Event Marketing

Min. Lesezeit

Aktualisiert:

July 31, 2026

Event Marketing Automation 2026 – der praxisnahe Guide für Event Verantwortliche

Eine der effizientesten Methoden, um deine Events zu optimieren, ist der Einsatz von Event Marketing Automation. Dieser Guide bietet dir einen Überblick über Event Marketing Automation und wie du diese Methode gewinnbringend für deine Events einsetzen kannst. Wir erklären, was Event Marketing Automation ist, für welche Arten von Events sie geeignet ist, welche Softwarelösungen zur Verfügung stehen, sowie die Vor- und Nachteile dieser Methode. Zudem findest du in diesem Beitrag einen beispielhaften Workflow für die effektive Umsetzung.

Veröffentlicht

August 12, 2024

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Marc Blindenbacher

Co-Founder

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Oniva

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Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.

Expertise

#Eventmarketing #Eventorganisation #Eventtechnologie

TL;DR — Executive Summary

Das wichtigste auf einen Blick

Moderne Event Marketing Automation umfasst 2026 auch KI-gestützte Texterstellung und automatische Übersetzungen. Oniva bietet diese Funktionen direkt integriert in der Plattform, ohne externe Tools. Laut internen Auswertungen aus über 100 Kundenorganisationen lässt sich durch konsequente Automation bis zu 80% des manuellen Aufwands im Eventprozess einsparen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Event Marketing Automation?

Event Marketing Automation bezieht sich auf den Einsatz von Software und Technologien zur Automatisierung der Marketingprozesse rund um Events. Dies umfasst die gesamte Event-Kommunikation, die Event-Anmeldung, der Event-Zutritt und die Nachbearbeitung von Events durch automatisierte Workflows. Ziel ist es, repetitive Aufgaben zu minimieren, das Event-Erlebnis zu verbessern und letztendlich die Ziele des Event Marketings zu steigern. Dazu gehören unter anderem das automatisierte Versenden von Event-Einladungen und Erinnerungs-E-Mails, das Tracking von Anmeldungen, personalisierte Kommunikation und das Sammeln von Feedback.

Für welche Events eignet sich Event Marketing Automation?

Event Marketing Automation eignet sich für eine Vielzahl von Events, darunter:

Konferenzen und Kongresse: Effiziente Verwaltung von Anmeldungen, personalisierte und individuelle Event-Anmeldung und automatisierte Follow-ups.
Messen und Ausstellungen: Automatisierte Lead-Generierung und -Verfolgung sowie personalisierte Event-Einladungen und Erinnerungen.
Webinare und Online-Events: Automatische Registrierungsbestätigungen, Erinnerungsemails und Nachbereitung mit Feedbackformularen.
Firmenveranstaltungen: Interne Kommunikation, Einladungserinnerungen und Eventnachbereitung.
Workshops und Schulungen: Planung, Event-Einladung, Erinnerung und Nachverfolgung von Teilnehmenden und deren Feedback.

Welche Software wird benötigt für Event Marketing Automation?

Welche Software eingesetzt wird, hängt vom Anwendungsfall und dessen Umfang ab. Eine Event Management Software ist unverzichtbar, da über diese alle spezifischen Event-Workflows wie Event-Anmeldung und Event-Check-in abgewickelt werden können. Eine professionelle Event Management Software wie Oniva bietet den Vorteil, dass sie die Event-Aktivitäten pro Gast erfasst, woraus nachfolgende Aktionen gestartet werden können.

Zusätzlich kann die Kombination mit einer CRM-Lösung wie HubSpot oder Salesforce sinnvoll sein, insbesondere wenn Event-Marketing-Aktivitäten über eine längere Zeitdauer erfolgen und in eine ganzheitliche Kundenhistorie einfließen sollen. Wie CRM und Event Management Software optimal zusammenspielen, erklärt unser Playbook für die CRM-Integration. Ein klassisches Anwendungsbeispiel könnte so aussehen: Kunde A kauft Produkt B und erhält automatisch eine exklusive Einladung zu Event C.

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KI in der Event Marketing Automation: was 2026 möglich ist

Die Entwicklung von Event Marketing Automation hat 2026 eine neue Stufe erreicht: Künstliche Intelligenz übernimmt nicht mehr nur repetitive Versandaufgaben, sondern unterstützt aktiv bei der Inhaltserstellung. Moderne Eventplattformen wie Oniva bieten KI-gestützte Texterstellung direkt in der Plattform, zum Beispiel für Event-Beschreibungen, Einladungstexte und Erinnerungen, in mehreren Sprachen gleichzeitig.

Das verändert den Automatisierungsgrad grundlegend: Statt einen Workflow zu konfigurieren und den Inhalt manuell zu erstellen, generiert die KI einen Textentwurf auf Basis der Event-Eckdaten, der in Sekunden in drei Sprachen vorliegt. Event-Verantwortliche übernehmen die redaktionelle Kontrolle, sparen aber den grössten Zeitblock – das Texten selbst.

Konkret bietet Oniva folgende KI-Funktionen direkt integriert:

KI-gestützte Generierung von Event-Beschreibungen und Kommunikationstexten
Automatische Übersetzungen in Deutsch, Englisch und Französisch
Direkte Nutzung aus dem Event-Editor heraus, ohne externen KI-Dienst

Welche Vorteile bringt Event Marketing Automation?

Event Marketing Automation bietet zahlreiche Vorteile:

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Laut Oniva-Auswertungen sparen Organisationen damit bis zu 80 % der Zeit, die bisher für Einladungsversand, Anmeldeverwaltung und Kommunikation anfiel.
Personalisierung: Ermöglicht massgeschneiderte Kommunikation und Interaktionen. Persönliche Event-Links und statusbasierte Kommunikation sorgen dafür, dass jeder Gast genau die Information erhält, die für ihn relevant ist – automatisch.
Effizienzsteigerung: Optimierte Workflows sorgen für reibungslose Abläufe. Wiederkehrende Events lassen sich als Vorlage duplizieren, sodass der Aufwand für das zehnte Event nicht grösser ist als für das erste.
Datenanalyse: Bietet detaillierte Einblicke in das Gästeverhalten und den Eventerfolg. Öffnungsraten, Anmelderaten und No-Show-Quoten sind in Echtzeit verfügbar und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen bereits während der Laufzeit. Welche Kennzahlen dabei am wichtigsten sind und welche Benchmarks für 2026 gelten, zeigt unser Artikel zu Event Marketing KPIs.
Skalierbarkeit: Ermöglicht die einfache Verwaltung einer Vielzahl an Teilnehmenden. Ob 50 oder 5.000 Teilnehmende – der Kommunikationsaufwand bleibt gleich.

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Welche Nachteile bringt Event Marketing Automation?

Trotz den vielen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile zu beachten:

Aufwand: Die Implementierung einer effektiven Marketing-Automation-Strategie kann ohne geeignetes Eventtool schnell aufwändig sein und erfordert eine durchdachte Konzeption.
Komplexität: Die Implementierung und Verwaltung von Automatisierungsprozessen kann komplex sein und erfordert digitale Expertise. Je grösser die individuellen Aktionen ausfallen, desto höher wird die Komplexität.
Weniger persönliche Note: Automatisierte Kommunikation kann weniger persönlich wirken, wenn sie nicht sorgfältig gestaltet und ausführlich für die verschiedenen «User Journeys» getestet wird.

Beispiel eines Event Marketing Automation Workflows für Events mit Kundenbetreuer

Die folgende Grafik zeigt einen beispielhaften Workflow für Event Marketing Automation mit Einbindung eines Kundenbetreuers. Der Kundenbetreuer wird automatisiert über die Aktivitäten seines Kunden oder potenziellen Kunden informiert, was es ihm ermöglicht, gezielt auf individuelle Interessen und Aktivitäten einzugehen. Beim Eintreffen des Gastes am Event erhält der Kundenbetreuer eine SMS, sodass er den Kunden persönlich am Eingang begrüßen kann. Zudem sieht der Kundenbetreuer den Namen des Kunden sofort in der SMS, was eine noch persönlichere Begrüßung ermöglicht.

Die Grafik zeigt einen Event Marketing Automation Workflow, der die Einbindung eines Kundenbetreuers oder einer Kundenbetreuerin illustriert. Die Person wird automatisiert über die Aktivitäten von Kund:innen oder potenziellen Kund:innen informiert, um gezielt auf individuelle Interessen und Aktivitäten einzugehen. Beim Eintreffen der oder des Gastes am Event erhält die betreuende Person eine SMS mit dem Namen der oder des Gastes, sodass sie oder er diese Person persönlich am Eingang begrüßen kann. Die Grafik visualisiert die verschiedenen Schritte des Workflows, einschließlich der automatisierten Benachrichtigungen und der persönlichen Interaktionen des Kundenbetreuers oder der Kundenbetreuerin.

Dieser grundlegende Workflow lässt sich je nach Anwendungsfall beliebig erweitern, zum Beispiel durch die Integration unterschiedlicher Event-Inhalte, um individuell auf die Interessen der Teilnehmenden eingehen zu können.

Um deinen eigenen Event Marketing Automation Workflow zu erstellen, folge diesen Schritten:

Zielsetzung definieren: Bestimme die Hauptziele deines Events. Möchtest du Leads generieren oder ein neues Produkt bekannt machen?
Zielgruppen identifizieren: Bestimme die Zielgruppen für dein Event Marketing Automation. Gibt es unterschiedliche Zielgruppen? Müssen diese unterschiedlich angesprochen werden oder sollen sie verschiedene Event-Erlebnisse genießen?
Workflows visualisieren: Erstelle eine Visualisierung der Workflows für jede Zielgruppe. Dies hilft dir, den Ablauf klar zu strukturieren und die einzelnen Schritte zu planen.
Inhalte definieren: Entwickle die Inhalte für jede Stufe des Workflows. Dies umfasst Einladungen, Erinnerungen, Follow-up-E-Mails und Feedbackanfragen.
Konfiguration in Eventtool oder CRM-System: Implementiere die definierten Workflows und Inhalte in deinem Eventtool oder CRM-System.
Testen: Teste jeden einzelnen Workflow gründlich für jede Zielgruppe. Achte darauf, dass alle automatisierten Prozesse reibungslos funktionieren.
Starten: Wenn alle Tests erfolgreich sind, kannst du deine Event Marketing Automation starten und die Effizienz deiner Eventplanung maximieren. Für das Teilnehmermanagement im Detail empfehlen wir unseren Artikel zu Teilnehmermanagement automatisieren: 15 Tipps.

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Was kostet Event Marketing Automation?

Die häufigste Frage vor der Einführung: Lohnt sich die Investition? Die Antwort hängt davon ab, wie viele Events eine Organisation pro Jahr durchführt und wie viel manueller Aufwand heute anfällt.

Als Orientierung: Eine Oniva-Eventlizenz startet ab CHF 890 bzw. EUR 925 pro Event und umfasst die vollständige Automationsfunktionalität – Einladungsmanagement, Anmeldemanagement, Erinnerungen, Check-in und Reporting. Bei fünf Events pro Jahr mit je 200 Teilnehmenden und einem internen Stundensatz von CHF 50 amortisiert sich die Lizenz bereits durch die eingesparten Personalstunden.

Eine Kombination mit einem CRM-System (HubSpot, Salesforce) ist sinnvoll, aber optional. Wer ausschliesslich Event-Automation benötigt, kommt mit einer dedizierten Eventplattform aus, ohne CRM-Zusatzkosten.

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Fazit

Event Marketing Automation ist eine leistungsstarke Methode, das Event Managern helfen kann, ihre Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und das Event-Erlebnis zu verbessern. Obwohl die Implementierung einige Herausforderungen mit sich bringen kann, lässt sich mit Event Marketing Automation der Event-Erfolg steigern. Mit den richtigen Tools und einem gut durchdachten Konzept können Event Manager damit ihre Veranstaltungen effizienter und erfolgreicher gestalten.