Anna Fredholm
Hilfreiche Informationen für Event Verantwortliche.
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Die Digitalisierung macht auch vor Firmenanlässen nicht halt. Lösungen für digitales Teilnehmermanagement helfen Event Managern in Unternehmen, sowohl Zeit als auch Geld zu sparen und verhelfen deinen Gästen zudem zu einem nahtlosen Besuchererlebnis. Heute gibt es bereits verschiedene Plattformen, Software und Tools, die dabei helfen Firmenevents effizienter zu organisieren. Doch bevor du eine Auswahl triffst, solltest du die Angebote detailliert prüfen und mit den individuellen Bedürfnissen deiner Organisation abgleichen.
Oftmals ist es in Unternehmen so, dass Mitarbeiter nicht tagtäglich für die Organisation von Veranstaltungen beauftragt werden. Insbesondere in diesem Fall sollte die Bedienung der Event Management Software intuitiv sein und einfachere Veranstaltungen sollten ohne Schulungsaufwand erfasst werden können.
Als Event Manager eines Firmenevents ist deine Organisation der Absender. Dies sollte bereits beim Event-Einladungsversand und bei der entsprechenden Event Website erkennbar sein. Schaue also, dass eure individuelle Corporate Identity und euer Corporate Design möglichst nahtlos in die Event Lösung integriert werden kann.
Eine einfache Event-Anmeldemöglichkeit kann in der Regel mit verschiedensten Lösungen abgedeckt werden. Was jedoch, wenn es mehrere Anmeldemöglichkeiten wie Sessions oder unterschiedliche Tage oder gar Regeln gibt? In diesem Fall solltest du darauf achten, dass die Event Management Software deinen Anwendungsfall abdecken kann.
Erfahrene Event Manager wissen, dass nach der Event Registration für eine Veranstaltung das Teilnehmermanagement noch nicht erledigt ist. Der Zutritt zur Veranstaltung muss ein integrierter und automatisierter Teil der Event Management Software sein. So kann sichergestellt werden, dass das Besuchererlebnis möglichst einfach und durchgehend ist. Zu beachten ist, dass bei einer Veranstaltung niemand gerne lange ansteht. Eine leistungsfähige Event Check-in Lösung ist daher ein Muss-Kriterium für die Auswahl der zukünftigen Event Management Software.
Im Zeitalter von verschärften Datenschutzgesetzen ist die Organisation oder Event Manager für die Daten der Teilnehmenden verantwortlich. Seit der Einführung der schweizerischen und europäischen Datenschutz-Grundverordnung werden Unternehmen in die Pflicht genommen. Entsprechend benötigst du transparente Informationen darüber, wo und wie die Daten deiner Teilnehmenden gespeichert werden. Die Event Management Software sollte deshalb die Mindestanforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Compliance erfüllen.
Persönliche Daten von Teilnehmenden oder Veranstaltungsdaten können auch innerhalb von Organisationen sensibel sein. Eine gut durchdachte Benutzerverwaltung hilft dir dabei, die Rechte an Event Administratoren so zu verteilen, dass persönliche Teilnehmendendaten und Veranstaltungsdaten nur autorisierten Personen zugänglich sind.
Kostenlose Plattformen für Teilnehmermanagement können aus Kostensicht verlockend sein. Die Kontrolle über die eigenen Daten ist dort jedoch oftmals nicht gewährleistet. Über deine Kundendaten solltest du vollumfänglich Kontrolle haben und deren Eigentümer sein.
Nach einer Event Registration erhalten Teilnehmende in der Regel eine automatisierte Buchungsbestätigung für die Event-Anmeldung. Achte darauf, dass diese Bestätigung von dir individuell gestaltet werden kann. Nur so kannst du auf dein spezifisches Kommunikationskonzept der Veranstaltung eingehen und die Ansprache personalisieren.
Bei Business Events gibt es immer wieder die Anforderung, dass die Teilnahme an der Veranstaltung auf eine Zielgruppe eingeschränkt ist. Achte daher darauf, dass die Event Management Software die Möglichkeit bietet, den Zugriff zur Event-Anmeldung für ausgewählte Personen einzuschränken.
Vielleicht organisierst du heute eher kleinere Firmenevents, mit vielleicht bis zu 50 Teilnehmenden. Denke trotzdem daran, dass der Tag kommen kann an dem du das Firmenjubiläum mit bis zu 2'000 Besuchern organisieren musst. In einem solchen Fall muss deine Event Management Software einer hohen Belastbarkeit standhalten. Erkunde dich daher beim Software-Anbieter nach den Leistungswerten bezüglich Anzahl gleichzeitig, möglichen Teilnehmenden. Prüfe auch, ob Buchungsnummern nicht mehrfach gebucht werden können, andernfalls besteht die Gefahr einer Überbuchung deines Events. Mit diesen Abklärungen stellst du sicher, dass beim Buchungsprozess keine Frustrationen entsteht.
Zu diesen genannten Anforderungen gibt es oftmals noch weitere individuelle oder spezifische Bedürfnisse einer Organsation beim Auswahl einer Event Management Software. Umfragen unter den zukünftigen Nutzern deiner Event Management Software oder Gespräche mit Unternehmen, welche ihre Eventprozesse bereits vollständig digitalisiert haben tragen dazu bei, dass bei deiner Anforderungsliste nichts vergessen geht.
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