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Als frischgebackener Event Manager ist es wichtig, ein solides Grundverständnis für die Fachbegriffe der Event-Branche zu entwickeln. Unabhängig davon, ob du in der Planung von B2B- oder B2C-Veranstaltungen tätig bist, hilft dir ein fundiertes Verständnis der Fachbegriffe deine Eventplanung ohne Missverständnisse zu bewältigen. In diesem Event Management Glossar findest du alle wichtigen Fachbegriffe, um dich sicher durch den Alltag eines Event Managers zu bewegen.
Anna bringt über 6 Jahre Erfahrung im digitalen Event Management mit, darunter 2 Jahre als Marketing Manager bei START Global für den START Summit, und ist Expertin für Produktentwicklung und Customer Success bei Oniva. Sie verfügt über einen Master in Business Innovation der HSG.
Dieses umfassende Glossar erklärt die wichtigsten Fachbegriffe im professionellen Event Management – von Akkreditierung und A/V-Technik bis zu Walk-in und Webinar. Jeder Begriff wird in verständlicher Sprache erläutert, sodass das Glossar sowohl für Berufseinsteiger als auch für erfahrene Event Manager nützlich ist. Abgedeckt werden Event-Formate, technische Konzepte, Gästemanagement-Prozesse und marketingrelevante Begriffe.
Unter Akkreditierung wird die formelle Registrierung und Zutrittsberechtigung von Teilnehmenden, Medienvertreter:innen oder VIPs zu einem Event verstanden, meist durch personalisierte Ausweise oder Badges.
A/V Technik steht für Audio- und Videotechnik, die für ein Event benötigt wird. Sie umfasst alles von Mikrofonen und Lautsprechern bis hin zu Projektoren und Bildschirmen.
Backline ist die technische Grundausstattung für Livebands, wie Instrumente (z. B. Schlagzeug, Verstärker), die vom Veranstalter bereitgestellt wird.
Backstage steht für den nicht-öffentlichen Bereich hinter oder neben der Bühne, der für Künstler:innen, Crew und Produktionsteams reserviert ist.
"Business to Business"-Events sind Veranstaltungen, die sich an Unternehmen richten. Sie dienen dazu, Geschäftskontakte zu knüpfen, Ideen auszutauschen und neue Trends in der Branche zu erkunden.
"Business to Customer"-Events sind für die breite Öffentlichkeit zugänglich und bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produkte und Dienstleistungen direkt an die Verbraucher zu vermarkten.
Eine Breakout Session ist eine gezielte Unterbrechung des Hauptprogramms, bei der sich Teilnehmende in kleinen Gruppen treffen, um ein spezifisches Thema zu diskutieren oder zu bearbeiten.
Ein CAD Plan ist ein maßstabsgetreuer Plan, der sämtliche Event-Bauten und Einrichtungen eines Veranstaltungsorts enthält.
Catering bezeichnet die Verpflegung während eines Events, von Snacks und Getränken bis hin zu kompletten Mahlzeiten.
Der Zutrittsprozess bei der Ankunft eines Teilnehmenden an einer Veranstaltung, meist zur Erfassung der Anwesenheit, sowie Überprüfung der Berechtigung für den Veranstaltungszutritt.
Das Verlassen oder der formelle Abschluss der Teilnahme an einem Event, meist mittels Protokollierung der Austrittszeit.
Corporate Events sind Veranstaltungen, die ausschließlich für eine geschlossene Zielgruppe im geschäftlichen Kontext zugänglich sind.
Die "Curfew" ist der Zeitpunkt, zu dem sämtliche Abbauarbeiten eines Events abgeschlossen sein müssen.
Ein CRM ist ein zentrales System oder eine Datenbank, in der Informationen über Kontakte und Aktivitäten gespeichert und verwaltet werden.
Die Deadline ist der letztmögliche Zeitpunkt für eine Aktivität oder Aufgabe im Event Management.
Ein Dressing room ist ein Raum, der Künstlern oder Referenten als Umkleide und Vorbereitungsraum dient.
Der Early Bird Tarif ermöglicht eine frühzeitige Anmeldung zu einem reduzierten Preis.
Person, die für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verantwortlich ist.
"F&B" steht für "Food & Beverage" und umfasst die Verpflegung während eines Events.
Ein Fireside Chat ist ein informelles Treffen im kleinen Kreis, bei dem ein bestimmtes Thema diskutiert wird.
Ein Flying Dinner ist ein informelles Dinner-Konzept, bei dem Speisen in kleinen Portionen präsentiert und vom Servicepersonal laufend serviert werden – ideal für Networking-Events.
Der Bereich wo sich die Zuschauenden einer Veranstaltung befinden, in dem Ton- und Lichttechnik gesteuert werden – auch allgemein für alle publikumsnahen Zonen verwendet.
Ein kleines Werbegeschenk, das Besuchenden bei Events überreicht wird, um die Markenbekanntheit zu steigern oder als Erinnerung dienen.
Der Get-in ist die festgelegte Zeit, zu der das Event-Personal vor dem Eintreffen der Gäste eintreffen muss.
Mit "go live" wird der Zeitpunkt bezeichnet, an dem die Anmeldung zu einer Veranstaltung eröffnet wird.
Ein Raum, in dem sich Künstler:innen oder Referent:innen vor ihrem Auftritt entspannen können, meist in Nähe der Bühne.
Hospitality steht für die umfassende Gästebetreuung bei Events, inklusive Verpflegung, Lounge-Zugängen oder VIP-Services.
Eine Person, die Gäste bei einem Event begrüßt, informiert oder betreut – oft im Empfangs-, Garderoben- oder im Gästemanagement eingesetzt.
Hybride Events kombinieren ein Live-Publikum vor Ort mit einem gleichzeitigen virtuellen Livestream.
In-Person Events finden ausschließlich mit physischer Präsenz der Teilnehmenden statt.
Eine Keynote bezeichnet die Eröffnungsrede oder eine wichtige Plenarsitzung bei einer Veranstaltung.
Der Keynote Speaker ist der Hauptredner einer Veranstaltung, der das Publikum motiviert und inspiriert.
Das Kontingent bezeichnet die verfügbare Anzahl von Plätzen oder Teilnahmemöglichkeiten für eine Veranstaltung.
"MICE" steht für "Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions" und beschreibt verschiedene Arten von Veranstaltungen in der Eventbranche.
Der gezielte Aufbau und die Pflege von Kontakten während einer Veranstaltung.
No Show bezeichnet Teilnehmende, die nicht am Event teilnehmen, obwohl sie sich angemeldet haben.
Die No Show Rate ist die prozentuale Quote, der nicht erschienenen Gäste, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Event-Anmeldungen.
Die Opening rate bezeichnet das Verhältnis der geöffneten Emails zur Gesamtzahl der versendeten Emails bei Event-Einladungen oder Erinnerungen für Events.
Ein PA-System ist die Audioanlage eines Veranstaltungsorts.
Public Events sind Veranstaltungen, die für die breite Öffentlichkeit zugänglich sind.
PURL steht für "persönliche URL" und erleichtert Gästen die Anmeldung und Teilnahme an Events.
Ein Reminder ist eine Kommunikationsmaßnahme zur Erinnerung an angemeldete oder nicht angemeldete Kontakte.
Ein RFI ist ein vorbereitender Schritt für eine Offertanfrage (RFP), bei der Unternehmen Informationen zu Produkten und Dienstleistungen potenzieller Event-Anbieter anfordern.
Ein RFP ist eine formelle Anfrage eines Event-Organisators an Dienstleister, um Angebote für die Durchführung einer Veranstaltung einzuholen.
Der ROI ist ein Wert zur Leistungsmessung für Eventorganisationen, der das Verhältnis zwischen erzieltem Gewinn und Investitionskosten angibt.
Ein Rider ist eine Liste von Anforderungen, die Künstler oder Bands an den Event-Organisator stellen.
Eine Veranstaltungsreihe, die an mehreren Orten stattfindet, um eine Marke oder ein Produkt regional zu präsentieren und direkt mit Zielgruppen in Kontakt zu treten.
Ein Save-the-date informiert potenzielle Teilnehmende über das Event-Datum einer Veranstaltung vor der eigentlichen Event-Anmeldung.
Eine Session ist eine Sitzung, Präsentation oder Workshop, die während einer größeren Veranstaltung stattfindet.
Die Person, die während eines Events den Ablauf koordiniert und alle Beteiligten (Technik, Bühne, Licht etc.) per Headset anleitet – auch als „Regisseur:in des "Live-Events" bekannt.
Ein Unternehmen oder eine Organisation, die eine Veranstaltung finanziell oder materiell unterstützt.
Ein:e Helfer:in im Bühnenbereich, zuständig für Auf- und Abbau sowie das Platzieren von Requisiten, Technik oder Instrumenten.
Ein Subgate ist ein zusätzliches Check-In oder Zugangskontrollpunkt innerhalb eines Events, der für bestimmte Räume oder Bereiche vorgesehen ist. Es dient dazu, den Zutritt für VIPs oder ausgewählte Zielgruppen zu regeln, die exklusiven Zugang zu diesen Bereichen haben, etwa weil sie diesen gebucht oder eine entsprechende Berechtigung erhalten haben.
"to be announced" bedeutet, dass Informationen noch bekannt gegeben werden müssen.
"to be confirmed" bedeutet, dass Informationen noch bestätigt werden müssen.
Das Teilnehmermanagement umfasst die Verwaltung, Kommunikation und Betreuung aller eingeladenen und teilnehmenden Personen.
Der Prozess der Verkauf und Verwaltung von Eintrittskarten für Events.
Eine Townhall ist eine Versammlung, bei der Führungskräfte eines Unternehmens direkt mit Mitarbeitenden oder anderen Stakeholdern kommunizieren. Sie dient dem Austausch von Informationen, dem Beantworten von Fragen und der Förderung der Transparenz innerhalb der Organisation.
Virtuelle Events findet ausschließlich online statt, ohne physische Präsenz der Teilnehmenden.
Ein Walk-In ist eine Person, die ohne vorherige Anmeldung oder Registrierung spontan an einem Event teilnimmt. Walk-Ins werden oft vor Ort am Check-in oder Empfang erfasst und erhalten je nach Verfügbarkeit Zugang zum Event.
Teilnehmende können sich auf eine Warteliste setzten, wenn eine Veranstaltung oder eine Anmeldeoption innerhalb der Veranstaltung ausgebucht ist. Teilnehmende können damit auf einer Warteliste geführt werden, für den Fall das aufgrund von Stornierungen wieder Plätze frei werden.
Ein Event-Glossar hilft dabei, wichtige Fachbegriffe aus dem Eventmanagement schnell und einheitlich zu verstehen. Gerade bei der Zusammenarbeit mit Agenturen, Technikpartnern oder internationalen Teams sorgt ein gemeinsames Verständnis der Begriffe für effizientere Kommunikation und weniger Missverständnisse.
Zu den wichtigsten Begriffen gehören unter anderem RSVP, Check-in, Event-App, Lead Retrieval, No-Show-Rate, Hybrid Event oder Event KPIs. Diese Begriffe tauchen regelmässig in der Planung, Durchführung und Analyse von Veranstaltungen auf und bilden die Grundlage für professionelles Eventmanagement.
Wer die wichtigsten Eventbegriffe und Prozesse versteht, kann Events strukturierter planen und effizienter umsetzen. Gleichzeitig erleichtert ein solides Fachverständnis die Auswahl passender Dienstleister, Technologien und Eventtools sowie die Kommunikation innerhalb des Projektteams.
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