Was ist ein CRM-System?
CRM steht für Customer Relationship Management, also das Management der Kundenbeziehungen eines Unternehmens. Eine CRM-Software dient als zentrale Plattform zur Verwaltung sämtlicher Kundendaten und -interaktionen – vom ersten Kontakt über die Angebotsphase bis hin zum After-Sales-Service.
Im Kontext des Event-Marketings betrachtet man Events als wertvollen Touchpoint in der Customer Journey. Hier treffen Unternehmen gezielt auf bestehende oder potenzielle Kund:innen – ein CRM-System hilft dabei, diesen Kontakt im Gesamtkontext der Kundenbeziehung strategisch zu nutzen.
Welche Ziele verfolgt eine CRM-Software?
Übergeordnet verfolgt eine CRM-Software vorwiegend drei Hauptziele:
- Neukundengewinnung
- Kundenbindung
- Verbesserung des Kundenerlebnis
Ein CRM-System sollte demnach diese drei essenziellen Aktivitäten eines Unternehmens mittels zentraler Datenbank und automatisierten Prozessen unterstützen. Gleichzeitig sorgt ein CRM-System für einen Überblick sämtlicher Kundenaktivitäten und soll zudem die Datenqualität sicherstellen.
Welche Bedeutung hat ein CRM-System im Event-Marketing?
Events werden häufig zur Neukundengewinnung und Kundenbindung veranstaltet. Zudem können bei Events eine Vielzahl an Interaktionen zwischen der Zielgruppe und der Event Organisation erfolgen. Aus diesen beiden Gründen kommt einem CRM-System im Kontext von Event-Marketing eine hohe Bedeutung zu. Ein CRM-System kann als zentrale Plattform für die Unterstützung des Event-Marketings gesehen werden. Das CRM-System dient dabei für Folgendes:
- Zentrale Datenverwaltung von Kontakten
- Historisierung der Event Aktivitäten pro Kontakt
- Kategorisierung von Kontaktmerkmalen wie Interessen
- Erfassung von potenziellen Neukundenkontakten
Warum benötigen Unternehmen neben einer CRM-Software zusätzlich eine Event Software?
Eine Event Management Software – wie Oniva – wurde gezielt entwickelt, um Events effizient, professionell und datengestützt umzusetzen. Sie bietet umfangreiche Automatisierungen, die sowohl Eventverantwortliche als auch Teilnehmende entlasten. Ziel ist es, die Eventorganisation zu vereinfachen, Zeit zu sparen und gleichzeitig tiefere Einblicke in das Verhalten und die Interessen der Zielgruppe zu erhalten.
Die typischen Funktionen einer Event Software, die nicht von einem CRM-Software abgedeckt werden sind:
Viele CRM-Systeme bieten keine Event-spezifischen Funktionen. Sie können weder komplexe Registrierungsprozesse abbilden noch personalisierte Event-Kommunikation oder hybride Eventformate integrieren. Das führt zu zwei wesentlichen Problemen:
- Manueller Aufwand: Prozesse wie Einladung, Ticketing oder Check-in müssen außerhalb des CRM manuell gesteuert werden – ineffizient und fehleranfällig.
- Fehlende Eventdaten: Wichtige Insights aus dem Event-Verhalten bleiben ungenutzt oder werden nicht im CRM gespeichert.
Eine spezialisierte Lösung wie Oniva ergänzt das CRM punktgenau um die Event-Komponente – und automatisiert zentrale Prozesse rund um die Event-Durchführung.
Schnittstelle: Muss oder Kann?
Grundsätzlich lässt sich ein Datenaustausch auch ohne vollautomatische Schnittstelle realisieren – z. B. über einen gemeinsamen Identifier wie eine eindeutige Kunden-ID oder manuelles Importieren von Teilnehmerlisten. Doch sobald Echtzeitdaten benötigt werden oder größere Datenmengen anfallen, ist eine Schnittstelle zwischen CRM und Event Software empfehlenswert.
Vorteile einer automatischen Schnittstelle:
- Zeitersparnis durch Wegfall manueller Datenpflege
- Immer aktuelle Kundendaten auf beiden Systemen
- Minimierung von Übertragungsfehlern
- Rückführung von Event Insights ins CRM zur Kundenbewertung
Welche Daten sollten ausgetauscht werden?
Der genaue Datenaustausch hängt vom Anwendungsfall ab. In der Praxis sind vor allem folgende Informationen relevant:
- Teilnahmestatus und Eventhistorie pro Kontakt
- Interessen, Anmeldungen oder Absagen
- neue Kontakte aus dem Event zur Leadgenerierung
- No-Show-Raten, Check-in-Daten, Feedbacks
Ein System wie Oniva erlaubt nicht nur den Export solcher Daten, sondern auch deren gezielte Aufbereitung für CRM-Systeme – ganz im Sinne eines nahtlosen Workflows.
Ewiger Erfolgsfaktor: qualitativ hochwertige Datenbasis
Wer Events veranstaltet und zusätzliche ein CRM-System nutzt, muss sicherstellen, dass diese Daten korrekt, vollständig und zielgruppenspezifisch aufbereitet sind. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte zu beachten:
- Datenselektion: Passen die Merkmale wie Branche, Funktion oder Interessen zur geplanten Veranstaltung?
- Datenqualität: Können Personen mit einer personalisierten Einladungen angesprochen werden?
- Datenkonsistenz: Existiert eine eindeutige ID zur sicheren Verknüpfung von Event- und CRM-Daten?
- Datenschutz: Liegt eine Einwilligung zur Event-Kommunikation vor?
- Datensynchronisation: Welche Eventdaten sollen ins CRM zurückgespielt werden?
Oniva unterstützt Unternehmen bei der Verbindung des CRMs mit der Event Software. Flexible verborgene Felder ermöglichen eine gezielte Synchronisation der Daten aus CRM und Event Software.
Fazit
Ein CRM-System liefert die strategische Basis für erfolgreiche Kundenbeziehungen – doch für professionelles Event-Marketing braucht es zusätzlich spezialisierte Tools. Eine Event Management Software wie Oniva schließt diese Lücke, indem sie die operative Durchführung von Events digitalisiert, automatisiert und personalisiert.
Wer Event-Marketing als strategisches Element im B2B betrachtet, profitiert doppelt: durch bessere Daten, effizientere Prozesse und ein überzeugenderes Event-Erlebnis für die Zielgruppe. Die Integration von CRM und Event Software ist damit mehr als nur technische Spielerei – sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für moderne Marketingstrategien.
Tipp: Mit Oniva lassen sich CRM-Daten gezielt für Events nutzen – und umgekehrt Eventdaten strukturiert ins CRM zurückführen. So wird aus jedem Event ein echter Beitrag zur Kundenbindung und Leadgenerierung.