Bestehende Lösungen innerhalb eines Unternehmens erfüllen jedoch oftmals nicht die Anforderungen an ein professionelles Event Marketing. Im Zuge der Automatisierung von Geschäftsprozessen durch digitale Lösungen wird daher vermehrt der Einsatz einer professionellen Event Management Software geprüft. Aus diesem Grund haben wir ein Template entwickelt, das Unternehmen bei der Suche nach einer geeigneten Event Management Software unterstützen soll.

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Die zentralen Fragestellungen zu Beginn

Bevor du mit der Suche nach einer Lösung beginnst, solltest du die folgenden Kernfragen beantworten:

• Was sind die Aktivitäten des Unternehmens im Bereich Event Marketing?
• Welche Arten von Events sollen professionalisiert werden?
  
• Mit welchen Problemen und Herausforderungen sind Event Manager heute konfrontiert?
  
• Welche hauptsächlichen Ziele sollen mit der Anschaffung einer Event Management Software erreicht werden?
  
• Soll die Lösung nur externe Events abdecken, oder können auch interne Veranstaltungen von der Zentralisierung und Zeitersparnis profitieren?
• Wie sieht das Mengengerüst bezüglich Anzahl Events und Anzahl Teilnehmenden aus?
  
• Wer sollen die Hauptnutzenden des Systems sein?
  
• Wie gestaltet sich der typische Event Prozess heute aus Sicht Event Manager und Teilnehmenden?
  
• Welche bestehenden Umsysteme sollen mit der Lösung verbunden werden?
  
• Welche generellen, internen Anforderungen an Software Lösungen existieren?
  

Die Erarbeitung der Antworten erfordert einen initialen Zeitaufwand, hilft aber einerseits bei der Auswahl der richtigen Lösung und anderseits bei der potenziellen Skalierung der Lösung innerhalb einer gesamten Organisation.

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Die wichtigsten Inhalte der Software Evaluation

Generell kann der Anforderungskatalog in die nachfolgende Struktur aufgeteilt werden.

Definition der Anforderungskriterien

Einleitend sollten die Messkriterien der Anforderungen definiert werden. Es eignet sich eine Klassifizierung der Anforderungen nach "Muss, Soll, Kann" sowie eine Skala des Erfüllungsgrades nach "0 nicht erfüllt bis 3 vollständig erfüllt".

Ausgangslage & Zielsetzung

Die erarbeiteten Antworten aus den oben erwähnten Fragestellungen werden im Abschnitt Ausgangslage und Zielsetzung transparent für den Anbieter aufgeführt.

Generelle Anbieterinformationen

Eine transparente Anbieterinformation hilft den Anbieter nach objektiven Kriterien zu vergleichen. Dieser Punkt wird oftmals durch interne Regulatorien in Bezug auf Mindestgröße oder Nachhaltigkeitskriterien ergänzt.

Funktionale Anforderungen

Die funktionalen Anforderungen an eine Event Management Software sind von Organisation zu Organisation verschieden. Sofern noch keine Event Management Software im Einsatz ist, können die funktionalen Anforderungen zur Herausforderung werden. Kontaktie uns für ein Template mit den wichtigsten, grundlegenden Funktionalitäten.

Nicht funktionale Anforderungen

In den nicht funktionalen Anforderungen werden Punkte wie Verfügbarkeit, Datenschutz oder Support Service definiert. Vergisst nicht, dass im stressigen Eventmoment dein Anbieter in angemessener Zeit erreichbar sein sollte.

Tipps für die Auswahl der Anbieter

Ist der Anforderungskatalog definiert gilt es geeignete Anbieter zu finden und ein Zeitfenster für die Beantwortung der Anforderungen festzulegen. Für die finale Auswahl sollten maximal 2-4 Event Tool Anbieter selektiert werden. Die folgenden Tipps sollen dir dabei helfen, den richtigen Anbieter für deine Organisation zu finden.

Testzugang anfordern

Fordere einen Testzugang an und teste die Lösung in einer Demo- oder Testumgebung auf die Möglichkeiten für deine Anwendungsfälle und Benutzerfreundlichkeit. Vielleicht kannst du es einrichten, ein internes Business Meeting über die Event Lösung abzuwickeln, um ein erstes Gefühl für die Lösung zu bekommen.

Reale Anwendungsfälle abbilden

Bilde ein reales Anwendungsszenario eines Beispielevents ab und prüfe die Lösung auf die definierten Kriterien.

Klein starten

Es gibt immer wieder Softwareprojekte, die aufgrund der Größe und Komplexität scheitern. Vor der eigentlichen Integration ins Gesamtsystem eines Unternehmens, empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen, indem die Lösung zum Beispiel für einen einmaligen Event zum Einsatz kommt.

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