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Oniva Event Blog

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Event Registration Guide – die wichtigsten Aspekte für deine Event-Anmeldung!

Ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen Event ist die Event-Anmeldung. Ohne sie fehlt Event Verantwortlichen die Planungssicherheit. Eine reibungslose und effektive Anmeldung ermöglicht Teilnehmenden ein unbeschwertes Event-Erlebnis und gibt Event Verantwortliche Kontrolle und Sicherheit. In diesem Blogbeitrag geben wir dir einen Überblick über die wichtigsten Punkte der Event Registration.

May 28, 2024
5 Min
Zuschauer an einer Konferenz
Marc Blindenbacher
Co-Founder
Oniva
Zuschauer an einer Konferenz

Kontingente

Kontingente eignen sich, um die Platzzahl eines Events oder für einzelne Anmeldeoptionen innerhalb eines Events zu beschränken und ermöglichen eine bessere Kontrolle.

Wann ist der Einsatz von Kontingenten sinnvoll?

Kontingente sind bei begrenzter Kapazität sinnvoll. Kontingente können auch dazu beitragen, um durch die Verknappung die Nachfrage zu steigern. Siehe dazu auch unseren Blogbeitrag zum Thema Event Registration Hacks.

Was sind die Vorteile von Kontingenten?

Mit Kontingenten kannst du die Anzahl Teilnehmenden für deinen Event besser steuern. Kontingente ermöglichen dir dadurch eine bessere Planung für den gesamten Event oder einzelne Programmpunkte. Mit Kontingenten stellst du sicher, dass keine Überbuchung stattfinden kann.

Was sind die Nachteile von Kontingenten?

Wenn die Limitierung deines Events erreicht ist, können sich keine weiteren Teilnehmenden mehr anmelden. Dadurch verlierst du möglicherweise potentielle Interessenten für deinen Event. Auch mit der Berücksichtigung einer allfälligen No-Show-Rate kann es vorkommen, dass die gewünschte Kapazität nicht vollständig erreicht wird. Abhilfe dafür kann eine Warteliste schaffen.

Was gilt es bei Kontingenten zu beachten?

Versuche eine möglichst flexible Planung deines Events. Ist die Nachfrage grösser als deine Kapazität, kannst du dadurch kurzfristige Anpassungen an deinem Event Konzept vornehmen. Ist die Nachfrage kleiner, passe deine Event Location oder die Bestellmenge an. Beachte, dass wenn du die Anzeige der verfügbaren Plätze auf deiner Event Website aktivierst und bei Anmeldungsbeginn erst wenige Anmeldungen vorhanden sind, dies eine abschreckende Wirkung erzeugen kann.

Warteliste

Eine Warteliste bietet interessierten Gästen die Möglichkeit sich auf eine Liste zu setzten, wenn eine Veranstaltung oder eine Eventoption bereits ausgebucht ist. Interessierte Gäste können damit auf einer Warteliste geführt werden, für den Fall das aufgrund von Stornierungen wieder Plätze frei werden.

Wann ist der Einsatz einer Warteliste sinnvoll?

Eine Warteliste macht nur in Kombination mit Kontingenten Sinn und wenn auch eine gewisse Wahrscheinlichkeit besteht, dass sich registrierte Gäste wieder abmelden. Eine Wartelist ist dann sinnvoll, wenn die Nachfrage nach deinem Event oder einer Anmeldeoption das Angebot übersteigt.

Was sind die Vorteile einer Warteliste?

Dank der Warteliste kannst du potentielle Interessenten für deinen Event oder für  einzelne Anmeldeoptionen erfassen. Eine Warteliste hilft dir dadurch auch die übersteigende Nachfrage nach einem Event oder einer Anmeldeoption zu erfassen. Dadurch kannst du deine Event-Konfiguration anpassen und gezielter auf die vorhande Nachfrage auslegen.

Was sind die Nachteile einer Warteliste?

Mit der Aktivierung einer Warteliste schürst du automatisch Hoffnung für Teilnehmende, dass ein Platz frei wird. Ist dies letztendlich nicht der Fall, kann das zu Enttäuschung bei Teilnehmenden führen.

Was gilt es zu beachten beim Einsatz einer Warteliste?

Es macht Sinn, neben dem eigentlichen Kontingent auch die Anzahl Plätze auf der Warteliste zu definieren. Eine unlimitierte Warteliste kann wie erwähnt zu Frustration deiner Zielgruppe führen. Überlege dir daher, wieviele Plätze auf der Warteliste sinnvoll sind, sprich wieviele Plätze könnten realistischerweise nachträglich frei werden. Damit ein Platz für Wartende frei wird, muss zudem eine Abmeldemöglichkeit für angemeldete Teilnehmende vorhanden sein. Oftmals entscheiden sich bereits angemeldete Teilnehmende erst wenige Tage vor dem Event, ob sie effektiv teilnehmen können. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, einige Zeit vor dem Eventdatum mittels einem Erinnerungs-E-Mail Teilnehmende auf die Abmeldemöglichkeit hinzuweisen.

Kann eine Warteliste automatisiert werden?

Ja, eine Warteliste lässt sich automatisieren. Oniva bietet eine automatische Warteliste. Diese funktioniert so, dass nach einer Abmeldung oder Stornierung einer Anmeldung die erste Person auf der Warteliste eine automatische Einladung für die Anmeldung zum Event erhält. Sofern sich diese Person nicht in der definierten Frist anmeldet, erhält die Person an zweiter Stelle eine Anmeldemöglichkeit und so weiter.

Sessions

Sessions sind einzelne Programmpunkte innerhalb eines Events, die zur konzeptionellen Gestaltung des Programms dienen. Sie können Abwechslung bieten, wie durch Break-out-Sessions, oder individuell wählbare Programmpunkte umfassen.

Was gilt es bei Sessions zu beachten?

Sessions bieten die Möglichkeit, Teilnehmenden individuelle Wahlmöglichkeiten zu bieten. Die Herausforderung liegt oft darin, die Kapazitäten im Vorfeld zu planen, da die genauen Interessen der Teilnehmenden noch unbekannt sind. Eine Umfrage vor der Event-Anmeldung kann hier Abhilfe schaffen und wertvolle Informationen zur besseren Planung liefern.

Begleitpersonen

Begleitpersonen sind zusätzliche Personen, die Teilnehmende während einer Event-Anmeldung erfassen können. Die Anzahl Begleitpersonen kann je nach Event-Konzept von 1 bis mehreren Begleitpersonen variieren.

Was gilt es bei Begleitpersonen zu beachten?

In der Regel erfolgt die Event-Kommunikation immer nur mit der Hauptperson, also Teilnehmende, welche die Event-Anmeldung getätigt haben. Dies ist auch aus Datenschutzgründen sinnvoll, da Begleitpersonen kein Einverständnis für die Event-Kommunikation und Datenerfassung geben können.

Bei Begleitpersonen gilt es zudem zu beachten, dass sich die teilnehmende Begleitperson bis zum Eventdatum noch ändern kann. Event Teilnehmende sollten daher die Möglichkeit haben, die Informationen zur Begleitperson ändern zu können.

Beim Event-Einlass kann die Anmeldung mit Begleitpersonen zusätzliche Komplexität generieren, wenn zum Beispiel die Begleitperson nicht gleichzeitig mit der Hauptperson am Event eintrifft.

Registrationsformular

Das Registrationsformular dient dazu, die notwendigen Daten für die Event-Teilnahme zu erfassen. Digitale Registrationsformulare enthalten in der Regel mindestens Vorname, Name und E-Mail Adresse.

Welche Informationen sollen im Registrationsformular abgefragt werden?

Generell gilt - weniger ist mehr. Eine Reduktion auf die zwingend notwendigen Eingabefelder erhöht die Anmelderate und unterstützt dabei die datenschutzrechtlichen Vorgaben bezüglich Datenerfassung einzuhalten. Nichtsdestotrotz benötigt es für die Event-Teilnahme je nach Event individuelle Informationen, um zum Beispiel die Catering-Bestellung bezüglich Essenspräferenzen korrekt auszulösen, oder um Informationen während dem Event an das Smartphone von Teilnehmenden zu senden. Beachte dabei, dass es sich beim Registrationsformular um eine Datenerfassung handelt und du dadurch deine Datenschutzrichtlinie zum Einverständnis von Teilnehmenden hinterlegen musst.

Was sind Zusatzabfragen im Registrationsformular?

Zusatzabfragen sind notwendige Informationen (wie Essenspräferenzen), welche Teilnehmende für die Event-Teilnahme mitteilen müssen. Ein anderes Beispiel kann sein, ob die Event-Anmeldung mit Teilnahme am Nachtessen erfolgt oder nicht.

Anmeldefrist

Die Anmeldefrist legt fest, bis zu welchem Datum sich Teilnehmende für den Event anmelden können. In der Praxis wird oftmals unterschieden zwischen dem Datum bis wann Event Verantwortliche sich eine Rückmeldung erwünschen und der effektiven Frist, bis wann eine Anmeldung möglich ist. Mit einer vorgezogenen Anmeldefrist erhoffen sich Event Verantwortliche eine höhere Planungssicherheit zu erreichen. Eine frühzeitig abgelaufene Anmeldefrist kann jedoch auch dazu führen, dass sich verspätet interessierte Gäste nicht mehr anmelden.

Welche Anmeldefrist soll gewählt werden?

Die effektive Anmeldefrist ist vom Event-Konzept abhängig. Sofern du zwingend die Anzahl Teilnehmende an deine Event-Lieferanten mitteilen musst und dies Kosten- oder Ressourcenfolgen hat, so ist es sinnvoll die Anmeldefrist mit deinen Event-Lieferanten abzusprechen. Hast du einen Event wo diese Komponente keinen Einfluss hat, so lass die Anmeldung bis zum Eventdatum laufen, damit auch spontane Anmeldungen möglich sind.

Tipp: Die Anmeldefrist kann zu einer Verknappung beitragen. Siehe hierzu unseren Blogbeitrag zu Event Registration Hacks.

Abmeldefrist

Neben der Anmeldefrist, kann auch eine Abmeldefrist definiert werden. Bis zum Ablauf der Abmeldefrist ist es möglich, sich nach erfolgter Anmeldung vom Event abzumelden. Eine Abmeldung nach Ablauf der Abmeldefrist kann mit einer Kostenfolge verbunden werden, da zu diesem Zeitpunkt eine Reduktion der Anzahl Gäste eine Kostenfolge bei Event-Lieferanten hat.  

Welche Abmeldefrist soll gewählt werden?

Die Abmeldefrist bezieht sich vorwiegend auf die Ressourcenplanung und sollte daher mit den Event-Lieferanten abgesprochen werden.

Ist das alles was es zu beachten gibt?

Nicht ganz, jeder Event ist individuell. Kontaktiere uns für einen unverbindlichen Austausch zu deinem Event.

Hilfreiche Informationen für Event Verantwortliche

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