Durch Klicken auf "Erlauben" stimmst du der Speicherung von Cookies auf deinem Gerät zu, um die Seitennavigation zu verbessern, die Nutzung der Website zu analysieren und unsere Marketingbemühungen zu unterstützen. Weitere Informationen findest du in unseren Cookie Richtlinien.
Decoratives Icon

Oniva Event Blog

Hilfreiche Informationen für Event Verantwortliche.
Entdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.

Decoratives Icon

Digitale vs. physische Eventeinladung – das sind die Vor- und Nachteile

Viele Event-Verantwortliche stellen sich vor dem Event die Frage, ob die Eventeinladung in physischer oder digitaler Form zugestellt werden soll. Ob physisch oder digital, beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Auch eine Kombination kann sinnvoll sein.

Ein Bild einer Eventeinladung
Anna Fredholm
April 10, 2024
8 Min
Ein Bild einer Eventeinladung

Was ist eine physische Eventeinladung?

Eine physische Eventeinladung ist eine gedruckte Einladung, die in Papierform verschickt wird, um Personen zu einer bestimmten Veranstaltung einzuladen. Physische Einladungen werden häufig für Veranstaltungen wie Firmenjubiläen, Produkt-Launches oder andere spezifische Kunden- und Marketingevents verwendet.

Welche Vorteile bietet eine physische Eventeinladung?

  1. Persönlicher Eindruck: Eine gedruckte Einladung vermittelt einen persönlichen Eindruck. Sie zeigt, dass der Gastgeber Zeit und Mühe investiert hat, um die Gäste auf traditionelle Weise einzuladen.
  2. Einzigartigkeit und Individualität: Physische Einladungen können individuell gestaltet werden, um das Thema oder den Stil des Events widerzuspiegeln. Dies kann durch die Auswahl von Papierarten, Farben, Drucktechniken und anderen kreativen Elementen geschehen.
  3. Erinnerungswert: Eine gedruckte Einladung dient als physische Erinnerung an das Ereignis. Die Gäste können sie aufbewahren und sie möglicherweise als Andenken an das Ereignis behalten.
  4. Höhere Aufmerksamkeit: Physische Einladungen haben tendenziell eine höhere Aufmerksamkeitsspanne als digitale Einladungen, da Briefpost seltener wird.

Welche Nachteile bietet eine physische Eventeinladung?

  1. Kosten: Die Herstellung und der Versand von physischen Einladungen können teuer sein, insbesondere wenn hochwertige Materialien und spezielle Drucktechniken verwendet werden.
  2. Zeitlicher Aufwand für Event-Verantwortliche: Die Erstellung und der Versand physischer Einladungen erfordern Zeit und Planung.
  3. Fehlende Adressdaten: Eine aktuelle Postanschrift ist oftmals nicht bei allen Gästen der Zielgruppe vorhanden. Auch die Rückmeldung, ob eine Person für ein Unternehmen nicht mehr tätig ist, kommt selten zurück beim physischen Einladungsversand.
  4. Höherer Aufwand für Teilnehmende: Sofern für die Anmeldung ein physischer Rückversand einer Antwortkarte notwendig ist, generiert dies ein höherer Aufwand für Teilnehmende und kann dadurch zu einer tieferen Anmeldequote führen.
  5. Verzögerungen: Physische Einladungen können Verzögerungen beim Versand erleiden, insbesondere wenn sie international versendet werden oder wenn es Probleme mit der Postzustellung gibt. Dies kann dazu führen, dass Gäste die Einladungen nicht rechtzeitig erhalten.
  6. Umweltauswirkungen: Die Produktion von Papier hat Auswirkungen auf die Umwelt, insbesondere wenn nicht nachhaltige Materialien verwendet werden und der Einladungsprozess nicht umweltfreundlich gestaltet ist.
  7. Geringere Flexibilität: Im Vergleich zu digitalen Einladungen bieten physische Einladungen weniger Flexibilität bei der Aktualisierung von Informationen oder dem Hinzufügen von Last-Minute-Details.

Trotz der überwiegenden Nachteilen kann eine physische Eventeinladung die passende Wahl sein. Insbesondere dann, wenn die Einladung ein Bestandteil des Eventkonzepts darstellt.

Was ist eine digitale Eventeinladung?

Eine digitale Eventeinladung ist eine Einladung zu einem Event, die elektronisch erstellt und verschickt wird, statt in gedruckter Papierform. Diese Art von Einladung wird häufig per E-Mail, Messaging-Dienste oder über soziale Medien versendet.

Welche Vorteile bietet eine digitale Eventeinladung?

  1. Kosteneffizienz: Digitale Einladungen entfallen die Kosten für Papier, Druck, Umschläge und Porto, was sie zu einer kostengünstigeren Option macht, insbesondere für Veranstaltungen mit einer großen Zielgruppe.
  2. Übersicht in Echtzeit und Kontrolle: Mit digitalen Einladungen können Veranstalter die Rückmeldungen der Gäste in Echtzeit verfolgen und digital verwalten. Dies erleichtert die Planung und Organisation des Events.
  3. Schnelle Verbreitung: Digitale Einladungen können sofort verschickt werden, was eine schnellere und effizientere Verbreitung ermöglicht. Dies ist besonders praktisch für Last-Minute-Einladungen oder Ereignisse mit einem engen Zeitplan.
  4. Nahtloses Anmeldeerlebnis: Digitale Einladungen enthalten in der Regel direkte Anmeldelinks, die es den Gästen ermöglichen direkt auf die Einladung zu antworten. Zusätzlich kann mit einem individuellen Eventlink ein persönliches Anmeldeerlebnis geschaffen werden.
  5. Umweltfreundlichkeit: Da keine physischen Materialien verwendet werden, haben digitale Einladungen einen geringeren ökologischen Fußabdruck und sind umweltfreundlicher als gedruckte Einladungen.
  6. Anpassungsfähigkeit: Digitale Einladungen bieten eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten, von verschiedenen Designs und Layouts bis hin zu personalisierten Nachrichten.
  7. Höhere Reichweite: Da digitale Einladungen online verschickt werden, können sie problemlos an Gäste auf der ganzen Welt gesendet werden, ohne dass zusätzliche Versandkosten oder Lieferzeiten anfallen.

Welche Nachteile bietet eine digitale Eventeinladung?

  1. Technische Herausforderungen: Beim Versand von Einladungen per Email müssen gewisse Rahmenbedingungen erfüllt sein. Lese hierzu auch unseren Blogbeitrag zum Thema 8 Tipps für eine hohe Zustell- und Öffnungsrate von Eventeinladungen.
  2. Keine Haptik: Im Vergleich zu physischen Einladungen bieten digitale Einladungen keine Wahrnehmung durch den Tastsinn.
  3. Geringerer Erinnerungswert: Im Vergleich zu physischen Einladungen können digitale Einladungen leichter vergessen oder übersehen werden, da sie weniger präsent sind und nicht als physische Erinnerung an den Event dienen.
  4. Eingeschränkter Zugang: Nicht alle potenziellen Gäste haben Zugang zu E-Mail oder sozialen Medien. Insbesondere bei Unternehmen mit einem hohen Anteil an Mitarbeitern ohne Firmen-Email-Adresse oder bei älteren Personen. Dadurch könnten einige potenzielle Gäste von der Einladung ausgeschlossen werden.

Die Vorteile der digitale Event-Einladungen überwiegen klar. Insbesondere auch darum, weil die Event-Kommunikation nach dem Einladungsversand noch nicht abgeschlossen ist. Wenn weitere Kommunikationen wie Erinnerungs-Email oder zum Beispiel der Versand von letzten Event-Informationen geplant sind, ist der digitale Weg kostengünstiger, flexibler und schneller.

Wie kann eine physische und digitale Eventeinladung kombiniert werden?

Eine interessante Möglichkeit ist die Kombination einer physischen Eventeinladung mit einer digitalen Eventanmeldung. In diesem Fall wird die physische Eventeinladung mit einem QR-Code zur Eventanmeldeseite kombiniert. Dies Variante bietet den Vorteil, dass Teilnehmende sich direkt über ihr Smartphone anmelden können und Event Verantwortliche Rückmeldungen in Echtzeit erhalten. Eine Steigerung dieser Variante ist die Integration eines individuellen QR-Codes pro Gast, um ein persönliches Anmeldeerlebnis zu bieten.

Fazit

Physische Einladungen bestechen durch ihren persönlichen Eindruck, ihre Einzigartigkeit und ihren Erinnerungswert. Sie sind jedoch kostenintensiv und erfordern einen höheren zeitlichen Aufwand. Zudem können Verzögerungen beim Versand auftreten und die Adressdaten der Gäste müssen aktuell gehalten werden.

Digitale Einladungen hingegen zeichnen sich durch ihre Kosteneffizienz, schnelle Verbreitung und Umweltfreundlichkeit aus. Sie bieten ein nahtloses Anmeldeerlebnis, eine leichte Verwaltung von Rückmeldungen und eine höhere Reichweite.

Wenn die Haptik der Eventeinladung Teil des Eventkonzepts ist, so empfiehlt sich physische und digitale Elemente zu kombinieren, um ein optimales Einladungserlebnis zu bieten.

Automatisiere deine Eventkommunikation mit Oniva

Entdecke die Möglichkeiten der Eventkommunikation von Oniva für deine Events.

Hilfreiche Informationen für Event Verantwortliche

Entdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.