Was sind letzte Event-Informationen?

Die letzten Event-Informationen sind entscheidende Details, die kurz vor dem Event an die Teilnehmenden kommuniziert werden. Oft werden sie auch als "Reminder-E-Mail" bezeichnet, da sie als Erinnerung und Zusammenfassung dienen.

‍

Warum sollen letzte Event-Informationen versendet werden?

Nach Wochen oder Monaten seit der Anmeldung ist eine erneute Kommunikation unerlässlich. Die letzten Event-Informationen dienen dazu, die Teilnehmenden noch einmal an das bevorstehende Ereignis zu erinnern, Änderungen mitzuteilen und sicherzustellen, dass alle deine Gäste gut informiert sind.

‍

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand?

Der beste Zeitpunkt für den Versand von letzten Event Informationen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art des Events und der Zielgruppe. Idealerweise sollten die Informationen kurzfristig rund 2-3 Tage vor dem Event verschickt werden, um allfällige kurzfristige Änderungen berücksichtigen zu können.

‍

Welcher Kommunikations-Kanal soll gewählt werden?

Digitale Kanäle wie E-Mail, SMS oder soziale Medien eignen sich am besten für die kurzfristige Kommunikation. Die Wahl des Kanals sollte auf denjenigen fallen, der bereits für die Einladungen genutzt wurde, um eine zuverlässige Erreichbarkeit sicherzustellen. Die Nutzung mehrerer Kanäle kann die Reichweite erhöhen.

‍

Welche Punkte gehören als letzte Event-Informationen in die Event Kommunikation?

Eine E-Mail mit letzten Event-Informationen sollte klar und prägnant sein. Welche Punkte relevant sind, ist für jeden Event individuell zu bestimmen. Folgende Punkte können in den letzten Event-Informationen enthalten sein:

• Titel, Zeit und Ort des Events
• Anfahrtsinformationen
• Einlasshinweise, wie das Mitbringen eines E-Tickets
• Agenda und Ablauf des Events
• Informationen zu Referierenden und Sponsoren
• Hinweise zu Kleidervorschriften
• Abmeldemöglichkeiten bei Verhinderung

Hebe wichtigsten Informationen deutlich hervor, um sicherzustellen, dass sie von den Teilnehmenden wahrgenommen werden.

‍

Die Kommunikation vor dem Event kann auch dazu beitragen, die No-Show-Rate zu reduzieren. Weitere Tipps dazu findest du in unserem Blogbeitrag zum Thema «Reduktion der No-Show-Rate».

Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Durchführung deines Events und hoffen, dass diese Tipps dir dabei helfen eine reibungslose Veranstaltung zu gestalten.