Networking ist der Hauptgrund, warum Teilnehmende Business Events besuchen. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO geben 91 Prozent der Befragten an, dass sie vor allem Kontakte knüpfen wollen (Quelle). Das zeigt: Der Erfolg deines Events hängt stark von der Qualität der Begegnungen ab. Networking ist kein Nebenprogramm, sondern ein zentrales Element, das du aktiv gestalten solltest.
Doch nicht alle Gäste vernetzen sich gleich leicht. Introvertierte Menschen haben oft Schwierigkeiten, in klassischen Networking-Situationen den ersten Schritt zu machen. Als Event-Verantwortliche:r solltest du ihre Stärken berücksichtigen und Rahmenbedingungen schaffen, die authentische Begegnungen ermöglichen.
Warum klassisches Networking nicht für alle funktioniert
Wusstest du, dass in Deutschland zwischen 30-50 Prozent der Menschen als introvertiert gelten (Quelle)? Gemäß dieser Schätzung kannst du also davon ausgehen, dass ein wesentlicher Teil deiner Event-Teilnehmenden als introvertiert gelten. Introvertierte Personen haben mehr Mühe aktiv Kontakte zu knüpfen. Viele Events sind jedoch auf extrovertierte Gäste ausgelegt. Dazu zählen offene Räume und laute Networking-Bereiche, sowie spontane Begegnungen.
Die Stärken von introvertierten Gästen
Introvertierte Gäste verfügen über differenzierte Stärken. Sie können oftmals sehr gut zuhören, tiefgründige Gespräche führen und sind empathisch. Dadurch schaffen sie authentische Verbindungen, statt nur oberflächliche Kontakte. Als Event-Verantwortliche:r solltest daher Rahmenbedingungen schaffen, wo sich auch diese Zielgruppe unbeschwert vernetzen kann.
Vorbereitung durch die Event-Organisation
Agenda und Themen sollten im Vorfeld klar kommuniziert werden. Dadurch können sich Teilnehmende gezielt vorbereiten. Durch die Erklärung der eingesetzten Networking-Formate können Hemmschwellen gesenkt werden.
Raumgestaltung & Atmosphäre
Wenn möglich, versuche ruhige Zonen zu schaffen mit Lounges oder Stehtischen abseits des Trubels. Mit Sitzgruppen für 3-4 Personen schaffst du einen Ort für Gespräche in kleinen Gruppen. Zusätzlich kannst du Fragekarten auf den Tischen platzieren, die Ideen für einen lockeren Gesprächseinstieg ermöglichen. Die könnte zum Beispiel sein «Welches Thema vom heutigen Tag hat dich am meisten inspiriert?» oder «Mit welchen Maßnahmen könnte die Situation beim Thema X verbessert werden?».
Strukturierte Networking-Formate
Im Gegensatz zu offenen Networking-Formaten wo keine festen Regeln bestehen, bieten strukturierte Networking-Formate einen klar festgelegten Rahmen für den gemeinsamen Austausch. Mögliche Formate für strukturierte Networking Formate sind:
Themen-Roundtables: Gäste werden in kleine Gruppen eingeteilt oder können selbst eine Gruppe mit klaren Gesprächsthemen wählen. Die Themen werden im Vorfeld von der Event-Organisation festgelegt.
Find it: In einer Box werden Kärtchen nach der Anzahl der Gäste vorbereitet. Beim Start des Networkings zieht jeder Gast eine Karte und hat die Aufgabe die dazugehörige Person zu finden. Die Kärtchen können je nach Inhalt des Events frei gestaltet werden, zum Beispiel mit «Wer trägt das eleganteste Outfit?» oder mehr in Richtung der Thematik «Wer könnte die Antwort zur Frage X haben?».
Random Matchmaking: Aus einer Box werden Kärtchen gezogen. Auf jedem Kärtchen steht ein Wort, das jedoch in der Mitte halbiert wurde. Aufgabe der Gäste ist es, dass dazugehörige Kärtchen zu finden, um gemeinsam das Wort zu bilden. Idealerweise bildet das Wort gleich einen Ansatz für eine Diskussion.
Thematische Networking-Lounges: Speziell gestaltete Bereiche oder Lounges für verschiedene Branchen oder Themen. Wie bei den Roundtables suchen sich Teilnehmende selbstständig den passenden Bereich, welcher dadurch gezielt den Austausch zwischen Interessierten erleichtern.
Die Wahl des Networking-Formats sollte zur Zielgruppe und zum thematischen Inhalt des Events passen. Beispielsweise bei Mitarbeitenden-Anlässen kann ein offenes Format gut funktionieren, da sich die Teilnehmenden bereits kennen und es im Kern eher darum geht, sich zu spezifischen Themen des Geschäfts auszutauschen.
Event-Badges einsetzen
Eines der wenigen Elemente, welches sich bis heute kaum digitalisieren lässt, sind Event-Badges oder Namensetiketten. Sie ermöglichen das Gegenüber beim Namen anzusprechen und zu erfahren, zu welcher Organisation das Gegenüber gehört oder welche Funktion sie inne hat. Allein diese Information bietet oftmals bereits eine gute Möglichkeit für einen Gesprächseinstieg. Achte daher, dass auf den Event-Badges mindestens folgende Informationen aufgeführt sind:
Vorname, Name
Organisation
Funktion
Auch erweiterte Informationen lassen sich auf Event-Badges aufführen, wie zum Beispiel «Ich suche nach…». Dieser Ansatz ermöglicht sehr rasch zu erkennen, an was das Gegenüber interessiert ist. Die Information kannst du nach Möglichkeit bereits bei der Event-Anmeldung abfragen und dadurch als Information auf dem Event-Badge aufführen. Achte zudem bei Event-Badges darauf, dass Vor- und Rückseite die persönlichen Informationen enthalten, da sich diese sehr leicht drehen.
Digitale Unterstützung nutzen
Eine praktische Möglichkeit, um das Networking mit digitalen Möglichkeiten zu verstärken, ist die Anzeige der Gästeliste bei der Event-Anmeldung. Damit haben die Teilnehmenden bereits im Vorfeld des Events die Möglichkeit zu sehen, wer teilnimmt und je nach eingesetztem Eventmanagement-Tool besteht die Möglichkeit, dass bereits eine Kontaktaufnahme zwischen den Teilnehmenden im Vorfeld erfolgt. Auch spezifische Matchmaking-Apps können hilfreich sein, wobei sich diese in der Praxis selten bewährt haben.
Eine weitere Möglichkeit ist es, Gamification, Live-Umfragen oder ein Quiz einzusetzen, um Hemmschwellen zu senken und das Gespräch zu erleichtern.
Fazit
Networking ist der Kern erfolgreicher Business Events. Du gestaltest es effektiv, wenn du die Bedürfnisse aller Gäste berücksichtigst, Räume und Formate bewusst planst und digitale Unterstützung nutzt. Kleine Details wie Badges, vorbereitete Fragen oder strukturierte Formate erhöhen die Qualität der Kontakte deutlich. So schaffst du eine Veranstaltung, auf der echte Verbindungen entstehen.