Akkreditierung
Unter Akkreditierung wird die formelle Registrierung und Zutrittsberechtigung von Teilnehmenden, Medienvertreter:innen oder VIPs zu einem Event verstanden, meist durch personalisierte Ausweise oder Badges.
A/V Technik
A/V Technik steht für Audio- und Videotechnik, die für ein Event benötigt wird. Sie umfasst alles von Mikrofonen und Lautsprechern bis hin zu Projektoren und Bildschirmen.
Backline
Backline ist die technische Grundausstattung für Livebands, wie Instrumente (z. B. Schlagzeug, Verstärker), die vom Veranstalter bereitgestellt wird.
Backstage
Backstage steht für den nicht-öffentlichen Bereich hinter oder neben der Bühne, der für Künstler:innen, Crew und Produktionsteams reserviert ist.
B2B Events
"Business to Business"-Events sind Veranstaltungen, die sich an Unternehmen richten. Sie dienen dazu, Geschäftskontakte zu knüpfen, Ideen auszutauschen und neue Trends in der Branche zu erkunden.
B2C Events
"Business to Customer"-Events sind für die breite Öffentlichkeit zugänglich und bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produkte und Dienstleistungen direkt an die Verbraucher zu vermarkten.
Breakout Session
Eine Breakout Session ist eine gezielte Unterbrechung des Hauptprogramms, bei der sich Teilnehmende in kleinen Gruppen treffen, um ein spezifisches Thema zu diskutieren oder zu bearbeiten.
CAD Plan
Ein CAD Plan ist ein maßstabsgetreuer Plan, der sämtliche Event-Bauten und Einrichtungen eines Veranstaltungsorts enthält.
Catering
Catering bezeichnet die Verpflegung während eines Events, von Snacks und Getränken bis hin zu kompletten Mahlzeiten.
Check-in
Der Zutrittsprozess bei der Ankunft eines Teilnehmenden an einer Veranstaltung, meist zur Erfassung der Anwesenheit, sowie Überprüfung der Berechtigung für den Veranstaltungszutritt.
Check-out
Das Verlassen oder der formelle Abschluss der Teilnahme an einem Event, meist mittels Protokollierung der Austrittszeit.
Corporate Event
Corporate Events sind Veranstaltungen, die ausschließlich für eine geschlossene Zielgruppe im geschäftlichen Kontext zugänglich sind.
Curfew
Die "Curfew" ist der Zeitpunkt, zu dem sämtliche Abbauarbeiten eines Events abgeschlossen sein müssen.
Customer Relationship Management (CRM)
Ein CRM ist ein zentrales System oder eine Datenbank, in der Informationen über Kontakte und Aktivitäten gespeichert und verwaltet werden.
Deadline
Die Deadline ist der letztmögliche Zeitpunkt für eine Aktivität oder Aufgabe im Event Management.
Dressing room
Ein Dressing room ist ein Raum, der Künstlern oder Referenten als Umkleide und Vorbereitungsraum dient.
Early Bird
Der Early Bird Tarif ermöglicht eine frühzeitige Anmeldung zu einem reduzierten Preis.
Event Manager
Person, die für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verantwortlich ist.
F&B
"F&B" steht für "Food & Beverage" und umfasst die Verpflegung während eines Events.
Fireside Chat
Ein Fireside Chat ist ein informelles Treffen im kleinen Kreis, bei dem ein bestimmtes Thema diskutiert wird.
Flying Dinner
Ein Flying Dinner ist ein informelles Dinner-Konzept, bei dem Speisen in kleinen Portionen präsentiert und vom Servicepersonal laufend serviert werden – ideal für Networking-Events.
FOH / Front of House
Der Bereich wo sich die Zuschauenden einer Veranstaltung befinden, in dem Ton- und Lichttechnik gesteuert werden – auch allgemein für alle publikumsnahen Zonen verwendet.
Giveaway
Ein kleines Werbegeschenk, das Besuchenden bei Events überreicht wird, um die Markenbekanntheit zu steigern oder als Erinnerung dienen.
Get-in
Der Get-in ist die festgelegte Zeit, zu der das Event-Personal vor dem Eintreffen der Gäste eintreffen muss.
Go live
Mit "go live" wird der Zeitpunkt bezeichnet, an dem die Anmeldung zu einer Veranstaltung eröffnet wird.
Greenroom
Ein Raum, in dem sich Künstler:innen oder Referent:innen vor ihrem Auftritt entspannen können, meist in Nähe der Bühne.
Hospitality
Hospitality steht für die umfassende Gästebetreuung bei Events, inklusive Verpflegung, Lounge-Zugängen oder VIP-Services.
Host/ess
Eine Person, die Gäste bei einem Event begrüßt, informiert oder betreut – oft im Empfangs-, Garderoben- oder im Gästemanagement eingesetzt.
Hybride Events
Hybride Events kombinieren ein Live-Publikum vor Ort mit einem gleichzeitigen virtuellen Livestream.
In-Person Events
In-Person Events finden ausschließlich mit physischer Präsenz der Teilnehmenden statt.
Keynote
Eine Keynote bezeichnet die Eröffnungsrede oder eine wichtige Plenarsitzung bei einer Veranstaltung.
Keynote Speaker
Der Keynote Speaker ist der Hauptredner einer Veranstaltung, der das Publikum motiviert und inspiriert.
Kontingent
Das Kontingent bezeichnet die verfügbare Anzahl von Plätzen oder Teilnahmemöglichkeiten für eine Veranstaltung.
MICE
"MICE" steht für "Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions" und beschreibt verschiedene Arten von Veranstaltungen in der Eventbranche.
Networking
Der gezielte Aufbau und die Pflege von Kontakten während einer Veranstaltung.
No-Show
No Show bezeichnet Teilnehmende, die nicht am Event teilnehmen, obwohl sie sich angemeldet haben.
No-Show Rate
Die No Show Rate ist die prozentuale Quote, der nicht erschienenen Gäste, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Event-Anmeldungen.
Opening rate
Die Opening rate bezeichnet das Verhältnis der geöffneten Emails zur Gesamtzahl der versendeten Emails bei Event-Einladungen oder Erinnerungen für Events.
PA-System
Ein PA-System ist die Audioanlage eines Veranstaltungsorts.
Public Events
Public Events sind Veranstaltungen, die für die breite Öffentlichkeit zugänglich sind.
PURL
PURL steht für "persönliche URL" und erleichtert Gästen die Anmeldung und Teilnahme an Events.
Reminder
Ein Reminder ist eine Kommunikationsmaßnahme zur Erinnerung an angemeldete oder nicht angemeldete Kontakte.
Request for information (RFI)
Ein RFI ist ein vorbereitender Schritt für eine Offertanfrage (RFP), bei der Unternehmen Informationen zu Produkten und Dienstleistungen potenzieller Event-Anbieter anfordern.
Request for proposal (RFP)
Ein RFP ist eine formelle Anfrage eines Event-Organisators an Dienstleister, um Angebote für die Durchführung einer Veranstaltung einzuholen.
Return of Investment (ROI)
Der ROI ist ein Wert zur Leistungsmessung für Eventorganisationen, der das Verhältnis zwischen erzieltem Gewinn und Investitionskosten angibt.
Rider
Ein Rider ist eine Liste von Anforderungen, die Künstler oder Bands an den Event-Organisator stellen.
Roadshow
Eine Veranstaltungsreihe, die an mehreren Orten stattfindet, um eine Marke oder ein Produkt regional zu präsentieren und direkt mit Zielgruppen in Kontakt zu treten.
Save the date
Ein Save-the-date informiert potenzielle Teilnehmende über das Event-Datum einer Veranstaltung vor der eigentlichen Event-Anmeldung.
Session
Eine Session ist eine Sitzung, Präsentation oder Workshop, die während einer größeren Veranstaltung stattfindet.
Showcaller
Die Person, die während eines Events den Ablauf koordiniert und alle Beteiligten (Technik, Bühne, Licht etc.) per Headset anleitet – auch als „Regisseur:in des "Live-Events" bekannt.
Sponsor
Ein Unternehmen oder eine Organisation, die eine Veranstaltung finanziell oder materiell unterstützt.
Stagehand
Ein:e Helfer:in im Bühnenbereich, zuständig für Auf- und Abbau sowie das Platzieren von Requisiten, Technik oder Instrumenten.
Subgate
Ein Subgate ist ein zusätzliches Check-In oder Zugangskontrollpunkt innerhalb eines Events, der für bestimmte Räume oder Bereiche vorgesehen ist. Es dient dazu, den Zutritt für VIPs oder ausgewählte Zielgruppen zu regeln, die exklusiven Zugang zu diesen Bereichen haben, etwa weil sie diesen gebucht oder eine entsprechende Berechtigung erhalten haben.
tba
"to be announced" bedeutet, dass Informationen noch bekannt gegeben werden müssen.
tbc
"to be confirmed" bedeutet, dass Informationen noch bestätigt werden müssen.
Teilnehmermanagement
Das Teilnehmermanagement umfasst die Verwaltung, Kommunikation und Betreuung aller eingeladenen und teilnehmenden Personen.
Ticketing
Der Prozess der Verkauf und Verwaltung von Eintrittskarten für Events.
Townhall
Eine Townhall ist eine Versammlung, bei der Führungskräfte eines Unternehmens direkt mit Mitarbeitenden oder anderen Stakeholdern kommunizieren. Sie dient dem Austausch von Informationen, dem Beantworten von Fragen und der Förderung der Transparenz innerhalb der Organisation.
Virtueller Event
Virtuelle Events findet ausschließlich online statt, ohne physische Präsenz der Teilnehmenden.
Walk-In
Ein Walk-In ist eine Person, die ohne vorherige Anmeldung oder Registrierung spontan an einem Event teilnimmt. Walk-Ins werden oft vor Ort am Check-in oder Empfang erfasst und erhalten je nach Verfügbarkeit Zugang zum Event.
Warteliste
Teilnehmende können sich auf eine Warteliste setzten, wenn eine Veranstaltung oder eine Anmeldeoption innerhalb der Veranstaltung ausgebucht ist. Teilnehmende können damit auf einer Warteliste geführt werden, für den Fall das aufgrund von Stornierungen wieder Plätze frei werden.