Eventmarketing als strategischer Treiber
Event Marketing ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil des Marketing-Mix. Laut einer Umfrage von Harvard Business Review Analytic Services aus dem Jahr 2018 ziehen 54 % der befragten B2B-Unternehmen einen höheren ROI aus Veranstaltungen als aus anderen Formen des Marketings. Events bieten einzigartige Möglichkeiten zur Kundenbindung, Markenpositionierung und Leadgenerierung – insbesondere in einer Zeit, in der persönliche Erlebnisse und Begegnungen wichtiger werden.
Trotz dieser strategischen Bedeutung sind bestehende Software-Lösungen in vielen Organisationen nicht für professionelles Event Marketing ausgelegt. Excel-Listen, manuelle Prozesse und nicht vernetzte Tools führen zu Ineffizienz, fehleranfälligen Abläufen und einer schlechten User Experience für Event-Manager und Teilnehmende.
Im Zuge der digitalen Transformation prüfen deshalb immer mehr Unternehmen die Einführung einer professionellen Event Management Software. Unser Guide soll dir helfen, bei der Suche nach einer neuen digitalen Eventlösung Zeit zu sparen, Klarheit zu schaffen und den Auswahlprozess strukturiert und nachhaltig zu gestalten. Als Anbieter der All-in-One Event Management Lösung Oniva kennen wir die Anforderungen moderner Organisationen aus erster Hand und teilen hier unsere Erfahrungen.
Welche Fragen sollten vor der Evaluation eines Eventtools beantwortet werden?
Bevor du dich mit konkreten Tools oder Anbietern auseinandersetzt, solltest du die internen Rahmenbedingungen und Zielsetzungen sorgfältig klären. Die folgenden Fragen helfen dir, ein fundiertes Anforderungsprofil zu erstellen:
- Welche Aktivitäten umfasst das Event-Portfolio eures Unternehmens? Zählen dazu auch Schulungen, Webinare oder interne Veranstaltungen?
- Mit welchen Herausforderungen sind Event-Verantwortliche aktuell konfrontiert?
- Welche konkreten Ziele sollen mit der neuen Event Management Software erreicht werden (z. B. Zeitersparnis, Automatisierung, Skalierung)?
- Wie viele Events werden jährlich durchgeführt und wie viele Teilnehmende sind im Schnitt zu erwarten?
- Wer sind die Hauptnutzenden (z. B. Marketing, HR, Sales, externe Partner)?
- Wie läuft der typische Eventprozess heute ab – und was funktioniert dabei gut oder schlecht?
- Welche Stakeholder müssen bei der Toolauswahl involviert werden?
- Welche bestehenden Systeme (z. B. CRM, E-Mail-Marketing, Zahlungsanbieter) müssen integriert werden?
- Welche internen Richtlinien, insbesondere zu Datenschutz oder IT-Sicherheit, sind zu beachten?
- In welchem Zeitrahmen soll die neue Lösung eingeführt und in Betrieb genommen werden?
Die Beantwortung dieser Fragen erfordert einen initialen Aufwand – doch sie spart dir später Zeit und Ressourcen. Je präziser du deine Anforderungen formulierst, desto einfacher wird es, das passende Tool zu evaluieren, effizient einzuführen und langfristig erfolgreich zu nutzen.
Welches sind die wichtigsten Inhalte bei der Evaluation einer Event Software?
Gerade bei größeren Organisationen wird die Softwareauswahl strukturiert über einen Anforderungskatalog (auch: Lastenheft) abgewickelt. Ein solcher Katalog kann in die folgenden Bestandteile gegliedert werden:
1. Definition der Anforderungskriterien
Die Anforderungen sollten kategorisiert werden: „Muss“, „Soll“ und „Kann“. Für die Bewertung eignet sich ein numerisches Schema von 0 (nicht erfüllt) bis 3 (vollständig erfüllt). Anbietende können zudem angeben, ob fehlende Funktionen durch Customizing ergänzt werden können.
2. Ausgangslage & Zielsetzung
Hier fließen die Antworten der vorbereitenden Fragestellungen ein. Eine klare, transparente Darstellung deiner Ausgangslage hilft potenziellen Anbietern, deine Bedürfnisse besser zu verstehen und passgenaue Angebote zu liefern.
3. Generelle Anbieterinformationen
Vergleiche Anbieter objektiv – dazu gehören Informationen zu Unternehmensgröße, Referenzprojekten, ISO-Zertifizierungen, Hosting-Standorten (z. B. Schweiz) oder Nachhaltigkeit.
4. Funktionale Anforderungen
Hier werden die konkreten Use Cases abgebildet und die damit verbundenen Funktionen aufgelistet – von der Event-Einladung über die Event-Registrierung bis hin zur Kommunikation und Integration von Zahlungsmethoden. Achte darauf, dass du Funktionen nach Wichtigkeit priorisierst und mit den Bewertungskriterien «Muss, Kann, Soll» klassifizierst.
5. Nicht-funktionale Anforderungen
Zu Nicht-Funktionalen-Anforderungen zählen Datenschutz, Systemverfügbarkeit, Supportzeiten, Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit (z. B. WCAG 2.1) und Hosting-Vorgaben. Besonders wichtig: Achte darauf, in welchem Land die Daten gespeichert werden und welche Zertifizierungen vorhanden sind (z. B. ISO 27001).
Welche spezifischen Anforderungen sind an eine Event Management Software zu stellen?
Ein modernes Eventtool sollte mehr können als nur Gästelisten verwalten. Events bringen spezifische Herausforderungen mit sich, die in anderen Software-Lösungen weniger bedeutsam sind. Hier findest du einen Überblick der spezifischen Anforderungen für Eventtools:
1. Einfache Bedienung
Intuitive Benutzeroberflächen sind entscheidend – gerade wenn Nutzende in einer Organisation unregelmäßig Events organisieren, ist eine einfache Bedienung unabdingbar.
2. Individuelles CI/CD
Das eigene Branding sollte konsistent hinterlegt werden können. Dies beginnt bei Logo, Farben und Schrift, über eine eigene Domain bis zu der eigenen E-Mail-Absenderadresse für die gesamte Kommunikation mit deinen Gästen.
3. Flexible Buchungsoptionen
Breakout-Sessions, exklusive Buchungsoptionen, Kontingente, Wartelisten oder Ticket-Kategorien? Deine Eventplattform sollte verschiedene Szenarien für die Event-Anmeldung abbilden können, damit alle Eventarten einer Organisation abgedeckt werden können – ohne Workarounds.
4. Integrierte Event Check-in Lösung
Ein schnelles, digitales Event Check-in spart Zeit, vermeidet Warteschlangen und verbessert das Event-Erlebnis. Eine integrierte Check-in Lösung, zum Beispiel als mobile Check-in-App mit QR-Code-Scanning ermöglicht dir Live-Statistiken der anwesenden Gästen.
5. Transparente Datenhaltung
Die Software sollte DSGVO- und DSG-konform sein und dir vollständige Kontrolle über die Datenhaltung geben. Sämtliche Daten sollten in deinem Eigentum sein und zu keinen anderen Zwecken weiterverwendet werden.
6. Flexible Benutzerverwaltung
Nicht jeder soll alles sehen. Rollenkonzepte und differenzierte Rechtevergabe (z. B. Superuser, Autoren, Viewer) sind essenziell für Sicherheit und Datenschutzgerechte Zugriffe.
7. Datenhoheit
Vermeide Plattformen, bei denen du die Kontrolle über deine Daten verlierst. Die Datenhoheit muss vollständig bei dir bleiben – keine Werbung, kein Datenverkauf.
8. Automatisierte & personalisierte Kommunikation
Im Event Marketing vereinfacht es dir deine Tätigkeit enorm, wenn du die gesamte Event-Kommunikation so weit wie möglich automatisieren kannst. Wenn du zusätzliche noch eine personalisierte Zielgruppenansprache erreichen kannst, steht einem effizienten und einzigartigem Event-Erlebnis nichts mehr im Weg.
9. Eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten
Für exklusive Events oder geschlossene Zielgruppen brauchst du ein Tool mit Zugangsbeschränkungen (z. B. nur für eingeladene Personen oder mit Anmeldung mit Passwort).
10. Hohe Belastbarkeit
Auch bei hoher Nachfrage muss die Event Plattform stabil bleiben. Prüfe, ob die Event-Lösung für skalierbare Business Events mit mehreren tausend Teilnehmenden konzipiert wurde.
Wie ist bei der Auswahl geeigneter Event Management Software Anbieter vorzugehen?
Sobald der Anforderungskatalog erstellt ist, kannst du Anbieter recherchieren und zur Angebotsabgabe einladen. Die Recherche nach potentiellen Anbieter kann über verschiedenen Wege erfolgen:
- Google Suche nach Keywords wie Event Software, Veranstaltungssoftware, Teilnehmermanagement oder Eventtool
- Umfrage im eigenen Umfeld nach bewährten Event-Lösungen
- Suche über Vergleichsplattformen wie omr.com
- Offizielle Ausschreibung bei staatlichen Organisationen
Achte beim Prozess für die Prüfung von geeigneten Anbietern auf folgende Punkte:
Testzugang anfordern
Fordere einen Testzugang für dich und weitere im Projekt beteiligten Personen an. Prüfe dabei Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und Performance. Oniva bietet hier umfassende Test-Accounts mit vollem Funktionsumfang.
Reale Anwendungsfälle abbilden
Baue typische Events deiner Organisation als Testevents nach – mit Registrierung, Kommunikation, Check-in und Reporting. So erkennst du frühzeitig, ob die Software deine Anforderungen abdeckt.
Klein starten, groß skalieren
Beginne mit einem Pilotprojekt. So lassen sich Risiken minimieren und interne Stakeholder überzeugen. Lösungen wie Oniva sind flexibel für verschiedene Eventarten und Organisationsgrößen aufgebaut – vom Einzel-Event bis zum unternehmensweiten Rollout.
Professioneller Auswahlprozess für erfolgreiche Evaluation
Die Entscheidung für eine neue Event Management Software sollte strategisch getroffen werden – sie ist kein kurzfristiger Kauf, sondern eine Investition in Effizienz, professionelle Außenwirkung und verbessertes Eventerlebnis. Wer den Auswahlprozess sorgfältig vorbereitet und klar definiert, welche Ziele erreicht werden sollen, minimiert nicht nur Risiken, sondern sorgt für eine erfolgreiche Einführung.
Mit einer durchdachten Lösung sparst du Zeit, reduzierst Kosten und schaffst positive Erlebnisse für deine Teilnehmenden. Du legst damit das Fundament für erfolgreiches Event Marketing – heute und in Zukunft.