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Mit diesen Tipps meisterst du die Komplexität deiner Event Registration

Die Organisation eines Events kann eine herausfordernde Aufgabe sein, besonders wenn es um die Event Registration geht. Während eine einfache Anmeldung schnell eingerichtet ist, kann die Komplexität schnell zunehmen, wenn unterschiedliche Anmeldeoptionen für verschiedene Zielgruppen erforderlich sind. In diesem Beitrag werden wir dir Schritt für Schritt zeigen, wie du diese Komplexität erfolgreich bewältigen kannst.

Frau am Laptop
Anna Fredholm
May 7, 2024
5 Min
Frau am Laptop

1. Schritt: Eine klare Auslegeordnung erstellen

Bevor du mit der eigentlichen Konfiguration der Event Registration beginnst, ist es wichtig, eine klare Auslegeordnung zu erstellen. Beginne damit, die verschiedenen Zielgruppen zu identifizieren, für die der Event relevant ist. Das könnten beispielsweise interne Mitarbeiter, externe Kunden oder besondere VIP-Gäste sein. Sobald du die Zielgruppen definiert hast, notiere alle möglichen Anmeldeoptionen, die für jede Gruppe relevant sein könnten. Dies könnte die Auswahl verschiedener Sessions, Tage oder zusätzliche Dienstleistungen wie Hotelübernachtungen umfassen. Denke auch an zusätzliche Informationen, die du von den Teilnehmenden benötigst, wie etwa Essenspräferenzen oder andere spezielle Anforderungen.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Identifizierung von Abhängigkeiten und Regeln. Vielleicht gibt es bestimmte Einschränkungen oder Voraussetzungen, die beachtet werden müssen, wie zum Beispiel die Buchung von bestimmten Sessions nur für eine bestimmte Zielgruppe.

 

2. Schritt: Erstellung einer Buchungsmatrix

Sobald du alle relevanten Informationen gesammelt hast, ist es hilfreich, eine Buchungsmatrix zu erstellen. Diese Matrix dient als visuelle Darstellung der verschiedenen Anmeldeoptionen für jede Zielgruppe. Eine solche Matrix ermöglicht es dir, die Buchungslogik klar zu strukturieren und potenzielle Probleme oder Lücken im Anmeldeprozess frühzeitig zu erkennen. Eine mögliche Buchungsmatrix könnte wie folgt aussehen:

Buchungsmatrix Event Registration

3. Schritt: Konfiguration der Event Registration

Nachdem die Buchungsmatrix erstellt wurde, geht es darum, die Event Registration entsprechend zu konfigurieren. Hierfür ist eine geeignete Event Management Software von Vorteil, die die komplexe Logik abbilden kann. Idealerweise sollte das Tool flexible Kontingente, die Möglichkeit zur Konfiguration verschiedener Berechtigungsgruppen und flexibel, anpassbare Anmeldeformulare bieten.

Falls du keine spezielle Event Management Software verwendest, ist es wichtig, dass du die Anmeldung für jede Zielgruppe separat gestaltest. Das bedeutet, getrennte Anmeldeformulare und individuelle Event-Websites für jede Zielgruppe zu erstellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies schnell zu einem Verlust der Übersicht und Kontrolle über den Anmeldeprozess führen kann.

4. Schritt: Berücksichtigung von Mehrsprachigkeit

Eine zusätzliche Herausforderung bei der Event Registration ist die Mehrsprachigkeit, insbesondere wenn die Zielgruppen in verschiedenen Sprachen kommunizieren. In diesem Fall ist es wichtig, ein Eventtool zu wählen, das eine nahtlose Integration von mehreren Sprachen ermöglicht. Dadurch kannst du mehrsprachige Anmeldeformulare pro Zielgruppe vermeiden und die Komplexität reduzieren.

5. Schritt: Testen und überprüfen

Bevor du deine Veranstaltung bewirbst, ist es unerlässlich, die verschiedenen "User Journeys" gründlich zu testen. Stelle sicher, dass alle Konditionen und Regeln korrekt konfiguriert sind und der Anmeldeprozess reibungslos funktioniert. Dies umfasst auch eine Überprüfung der Anmeldeformulare, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst werden können.

Indem du diese Schritte befolgst, kannst du die Komplexität der Event Registration effektiv bewältigen und einen reibungslosen Anmeldeprozess für deine Veranstaltung sicherstellen.

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