg deines Business Events ein. Der richtige Preis schafft Wert, die passende Strategie sorgt für Auslastung und die geeignete Zahlungsmethode reduziert Aufwand und Risiken. Wenn du Ticketing strategisch planst, sicherst du dir engagierte Teilnehmende, stabile Einnahmen und ein Event, das professionell wirkt – von der Buchung bis zum Check-in.