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Un marketing événementiel professionnel nécessite le bon Logiciel de gestion d'événements. La recherche d’une plateforme événementielle peut prendre du temps. Ce guide te montre donc comment identifier professionnellement la solution de gestion d’événements adaptée à ton organisation – des premières questions jusqu’au choix final du prestataire.
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Le marketing événementiel fait partie intégrante du mix marketing pour de nombreuses entreprises. Selon une étude menée en 2018 par Harvard Business Review Analytic Services, 54 % des entreprises B2B interrogées indiquaient obtenir un meilleur retour sur investissement (ROI) via les événements que par d’autres canaux marketing. Les événements offrent des opportunités uniques en matière de fidélisation, de positionnement de marque et de génération de leads – surtout à une époque où les expériences personnelles et les rencontres en présentiel prennent de la valeur.
Malgré cette importance stratégique, de nombreuses organisations utilisent encore des outils non conçus pour le marketing événementiel professionnel. Tableurs Excel, processus manuels et systèmes non connectés entraînent des inefficacités, des erreurs et une mauvaise expérience utilisateur – aussi bien pour les organisateur·trice·s que pour les participant·e·s.
Dans le cadre de la transformation numérique, de plus en plus d’organisations envisagent aujourd’hui d’introduire un logiciel de gestion d’événements professionnel. Ce guide t’aide à gagner du temps, à clarifier tes besoins et à structurer ton évaluation de manière efficace et durable. En tant que fournisseur·trice de la plateforme événementielle tout-en-un Oniva, nous comprenons les besoins des organisations modernes et partageons volontiers notre expérience.
Avant de comparer des outils ou des fournisseur·trice·s, il est essentiel de clarifier les conditions internes et tes objectifs. Voici quelques questions qui t’aideront à établir un profil de besoins solide :
Répondre à ces questions demande un certain effort initial – mais te fera gagner du temps et des ressources plus tard. Plus tu définis tes besoins avec précision, plus l’évaluation, la mise en œuvre et l’adoption de la plateforme seront simples et efficaces.
Surtout pour les grandes organisations, l’évaluation des solutions logicielles s’appuie souvent sur un cahier des charges structuré. Celui-ci peut comprendre les éléments suivants :
Classe tes besoins en trois catégories : « Indispensable », « Souhaitable » et « Optionnel ». Attribue une note de 0 (non satisfait) à 3 (entièrement satisfait). Les fournisseur·trice·s peuvent aussi indiquer si des fonctions manquantes sont réalisables sur mesure.
Utilise les réponses aux questions précédentes pour décrire clairement la situation actuelle. Cela permet aux fournisseur·trice·s de mieux comprendre tes besoins et de proposer une solution adaptée.
Compare les fournisseurs de manière objective : taille de l’entreprise, projets de référence, certifications ISO, lieux d’hébergement (par ex. Suisse), pratiques en matière de durabilité.
Détaille les cas d’usage et les fonctionnalités associées : invitations, inscriptions, communication, intégration des paiements, etc. Priorise chaque fonction (« Indispensable », « Souhaitable », « Optionnel »).
Incluent la protection des données, la disponibilité du système, les horaires de support, l’accessibilité (WCAG 2.1), et les standards d’hébergement. Porte une attention particulière à la localisation des données et aux certifications (ex. ISO 27001).
Une plateforme événementielle moderne va bien au-delà de la simple gestion de listes d’invité·e·s. Voici les fonctionnalités clés qu’un outil professionnel doit couvrir :
Une interface intuitive est essentielle – surtout si les utilisateur·trice·s ne gèrent que quelques événements. Plus l’outil est simple, plus il sera adopté.
Tu dois pouvoir refléter ton identité visuelle de manière cohérente : logos, polices, couleurs, domaine personnalisé et adresse e-mail d’envoi.
Sessions parallèles, réservations exclusives, capacités, listes d’attente, catégories de billets : la plateforme doit permettre divers scénarios d’inscription – sans détour.
Un check-in numérique rapide évite les files d’attente et améliore l’expérience. Une fonctionnalité intégrée – comme une appli mobile avec scan QR – permet un suivi en temps réel.
Le logiciel doit respecter le RGPD et la législation locale (comme la LPD suisse) et te laisser le plein contrôle de tes données. C’est ton organisation qui doit en être propriétaire.
Tout le monde ne doit pas voir tout. Des rôles et droits d’accès personnalisés (admin, éditeur·trice, lecteur·trice) garantissent sécurité et conformité.
Évite les plateformes où tu risques de perdre le contrôle de tes données. Tu dois en rester le·la propriétaire exclusif·ive – sans pub, sans revente.
En marketing événementiel, ton travail devient beaucoup plus simple si tu peux automatiser autant que possible toute la communication liée à l’événement. Et si tu arrives en plus à personnaliser tes messages selon les différents groupes cibles, rien ne pourra t’empêcher d’offrir une expérience événementielle efficace et unique.
Pour des événements exclusifs ou fermés, des fonctions de contrôle d’accès (inscription sur invitation ou mot de passe) sont indispensables.
La plateforme doit rester stable même avec une forte charge. Vérifie qu’elle est conçue pour gérer de grands événements avec des milliers de participant·e·s.
Une fois ton cahier des charges terminé, tu peux commencer à rechercher des fournisseur·trice·s et demander des offres. Voici quelques pistes utiles :
Demande un compte test pour toi et ton équipe. Évalue l’ergonomie, la flexibilité et les performances. Oniva, par exemple, propose un environnement test complet.
Reproduis un événement type : inscription, communication, check-in, reporting. Cela te permettra de valider les capacités du logiciel dès le départ.
Lance un projet pilote. Cela réduit les risques et aide à convaincre les parties prenantes. Des solutions flexibles comme Oniva conviennent aussi bien à un petit événement ponctuel qu’à un déploiement à grande échelle.
Choisir une plateforme événementielle est une décision stratégique – pas un simple achat. C’est un investissement dans l’efficacité, l’image professionnelle et une meilleure expérience événementielle. Une préparation rigoureuse et des objectifs clairs réduisent les risques et posent les bases d’un déploiement réussi.
Avec le bon outil, tu gagneras du temps, réduiras les coûts et créeras des expériences mémorables pour tes participant·e·s. C’est la clé d’un marketing événementiel performant – aujourd’hui et demain.
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Le 2m2c - Montreux Music and Convention Centre est un centre d'exposition polyvalent au bord du lac Léman. Connu pour le Montreux Jazz Festival, le lieu offre une capacité de 1 500 participant·e·s pour des congrès. Même après les travaux en cours jusqu'en 2025, le lieu reste réputé pour son ambiance unique et sa vue imprenable.
Le centre de congrès Beaulieu à Lausanne se décrit lui-même comme une alliance entre l'ancien et le moderne. Des salles modulaires peuvent accueillir jusqu'à 4 700 participant·e·s. Grâce à deux lignes de bus, le lieu est directement accessible depuis la gare CFF de Lausanne.
Connue principalement comme lieu d'exposition, la Bernexpo offrira à partir de 2025 de nouveaux espaces variés pour la tenue de conférences. Avec la construction du nouveau « Hall des fêtes », des possibilités intéressantes seront disponibles avec une capacité de jusqu'à 1 300 personnes dans une seule salle.
Avec cinq vastes halls et 25 salles de conférence, le Congress Center à Bâle offre de nombreuses possibilités pour divers types d'événements. En plus de sa situation centrale dans le centre-ville de Bâle, le lieu est directement relié au parc des expositions et est ainsi le plus grand centre de congrès en Suisse en termes de superficie.
Situé en Suisse centrale au bord du lac des Quatre-Cantons, le Kultur- und Kongresszentrum Luzern peut accueillir des congrès jusqu'à 2 815 participant·e·s. De nombreuses salles de break-out permettent des sessions parallèles. La salle de concert est mondialement reconnue pour son acoustique exceptionnelle, ce qui en fait un lieu idéal pour une prestation musicale en clôture d'une conférence.
Le Kongresshaus Zurich se considère comme le plus récent centre de congrès de son genre en Suisse. Il est situé directement au bord du lac de Zurich et, grâce à une répartition flexible des salles, il offre des possibilités pour différents types d'événements et des sessions parallèles pour jusqu'à 4 500 participant·e·s. Une terrasse avec une vue imprenable offre des conditions idéales pour des pauses relaxantes.
Le classique dans la ville fédérale de Berne est jusqu'à présent le plus grand centre culturel et de congrès de la région, offrant 28 salles pour la tenue de conférences. La « Arena », la plus grande salle, peut accueillir jusqu'à 1 357 personnes.
Connue pour le salon international de l'automobile, le Palexpo dispose de huit salles de conférence de tailles diverses, avec une capacité maximale de 2 500 participant·e·s. Le lieu établi depuis des années a récemment élargi son offre avec 12 nouvelles salles de conférence à l'automne 2023.
Le SwissTech Convention Center à Ecublens se décrit comme l'un des plus grands centres de congrès de la région du lac Léman. 3 000 participant·e·s peuvent y être accueillis dans jusqu'à trois salles. Le manque de connectivité est compensé par un auditorium moderne et impressionnant.
« The Hall » à Zurich Stettbach offre sur environ 2 000 mètres carrés suffisamment d'espace pour des congrès et des conférences avec jusqu'à 3 051 sièges. La salle annexe peut accueillir jusqu'à 500 personnes pour des sessions parallèles. « The Hall » est situé juste à côté de la gare de Stettbach, ce qui permet un accès rapide depuis Zurich.
ACO Hospitality à Büdelsdorf propose avec l'ACO Academy un centre de congrès moderne avec onze salles équipées de haute qualité, idéales pour les congrès et les séminaires spécialisés. Le hall d'exposition adjacent, d'une surface de 2 900 m², permet d'organiser de grands événements tels que des salons et des expositions. L'architecture ouverte avec de grandes surfaces vitrées crée une atmosphère confortable pour jusqu'à 2 000 participant·e·s, soutenue par une technique audio et vidéo de première classe.
L'Arena Berlin est un lieu événementiel polyvalent situé dans le quartier berlinois d'Alt-Treptow, qui se prête parfaitement à l'organisation de congrès. Le site classé comprend six lieux intérieurs et extérieurs, dont l'Arena Halle de 6 500 m², qui peut accueillir jusqu'à 9 000 personnes et qui impressionne par sa construction de toit en porte-à-faux. Grâce à la flexibilité de son aménagement et à son infrastructure moderne, l'Arena Berlin offre des conditions optimales pour les congrès, les salons et les réunions.
Le CCD Congress Center Düsseldorf est un centre de congrès ultramoderne pouvant accueillir au total jusqu'à 7 500 personnes et disposant de 41 unités d'espace modulaires pouvant être combinées individuellement. Sa situation centrale à Düsseldorf, à seulement 3 km de l'aéroport, et son excellente desserte font du CCD Congress Center Düsseldorf un lieu idéal pour les congrès nationaux et internationaux.
Le CCH - Congress Center Hamburg compte parmi les centres de congrès les plus modernes et les plus grands d'Europe et offre des espaces flexibles pour des manifestations pouvant accueillir jusqu'à 12 000 participant·e·s. Avec une technique événementielle de premier ordre, un design durable et une situation centrale à Hambourg, le CCH crée des conditions optimales pour les congrès et les réunions internationales. L'excellente desserte, l'offre de services étendue et la proximité des hôtels et des offres culturelles en font un choix de premier ordre pour les organisateur·trice·s.
Le CCP CongressCentrum Pforzheim offre des espaces flexibles pour les congrès, les conventions et les événements pouvant accueillir jusqu'à 2 000 participant·e·s dans un emplacement central entre Stuttgart et Karlsruhe. Avec une technique événementielle moderne, des concepts de salles variables et un service de première classe, il crée des conditions idéales pour des congrès professionnels. L'accès direct aux hôtels et la situation pittoresque sur les rives de l'Enz font du CCP un lieu de manifestation attractif dans le Bade-Wurtemberg.
Avec trois centres de congrès et un total de 28 espaces variables, dont dix salles et treize salles de conférence, le Congress Center Essen offre des solutions flexibles pour les congrès et les réunions de différentes tailles. Grâce à la liaison directe avec le Grugahalle et les halls d'exposition, il est possible de réaliser des manifestations pour plusieurs milliers d'invité·e·s. Chaque année, environ 800 événements sont organisés ici pour un total de 80 000 participant·e·s, ce qui souligne la polyvalence et la capacité du centre.
Le Congress Center Leipzig (CCL) est un lieu de congrès de premier ordre qui convainc par son architecture moderne, ses concepts d'espace flexibles et sa liaison directe avec le parc des expositions de Leipzig. Avec des capacités pour des événements de toutes tailles, une technique événementielle de haute qualité et une offre de services complète, le CCL offre des conditions idéales pour les congrès nationaux et internationaux. Son excellente accessibilité et ses liens étroits avec la science, l'économie et la culture en font un lieu de congrès central en Allemagne.
Le HCC Hannover Congress Centrum est un lieu de congrès à la fois traditionnel et moderne, avec des capacités de salles polyvalentes pour des événements de toutes tailles. Avec une technique événementielle ultramoderne, une infrastructure durable et une excellente desserte, il offre des conditions idéales pour les congrès nationaux et internationaux. La combinaison d'une ambiance historique et d'un équipement contemporain fait du HCC un lieu de manifestation unique en son genre au cœur de la capitale du Land de Hanovre.
La HALLE MESSE à Halle (Saale) est un centre événementiel polyvalent, idéal pour les congrès. Avec des halls et des salles de conférence flexibles, pouvant être équipés de sièges individuels et d'extras tels que des podiums et des écrans, elle offre des solutions sur mesure pour les événements. Grâce à son infrastructure moderne et à sa situation centrale, la HALLE MESSE est un lieu attrayant pour des congrès et des réunions réussis.
L'ICM - International Congress Center Messe München est un lieu de congrès ultramoderne qui se distingue par des concepts d'espace flexibles, une technique de premier ordre et une capacité pouvant accueillir jusqu'à 6 000 participant·e·s. Directement relié au parc des expositions de Munich, il offre des conditions idéales pour les congrès internationaux, les conventions et les événements d'entreprise. Avec une infrastructure durable, un service de première classe et une technique événementielle de pointe, l'ICM est une référence en matière d'organisation professionnelle d'événements.
Le BALLHAUSFORUM de l'INFINITY Munich est l'un des plus grands espaces événementiels de la région de Munich et offre, avec son auditorium de 1 340 m² sous une imposante coupole de verre, des conditions idéales pour les congrès et les réunions. Il dispose de concepts d'espaces flexibles pouvant accueillir jusqu'à 1 400 invité·e·s assis en configuration théâtre ou jusqu'à 2 750 personnes avec des tribunes à 360°. En outre, l'hôtel attenant offre 40 autres salles de réunion ainsi que 439 chambres, ce qui permet une intégration parfaite de l'hébergement et de l'événement.
Le centre culturel et de congrès Liederhalle de Stuttgart allie une architecture classée monument historique à un espace de congrès modernisé, offrant ainsi un cadre idéal pour les congrès. Avec 14 salles de réunion flexibles et 5 salles pouvant accueillir jusqu'à 2 100 personnes, il permet d'organiser des événements de types et de tailles très variés. Grâce à sa situation centrale dans le centre-ville de Stuttgart, à la liaison directe avec l'hôtel et à la proximité du site Bosch avec ses magasins, ses restaurants et ses bars, les participants bénéficient de trajets courts et de nombreuses possibilités de loisirs.
La Messe Karlsruhe est un centre événementiel moderne, idéal pour les congrès. Avec quatre salles de spectacle et la place des fêtes, le centre de congrès offre des concepts d'espace flexibles pour des événements de toutes tailles. Le Centre de Conférences de la Foire dispose de 12 salles de séminaire modernes et peut accueillir jusqu'à 3 152 participant·e·s dans une seule salle.
La foire de Magdebourg est un centre d'exposition et de congrès moderne situé en Saxe-Anhalt, idéal pour les congrès. Avec trois halls, qui offrent ensemble une surface d'exposition couverte de 9 000 m², et un centre de congrès attenant, elle permet d'organiser de manière flexible des manifestations pouvant accueillir jusqu'à 2 314 personnes en rangées de sièges. Grâce à son équipement technique de haut niveau et à ses concepts d'espaces variables, la Messe Magdeburg offre des conditions optimales pour des congrès et des réunions réussis.
Avec cinq salles, sept salons, quatre salles de groupe et deux foyers, le Congress Centrum Bremen offre des espaces flexibles pour les congrès et les réunions de différentes tailles. L'architecture postmoderne et les détails ludiques créent une atmosphère accueillante pour les échanges professionnels. Grâce à sa situation centrale à Brême et à sa connexion avec le Maritim Hotel Bremen, les organisateur·trice·s et les participants bénéficient de trajets courts et d'une infrastructure confortable.
La Musik- und Kongresshalle Lübeck (MUK) est un centre événementiel multifonctionnel qui, avec ses 15 salles pouvant accueillir de 10 à 3 500 personnes, offre de nombreuses possibilités pour les congrès, les réunions et les salons. La répartition flexible des espaces permet des solutions sur mesure pour différents formats d'événements. Avec une surface totale de 4 000 m² et une capacité allant jusqu'à 2 000 personnes, le MUK est idéal pour les événements les plus divers.
La Rheingoldhalle à Mayence est un centre de congrès moderne avec un total de 9 000 m² de surface événementielle flexible et plus de 20 salles de réunion, dont certaines sont inondées de lumière et offrent une vue sur le Rhin. La plus grande salle, la Kongress-Saal, dispose d'une surface de 1 744 m² et peut accueillir jusqu'à 2 144 personnes, selon la disposition des sièges. Grâce à sa rénovation qui s'achèvera en 2021, le Rheingoldhalle offre une technique moderne, un équipement durable et des concepts d'espace flexibles qui conviennent parfaitement aux congrès et aux réunions.
Le RuhrCongress Bochum est un centre événementiel moderne situé au cœur de la région de la Ruhr, idéal pour les congrès. Avec des locaux flexibles et ultramodernes, il offre le cadre parfait pour des événements de tout type et de toute taille, de l'économie aux sciences en passant par les salons professionnels. Grâce à une infrastructure de premier ordre, à une technique événementielle de pointe et à une logistique bien pensée, vos visions se concrétisent de manière professionnelle.
La Schwabenlandhalle à Fellbach, près de Stuttgart, est un centre culturel, de congrès et de conférences polyvalent, idéal pour les congrès. Avec un total de neuf salles lumineuses et entièrement équipées techniquement, elle offre des espaces flexibles pour des événements de toutes tailles. La plus grande salle, la Hölderlinsaal, dispose d'une surface de plus de 1 100 m² et peut accueillir jusqu'à 1 400 personnes en rangées de chaises, ce qui la rend particulièrement adaptée aux grands congrès et réunions.
Le Tempodrom à Berlin est un lieu événementiel multifonctionnel à l'architecture impressionnante, qui se prête parfaitement à l'organisation de congrès. La Grande Arène, le cœur du Tempodrom, peut accueillir jusqu'à 4 200 invité·e·s et dispose d'éléments d'espace flexibles qui créent des espaces libres variables pour différents formats d'événements tels que les réunions et les congrès. Grâce à sa situation centrale, à proximité immédiate de la Potsdamer Platz, et à son équipement moderne, le Tempodrom offre des conditions optimales pour des congrès et des événements réussis.
Le Uber Eats Music Hall à Berlin est une salle de spectacle ultramoderne, idéale pour les congrès et les événements d'entreprise. Avec une capacité allant jusqu'à 4 350 personnes sans sièges et environ 2 250 personnes avec sièges, il offre des concepts d'espace flexibles pour différents formats d'événements. La salle dispose d'une acoustique optimale, de lignes de vue idéales et d'une technique événementielle de pointe, ce qui en fait un lieu polyvalent pour les réunions, les présentations de produits et les fêtes d'entreprise.
La myticket Jahrhunderthalle à Francfort-sur-le-Main est l'une des plus grandes initiatives culturelles privées d'Europe et offre, avec sa salle en forme de coupole et plusieurs salles de conférence, de nombreuses possibilités pour les congrès et les réunions. La salle en forme de coupole dispose d'une surface de 4 800 m² et peut accueillir jusqu'à 3 000 personnes, ce qui la rend idéale pour les grands congrès. En outre, la salle offre une technologie moderne et des concepts d'espace flexibles qui peuvent être adaptés aux exigences de différents événements.
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