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En tant que nouveau gestionnaire d'événements, il est essentiel de développer une solide compréhension de la terminologie spécifique au secteur événementiel. Que tu travailles dans la planification d'événements B2B ou B2C, une connaissance approfondie des termes clés est indispensable. Dans ce glossaire du management événementiel, tu trouveras tout ce dont tu as besoin pour te déplacer en toute confiance dans le quotidien d'un gestionnaire d'événements.
Anna apporte plus de 6 ans d'expérience dans la gestion d'événements numériques, dont 2 ans en tant que responsable marketing chez START Global pour le START Summit, et est experte en développement de produits et en réussite client chez Oniva. Elle est titulaire d'un master en Business Innovation de la HSG.
Ce glossaire complet couvre les termes les plus importants utilisés dans la gestion événementielle professionnelle — de l'accréditation et la technique A/V au walk-in et au webinaire. Chaque entrée est expliquée en langage clair, ce qui rend la ressource utile aussi bien aux event manager·euse·s débutant·e·s qu'aux professionnel·le·s expérimenté·e·s travaillant dans les formats B2B et B2C. Les termes clés couvrent les formats événementiels, les concepts techniques, les processus de gestion des participant·e·s et le vocabulaire marketing.
L’accréditation désigne l’enregistrement formel et l’autorisation d’accès des participant·e·s, des représentant·e·s des médias ou des VIP à un événement, généralement via des badges ou des laissez-passer personnalisés.
La backline est l’équipement technique de base pour les groupes live, comme les instruments (ex. batterie, amplificateurs), fournis par l’organisateur·trice.
Le backstage désigne la zone non publique située derrière ou à côté de la scène, réservée aux artistes, à la crew et aux équipes de production.
Le processus de vente et gestion des billets pour un événement.
Une breakout session est une interruption ciblée du programme principal où les participant·e·s se réunissent en petits groupes pour discuter ou travailler sur un sujet précis.
Le catering désigne la restauration pendant un événement, allant des snacks et boissons aux repas complets.
Le processus d’arrivée d’un·e participant·e à un événement, généralement pour enregistrer sa présence et vérifier son droit d’accès.
Le départ ou la fin formelle de la participation à un événement, souvent enregistré par l’heure de sortie.
Le conférencier·ère principal·e est l'orateur·trice vedette d'un événement, chargé·e de motiver et inspirer le public.
Le capacité désigne le nombre de places ou de possibilités de participation disponibles pour un événement.
Les événements d'entreprise sont des manifestations accessibles uniquement à un public fermé dans un contexte professionnel.
Un CRM est un système central ou une base de données où sont stockées et gérées les informations sur les contacts et les activités.
Le couvre-feu est l'heure à laquelle tous les travaux de démontage d'un événement doivent être terminés.
La date limite est le dernier moment possible pour une activité ou une tâche dans le management événementiel.
Une loge est une pièce servant de vestiaire et de salle de préparation pour les artistes ou les orateur·trice·s.
Le tarif Early Bird permet une inscription anticipée à un prix réduit.
Les événements "Business to Business" sont des manifestations destinées aux entreprises. Ils servent à établir des contacts professionnels, échanger des idées et explorer les nouvelles tendances du secteur.
Les événements "Business to Customer" sont ouverts au grand public et permettent aux entreprises de commercialiser leurs produits et services directement auprès des consommateur·trice·s.
Un événement en présentiel se déroule exclusivement avec la présence physique des participant·e·s.
Un événement hybride combine un public en direct sur place avec une diffusion virtuelle en direct simultanée.
Les événements publics sont des manifestations ouvertes au grand public.
Un événement virtuel se déroule exclusivement en ligne, sans présence physique des participant·e·s.
F&B signifie "Food & Beverage" et inclut la restauration pendant un événement.
Un Fireside Chat est une réunion informelle en petit comité, où un sujet spécifique est discuté.
Un flying dinner est un concept de dîner informel où des petits plats sont servis en continu par le personnel, idéal pour les événements de networking.
La zone où se trouve le public d’un événement, où sont gérés le son et la lumière – terme également utilisé pour toutes les zones proches du public.
Un petit cadeau promotionnel remis aux participant·e·s lors des événements pour augmenter la notoriété ou comme souvenir.
La gestion des invité·e·s inclut l'administration, la communication et l'assistance de toutes les personnes invitées et participant·e·s.
Le get-in est l'heure à laquelle le personnel de l'événement doit arriver avant l'arrivée des invité·e·s.
Go live désigne le moment où l'inscription à un événement est ouverte.
Une pièce où les artistes ou orateur·trice·s peuvent se détendre avant leur prestation, généralement proche de la scène.
L’hospitalité désigne l’accueil complet des invité·e·s lors d’un événement, incluant restauration, accès aux lounges ou services VIP.
Personne qui accueille, informe ou assiste les invité·e·s lors d’un événement, souvent en réception, vestiaire ou gestion des participant·e·s.
Une keynote est le discours d'ouverture ou une session plénière importante lors d'un événement.
Les participant·e·s peuvent s'inscrire sur une liste d'attente lorsqu'un événement ou une option d'inscription est complet. Les participant·e·s sont alors inscrits sur une liste d'attente au cas où des places se libéreraient en raison d'annulations.
MICE signifie "Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions" et décrit différents types de manifestations dans le secteur événementiel.
La création et l’entretien de contacts lors d’un événement.
No show désigne les participant·e·s inscrit·e·s qui ne se présentent pas à l'événement.
Le taux de no-show est le pourcentage de participant·e·s absent·e·s par rapport au nombre total d'inscriptions.
Le taux d'ouverture désigne le rapport entre le nombre d'e-mails ouverts et le nombre total d'e-mails envoyés pour les invitations ou les rappels à un événement.
Un plan CAD est un plan à l’échelle qui inclut toutes les constructions et installations événementielles d’un lieu.
PURL signifie "personal URL" et facilite l'inscription et la participation des invité·e·s à un événement.
Un rappel est une mesure de communication pour rappeler les contacts inscrits ou non inscrits.
Un RFI est une étape préparatoire pour une demande de proposition (RFP), où les entreprises demandent des informations sur les produits et services des fournisseur·se·s potentiel·le·s d'événements.
Un RFP est une demande formelle d'un organisateur·trice d'événements auprès des prestataires pour obtenir des offres pour la réalisation d'une manifestation.
Personne responsable de la planification, de l’organisation et de la réalisation des événements.
Le ROI est une mesure de performance pour les organisations événementielles, indiquant le rapport entre le profit obtenu et les coûts d'investissement.
Le Règlement général sur la protection des données encadre la protection des données personnelles des participant·e·s lors de l'inscription, de la billetterie et du check-in ; en tant qu'organisateur·trice, tu es responsable de veiller à ce que le logiciel de gestion d'événements conforme au RGPD que tu utilises remplisse des exigences telles que la gestion des consentements, les délais de suppression et un contrat de sous-traitance.
Un rider est une liste d'exigences qu'un·e artiste ou un groupe impose à l'organisateur·trice de l'événement.
Une série d’événements dans plusieurs lieux pour présenter une marque ou un produit localement et interagir directement avec des publics cibles.
Un save-the-date informe les participant·e·s potentiel·le·s de la date de l'événement avant l'inscription officielle.
Une session est une réunion, une présentation ou un atelier se déroulant lors d'un événement plus vaste.
La personne qui coordonne le déroulement d’un événement et guide tou·te·s les participant·e·s (technique, scène, lumière, etc.) via un casque – aussi appelée « metteur·se en scène de l’événement live ».
Une entreprise ou organisation qui soutient financièrement ou matériellement un événement.
Un·e assistant·e en coulisses chargé·e du montage/démontage et de la mise en place du matériel, accessoires ou instruments.
Un subgate est un point de contrôle additionnel lors d’un événement, réservé à certaines zones ou salles, permettant un accès exclusif à des VIP ou groupes spécifiques.
Un système PA est l'installation audio d'un lieu d'événement.
TBA signifie que des informations doivent encore être annoncées.
TBC signifie que des informations doivent encore être confirmées.
La technique A/V correspond à l’audio et à la vidéo nécessaires pour un événement. Cela inclut tout, des micros et haut-parleurs aux projecteurs et écrans.
Une réunion où les dirigeant·e·s d’une entreprise communiquent directement avec les employé·e·s ou autres parties prenantes, pour échanger des informations, répondre aux questions et favoriser la transparence.
Une personne qui participe spontanément à un événement sans s’être inscrit·e à l’avance. Les walk-ins sont souvent enregistrés sur place et reçoivent un accès selon disponibilité.
Un glossaire dédié à l'événementiel permet de comprendre rapidement et de manière uniforme les termes techniques importants utilisés dans la gestion d'événements. En particulier lors de la collaboration avec des agences, des partenaires techniques ou des équipes internationales, une compréhension commune de ces termes garantit une communication plus efficace et réduit les malentendus.
Parmi les termes les plus importants, on trouve notamment RSVP, check-in, application événementielle, lead retrieval, taux de non-présentation, événement hybride ou indicateurs clés de performance (KPI) événementiels. Ces termes reviennent régulièrement lors de la planification, de la réalisation et de l’analyse d’événements et constituent la base d’une gestion événementielle professionnelle.
Maîtriser les principaux termes et processus liés à l'événementiel permet de planifier les événements de manière plus structurée et de les mettre en œuvre plus efficacement. Parallèlement, une solide maîtrise du domaine facilite le choix des prestataires, des technologies et des outils événementiels adaptés, ainsi que la communication au sein de l'équipe de projet.
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