.svg){kind=small}
Professionelles Event Marketing braucht die richtige Event Software. Die Suche nach einer Event Plattform kann aufwändig sein. Dieser Guide zeigt dir deshalb, wie du professionell die passende Event Management Lösung für deine Organisation findest – von den ersten Fragestellungen bis zur finalen Anbieterwahl.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Die Wahl der richtigen Event Management Plattform braucht einen strukturierten Evaluationsprozess, der funktionale Anforderungen, Integrationsmöglichkeiten, Datensicherheit, Skalierbarkeit und Gesamtkosten berücksichtigt. Dieser Guide begleitet dich durch alle Phasen der Software-Evaluation – von der Bedarfsanalyse über Demos und Anbietervergleiche bis zur finalen Empfehlung an Entscheidungsträger. Eine sorgfältige Evaluation senkt das Risiko, ein Tool zu wählen, das nicht zur eigenen Event-Komplexität passt.
Event Marketing ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil des Marketing-Mix. Laut einer Umfrage von Harvard Business Review Analytic Services aus dem Jahr 2018 ziehen 54 % der befragten B2B-Unternehmen einen höheren ROI aus Veranstaltungen als aus anderen Formen des Marketings. Events bieten einzigartige Möglichkeiten zur Kundenbindung, Markenpositionierung und Leadgenerierung – insbesondere in einer Zeit, in der persönliche Erlebnisse und Begegnungen wichtiger werden.
Trotz dieser strategischen Bedeutung sind bestehende Software-Lösungen in vielen Organisationen nicht für professionelles Event Marketing ausgelegt. Excel-Listen, manuelle Prozesse und nicht vernetzte Tools führen zu Ineffizienz, fehleranfälligen Abläufen und einer schlechten User Experience für Event-Manager und Teilnehmende.
Im Zuge der digitalen Transformation prüfen deshalb immer mehr Unternehmen die Einführung einer professionellen Event Management Software. Unser Guide soll dir helfen, bei der Suche nach einer neuen digitalen Eventlösung Zeit zu sparen, Klarheit zu schaffen und den Auswahlprozess strukturiert und nachhaltig zu gestalten. Als Anbieter der All-in-One Event Management Lösung Oniva kennen wir die Anforderungen moderner Organisationen aus erster Hand und teilen hier unsere Erfahrungen.
Bevor du dich mit konkreten Tools oder Anbietern auseinandersetzt, solltest du die internen Rahmenbedingungen und Zielsetzungen sorgfältig klären. Die folgenden Fragen helfen dir, ein fundiertes Anforderungsprofil zu erstellen:
Die Beantwortung dieser Fragen erfordert einen initialen Aufwand – doch sie spart dir später Zeit und Ressourcen. Je präziser du deine Anforderungen formulierst, desto einfacher wird es, das passende Tool zu evaluieren, effizient einzuführen und langfristig erfolgreich zu nutzen
Gerade bei größeren Organisationen wird die Softwareauswahl strukturiert über einen Anforderungskatalog (auch: Lastenheft) abgewickelt. Ein solcher Katalog kann in die folgenden Bestandteile gegliedert werden:
Die Anforderungen sollten kategorisiert werden: „Muss“, „Soll“ und „Kann“. Für die Bewertung eignet sich ein numerisches Schema von 0 (nicht erfüllt) bis 3 (vollständig erfüllt). Anbietende können zudem angeben, ob fehlende Funktionen durch Customizing ergänzt werden können.
Hier fließen die Antworten der vorbereitenden Fragestellungen ein. Eine klare, transparente Darstellung deiner Ausgangslage hilft potenziellen Anbietern, deine Bedürfnisse besser zu verstehen und passgenaue Angebote zu liefern.
Vergleiche Anbieter objektiv – dazu gehören Informationen zu Unternehmensgröße, Referenzprojekten, ISO-Zertifizierungen, Hosting-Standorten (z. B. Schweiz) oder Nachhaltigkeit.
Hier werden die konkreten Use Cases abgebildet und die damit verbundenen Funktionen aufgelistet – von der Event-Einladung über die Event-Registrierung bis hin zur Kommunikation und Integration von Zahlungsmethoden. Achte darauf, dass du Funktionen nach Wichtigkeit priorisierst und mit den Bewertungskriterien «Muss, Kann, Soll» klassifizierst.
Zu Nicht-Funktionalen-Anforderungen zählen Datenschutz, Systemverfügbarkeit, Supportzeiten, Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit (z. B. WCAG 2.1) und Hosting-Vorgaben. Besonders wichtig: Achte darauf, in welchem Land die Daten gespeichert werden und welche Zertifizierungen vorhanden sind (z. B. ISO 27001).
Ein modernes Eventtool sollte mehr können als nur Gästelisten verwalten. Events bringen spezifische Herausforderungen mit sich, die in anderen Software-Lösungen weniger bedeutsam sind. Hier findest du einen Überblick der spezifischen Anforderungen für Eventtools:
Intuitive Benutzeroberflächen sind entscheidend – gerade wenn Nutzende in einer Organisation unregelmäßig Events organisieren, ist eine einfache Bedienung unabdingbar.
Das eigene Branding sollte konsistent hinterlegt werden können. Dies beginnt bei Logo, Farben und Schrift, über eine eigene Domain bis zu der eigenen E-Mail-Absenderadresse für die gesamte Kommunikation mit deinen Gästen.
Breakout-Sessions, exklusive Buchungsoptionen, Kontingente, Wartelisten oder Ticket-Kategorien? Deine Eventplattform sollte verschiedene Szenarien für die Event-Anmeldung abbilden können, damit alle Eventarten einer Organisation abgedeckt werden können – ohne Workarounds.
Ein schnelles, digitales Event Check-in spart Zeit, vermeidet Warteschlangen und verbessert das Event-Erlebnis. Eine integrierte Check-in Lösung, zum Beispiel als mobile Check-in-App mit QR-Code-Scanning ermöglicht dir Live-Statistiken der anwesenden Gästen.
Die Software sollte DSGVO- und DSG-konform sein und dir vollständige Kontrolle über die Datenhaltung geben. Sämtliche Daten sollten in deinem Eigentum sein und zu keinen anderen Zwecken weiterverwendet werden.
Nicht jeder soll alles sehen. Rollenkonzepte und differenzierte Rechtevergabe (z. B. Superuser, Autoren, Viewer) sind essenziell für Sicherheit und Datenschutzgerechte Zugriffe.
Vermeide Plattformen, bei denen du die Kontrolle über deine Daten verlierst. Die Datenhoheit muss vollständig bei dir bleiben – keine Werbung, kein Datenverkauf.
Im Event Marketing vereinfacht es dir deine Tätigkeit enorm, wenn du die gesamte Event-Kommunikation so weit wie möglich automatisieren kannst. Wenn du zusätzliche noch eine personalisierte Zielgruppenansprache erreichen kannst, steht einem effizienten und einzigartigem Event-Erlebnis nichts mehr im Weg.
Für exklusive Events oder geschlossene Zielgruppen brauchst du ein Tool mit Zugangsbeschränkungen (z. B. nur für eingeladene Personen oder mit Anmeldung mit Passwort).
Auch bei hoher Nachfrage muss die Event Plattform stabil bleiben. Prüfe, ob die Event-Lösung für skalierbare Business Events mit mehreren tausend Teilnehmenden konzipiert wurde.
Sobald der Anforderungskatalog erstellt ist, kannst du Anbieter recherchieren und zur Angebotsabgabe einladen. Die Recherche nach potentiellen Anbieter kann über verschiedenen Wege erfolgen:
Achte beim Prozess für die Prüfung von geeigneten Anbietern auf folgende Punkte:
Fordere einen Testzugang für dich und weitere im Projekt beteiligten Personen an. Prüfe dabei Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und Performance. Oniva bietet hier umfassende Test-Accounts mit vollem Funktionsumfang.
Baue typische Events deiner Organisation als Testevents nach – mit Registrierung, Kommunikation, Check-in und Reporting. So erkennst du frühzeitig, ob die Software deine Anforderungen abdeckt.
Beginne mit einem Pilotprojekt. So lassen sich Risiken minimieren und interne Stakeholder überzeugen. Lösungen wie Oniva sind flexibel für verschiedene Eventarten und Organisationsgrößen aufgebaut – vom Einzel-Event bis zum unternehmensweiten Rollout.
Die Entscheidung für eine neue Event Management Software sollte strategisch getroffen werden – sie ist kein kurzfristiger Kauf, sondern eine Investition in Effizienz, professionelle Außenwirkung und verbessertes Eventerlebnis. Wer den Auswahlprozess sorgfältig vorbereitet und klar definiert, welche Ziele erreicht werden sollen, minimiert nicht nur Risiken, sondern sorgt für eine erfolgreiche Einführung.
Mit einer durchdachten Lösung sparst du Zeit, reduzierst Kosten und schaffst positive Erlebnisse für deine Teilnehmenden. Du legst damit das Fundament für erfolgreiches Event Marketing – heute und in Zukunft.
Bei der Auswahl einer Eventplattform sollten Anforderungen wie RSVP-Management, Teilnehmerverwaltung, Integrationen, Datenschutz und Skalierbarkeit im Fokus stehen. Wichtig ist ausserdem, dass die Plattform sowohl zu den internen Prozessen als auch zu den zukünftigen Eventanforderungen des Unternehmens passt.
Eine strukturierte Evaluation hilft dabei, verschiedene Anbieter objektiv miteinander zu vergleichen und Fehlentscheidungen zu vermeiden. Durch klare Kriterien, interne Stakeholder-Abstimmungen und Testphasen können Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und technische Anforderungen besser bewertet werden.
Neben dem Eventteam sollten häufig auch IT, Marketing, Datenschutz, Procurement und weitere relevante Stakeholder involviert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden und die Einführung der Plattform langfristig erfolgreich ist.
Fordere jetzt einen kostenlosen Testzugang an oder nimm mit uns Kontakt auf für die Evaluation einer Event Management Lösung – wir helfen dir gerne, dein Event Marketing auf das nächste Level zu heben.
Entdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.
.svg){kind=small}
