Die folgenden 10 Anforderungen helfen dir dabei, deine Checkliste zu vervollständigen:

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1. Einfache Bedienung

Oftmals ist es in Unternehmen so, dass Mitarbeiter nicht tagtäglich für die Organisation von Veranstaltungen beauftragt werden. Insbesondere in diesem Fall sollte die Bedienung der Lösung intuitiv sein und einfachere Veranstaltungen sollten ohne Schulungsaufwand erfasst werden können.

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2. Individuelles CI/CD

Als Veranstalter eines Firmenevents ist deine Organisation der Absender. Dies sollte bereits beim Einladungsversand und bei der entsprechenden Eventseite erkennbar sein. Schaue also, dass eure individuelle Corporate Identity und euer Corporate Design möglichst nahtlos in die Lösung integriert werden kann.

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3. Flexible Buchungsoptionen

Eine einfache Anmeldemöglichkeit kann in der Regel mit verschiedensten Lösungen abgedeckt werden. Was jedoch, wenn es mehrere Anmeldemöglichkeiten wie Sessions oder unterschiedliche Tage gibt? In diesem Fall solltest du darauf achten, dass die Event Lösung deinen Anwendungsfall abdecken kann.

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4. Integrierte Check-in Lösung

Erfahrene Event Verantwortliche wissen, dass nach der Registrierung für eine Veranstaltung das Teilnehmer Management noch nicht erledigt ist. Der Zutritt zur Veranstaltung muss ein integrierter und automatisierter Teil der Lösung sein. So kann sichergestellt werden, dass das Besuchererlebnis möglichst einfach und durchgehend ist. Zu beachten ist, dass bei einer Veranstaltung niemand gerne lange ansteht. Eine leistungsfähige Zutrittslösung ist daher ein Muss-Kriterium für die zukünftige Event Management Lösung.

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5. Transparente Datenhaltung

Im Zeitalter von verschärften Datenschutzgesetzen ist die Organisation oder die Veranstalterin für die Daten der Teilnehmenden verantwortlich. Seit der Einführung der schweizerischen und europäischen Datenschutz-Grundverordnung werden Unternehmen in die Pflicht genommen. Entsprechend benötigst du transparente Informationen darüber, wo und wie die Daten deiner Teilnehmer gespeichert werden. Die Lösung sollte deshalb die Mindestanforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Compliance erfüllen.

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6. Flexible Benutzerverwaltung

Teilnehmer- oder Veranstaltungsdaten können auch innerhalb von Organisationen sensibel sein. Eine gut durchdachte Benutzerverwaltung hilft dir dabei, die Rechte an Event Administratoren so zu verteilen, dass Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten nur den autorisierten Personen zugänglich sind.

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7. Datenhoheit

Kostenlose Plattformen für Teilnehmermanagement können aus Kostensicht verlockend sein. Die Kontrolle über die eigenen Daten ist dort jedoch oftmals nicht gewährleistet. Über deine Kundendaten solltest du jedoch vollumfänglich Kontrolle haben und deren Eigentümer sein.

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8. Automatisierte & individuelle Kommunikation

Nach einer Registrierung erhält der Besucher in der Regel eine automatisierte Bestätigung der Anmeldung. Achte darauf, dass diese Bestätigung von dir individuell gestaltet werden kann. Nur so kannst du auf dein spezifisches Kommunikationskonzept der Veranstaltung eingehen und die Ansprache personalisieren.

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9. Eingeschränkte Anmeldeoptionen

Bei Business Events gibt es immer wieder die Anforderung, dass nicht jeder an einer Veranstaltung teilnehmen darf. Achte daher darauf, dass die Lösung die Möglichkeit bietet, den Zugriff zur Anmeldung für ausgewählte Personen einzuschränken.

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10. Hohe Belastbarkeit

Vielleicht organisierst du heute eher kleinere Firmenevents, mit vielleicht bis zu 50 Teilnehmern. Denke trotzdem daran, dass der Tag kommen kann, an dem du das Firmenjubiläum mit bis zu 2'000 Besuchern organisieren musst. In einem solchen Fall soll deine Lösung einer hohen Belastbarkeit standhalten. Erkunde dich daher beim Lösungsanbieter nach den Leistungswerten bezüglich Anzahl gleichzeitig, möglicher Teilnehmer. So stellst du sicher, dass beim Buchungsprozess keine Frustrationen entstehen.

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Zu diesen genannten Anforderungen gibt es oftmals noch weitere individuelle oder spezifische Bedürfnisse. Umfragen unter den zukünftigen Nutzern deiner Event Management Lösung oder Gespräche mit Unternehmen, welche ihre Eventprozesse bereits vollständig digitalisiert haben, tragen dazu bei, dass bei deiner Anforderungsliste nichts vergessen geht.