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Un marketing événementiel professionnel nécessite le bon Logiciel de gestion d'événements. La recherche d’une plateforme événementielle peut prendre du temps. Ce guide te montre donc comment identifier professionnellement la solution de gestion d’événements adaptée à ton organisation – des premières questions jusqu’au choix final du prestataire.
Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.
Choisir la bonne plateforme événementielle nécessite un processus d'évaluation structuré couvrant les exigences fonctionnelles, les capacités d'intégration, la sécurité des données, la scalabilité et le coût total de possession. Ce guide t'accompagne à travers chaque étape du processus de sélection — de l'identification des besoins internes et la création d'un cahier des charges, jusqu'aux démos et comparaisons de fournisseur·euse·s, et à la recommandation finale aux décideur·euse·s. Une évaluation rigoureuse réduit le risque de choisir un outil inadapté à la complexité ou au volume événementiel de ton organisation.
Le marketing événementiel fait partie intégrante du mix marketing pour de nombreuses entreprises. Selon une étude menée en 2018 par Harvard Business Review Analytic Services, 54 % des entreprises B2B interrogées indiquaient obtenir un meilleur retour sur investissement (ROI) via les événements que par d’autres canaux marketing. Les événements offrent des opportunités uniques en matière de fidélisation, de positionnement de marque et de génération de leads – surtout à une époque où les expériences personnelles et les rencontres en présentiel prennent de la valeur.
Malgré cette importance stratégique, de nombreuses organisations utilisent encore des outils non conçus pour le marketing événementiel professionnel. Tableurs Excel, processus manuels et systèmes non connectés entraînent des inefficacités, des erreurs et une mauvaise expérience utilisateur – aussi bien pour les organisateur·trice·s que pour les participant·e·s.
Dans le cadre de la transformation numérique, de plus en plus d’organisations envisagent aujourd’hui d’introduire un logiciel de gestion d’événements professionnel. Ce guide t’aide à gagner du temps, à clarifier tes besoins et à structurer ton évaluation de manière efficace et durable. En tant que fournisseur·trice de la plateforme événementielle tout-en-un Oniva, nous comprenons les besoins des organisations modernes et partageons volontiers notre expérience.
Avant de comparer des outils ou des fournisseur·trice·s, il est essentiel de clarifier les conditions internes et tes objectifs. Voici quelques questions qui t’aideront à établir un profil de besoins solide :
Répondre à ces questions demande un certain effort initial – mais te fera gagner du temps et des ressources plus tard. Plus tu définis tes besoins avec précision, plus l’évaluation, la mise en œuvre et l’adoption de la plateforme seront simples et efficaces.
Surtout pour les grandes organisations, l’évaluation des solutions logicielles s’appuie souvent sur un cahier des charges structuré. Celui-ci peut comprendre les éléments suivants :
Classe tes besoins en trois catégories : « Indispensable », « Souhaitable » et « Optionnel ». Attribue une note de 0 (non satisfait) à 3 (entièrement satisfait). Les fournisseur·trice·s peuvent aussi indiquer si des fonctions manquantes sont réalisables sur mesure.
Utilise les réponses aux questions précédentes pour décrire clairement la situation actuelle. Cela permet aux fournisseur·trice·s de mieux comprendre tes besoins et de proposer une solution adaptée.
Compare les fournisseurs de manière objective : taille de l’entreprise, projets de référence, certifications ISO, lieux d’hébergement (par ex. Suisse), pratiques en matière de durabilité.
Détaille les cas d’usage et les fonctionnalités associées : invitations, inscriptions, communication, intégration des paiements, etc. Priorise chaque fonction (« Indispensable », « Souhaitable », « Optionnel »).
Incluent la protection des données, la disponibilité du système, les horaires de support, l’accessibilité (WCAG 2.1), et les standards d’hébergement. Porte une attention particulière à la localisation des données et aux certifications (ex. ISO 27001).
Une plateforme événementielle moderne va bien au-delà de la simple gestion de listes d’invité·e·s. Voici les fonctionnalités clés qu’un outil professionnel doit couvrir :
Une interface intuitive est essentielle – surtout si les utilisateur·trice·s ne gèrent que quelques événements. Plus l’outil est simple, plus il sera adopté.
Tu dois pouvoir refléter ton identité visuelle de manière cohérente : logos, polices, couleurs, domaine personnalisé et adresse e-mail d’envoi.
Sessions parallèles, réservations exclusives, capacités, listes d’attente, catégories de billets : la plateforme doit permettre divers scénarios d’inscription – sans détour.
Un check-in numérique rapide évite les files d’attente et améliore l’expérience. Une fonctionnalité intégrée – comme une appli mobile avec scan QR – permet un suivi en temps réel.
Le logiciel doit respecter le RGPD et la législation locale (comme la LPD suisse) et te laisser le plein contrôle de tes données. C’est ton organisation qui doit en être propriétaire.
Tout le monde ne doit pas voir tout. Des rôles et droits d’accès personnalisés (admin, éditeur·trice, lecteur·trice) garantissent sécurité et conformité.
Évite les plateformes où tu risques de perdre le contrôle de tes données. Tu dois en rester le·la propriétaire exclusif·ive – sans pub, sans revente.
En marketing événementiel, ton travail devient beaucoup plus simple si tu peux automatiser autant que possible toute la communication liée à l’événement. Et si tu arrives en plus à personnaliser tes messages selon les différents groupes cibles, rien ne pourra t’empêcher d’offrir une expérience événementielle efficace et unique.
Pour des événements exclusifs ou fermés, des fonctions de contrôle d’accès (inscription sur invitation ou mot de passe) sont indispensables.
La plateforme doit rester stable même avec une forte charge. Vérifie qu’elle est conçue pour gérer de grands événements avec des milliers de participant·e·s.
Une fois ton cahier des charges terminé, tu peux commencer à rechercher des fournisseur·trice·s et demander des offres. Voici quelques pistes utiles :
Demande un compte test pour toi et ton équipe. Évalue l’ergonomie, la flexibilité et les performances. Oniva, par exemple, propose un environnement test complet.
Reproduis un événement type : inscription, communication, check-in, reporting. Cela te permettra de valider les capacités du logiciel dès le départ.
Lance un projet pilote. Cela réduit les risques et aide à convaincre les parties prenantes. Des solutions flexibles comme Oniva conviennent aussi bien à un petit événement ponctuel qu’à un déploiement à grande échelle.
Choisir une plateforme événementielle est une décision stratégique – pas un simple achat. C’est un investissement dans l’efficacité, l’image professionnelle et une meilleure expérience événementielle. Une préparation rigoureuse et des objectifs clairs réduisent les risques et posent les bases d’un déploiement réussi.
Avec le bon outil, tu gagneras du temps, réduiras les coûts et créeras des expériences mémorables pour tes participant·e·s. C’est la clé d’un marketing événementiel performant – aujourd’hui et demain.
Lors du choix d'une plateforme événementielle, il convient de se concentrer sur des critères tels que la gestion des confirmations de présence, la gestion des participants, les intégrations, la protection des données et l'évolutivité. Il est également important que la plateforme s'adapte aussi bien aux processus internes qu'aux futurs besoins de l'entreprise en matière d'événements.
Une évaluation structurée permet de comparer objectivement différents fournisseurs et d’éviter les mauvaises décisions. Grâce à des critères clairs, à une concertation interne avec les parties prenantes et à des phases de test, il est possible de mieux évaluer les fonctionnalités, la convivialité et les exigences techniques.
Outre l'équipe événementielle, il convient souvent d'impliquer les services informatiques, marketing, protection des données, achats et d'autres parties prenantes concernées. Cela permet de s'assurer que les exigences tant techniques qu'organisationnelles sont prises en compte et que la mise en place de la plateforme est couronnée de succès à long terme.
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