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Oniva Event Blog
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Event Marketing Automation – Einsteiger-Guide für Event Manager
Eine der effizientesten Methoden, um deine Events zu optimieren, ist der Einsatz von Event Marketing Automation. Dieser Guide bietet dir einen Überblick über Event Marketing Automation und wie du diese Methode gewinnbringend für deine Events einsetzen kannst. Wir erklären, was Event Marketing Automation ist, für welche Arten von Events sie geeignet ist, welche Softwarelösungen zur Verfügung stehen, sowie die Vor- und Nachteile dieser Methode. Zudem findest du in diesem Beitrag einen beispielhaften Workflow für die effektive Umsetzung.
August 12, 2024
•
5 Min
Marc Blindenbacher
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Event Marketing Automation bezieht sich auf den Einsatz von Software und Technologien zur Automatisierung der Marketingprozesse rund um Events. Dies umfasst die gesamte Event-Kommunikation, die Event-Anmeldung, der Event-Zutritt und die Nachbearbeitung von Events durch automatisierte Workflows. Ziel ist es, repetitive Aufgaben zu minimieren, das Event-Erlebnis zu verbessern und letztendlich die Ziele des Event Marketings zu steigern. Dazu gehören unter anderem das automatisierte Versenden von Event-Einladungen und Erinnerungs-E-Mails, das Tracking von Anmeldungen, personalisierte Kommunikation und das Sammeln von Feedback.
Für welche Events eignet sich Event Marketing Automation?
Event Marketing Automation eignet sich für eine Vielzahl von Events, darunter:
Konferenzen und Kongresse: Effiziente Verwaltung von Anmeldungen, personalisierte und individuelle Event-Anmeldung und automatisierte Follow-ups.
Messen und Ausstellungen: Automatisierte Lead-Generierung und -Verfolgung sowie personalisierte Event-Einladungen und Erinnerungen.
Webinare und Online-Events: Automatische Registrierungsbestätigungen, Erinnerungsemails und Nachbereitung mit Feedbackformularen.
Firmenveranstaltungen: Interne Kommunikation, Einladungserinnerungen und Eventnachbereitung.
Workshops und Schulungen: Planung, Event-Einladung, Erinnerung und Nachverfolgung von Teilnehmenden und deren Feedback.
Welche Software wird benötigt für Event Marketing Automation?
Welche Software eingesetzt wird, hängt vom Anwendungsfall und dessen Umfang ab. Eine Event Management Software ist unverzichtbar, da über diese alle spezifischen Event-Workflows wie Event-Anmeldung und Event-Check-in abgewickelt werden können. Eine professionelle Event Management Software wie Oniva bietet den Vorteil, dass sie die Event-Aktivitäten pro Gast erfasst, woraus nachfolgende Aktionen gestartet werden können.
Zusätzlich kann die Kombination mit einer CRM-Lösung wieHubspot oder Salesforce sinnvoll sein, insbesondere wenn Event-Marketing-Aktivitäten über eine längere Zeitdauer erfolgen und in eine ganzheitliche Kundenhistorie einfließen sollen. Ein klassisches Anwendungsbeispiel könnte so aussehen: Kunde A kauft Produkt B und erhält automatisch eine exklusive Einladung zu Event C.
Welche Vorteile bringt Event Marketing Automation?
Event Marketing Automation bietet zahlreiche Vorteile:
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
Personalisierung: Ermöglicht maßgeschneiderte Kommunikation und Interaktionen.
Effizienzsteigerung: Optimierte Workflows sorgen für reibungslose Abläufe.
Datenanalyse: Bietet detaillierte Einblicke in das Gästeverhalten und den Eventerfolg.
Skalierbarkeit: Ermöglicht die einfache Verwaltung einer Vielzahl an Teilnehmenden.
Welche Nachteile bringt Event Marketing Automation?
Trotz den vielen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile zu beachten:
Aufwand: Die Implementierung einer effektiven Marketing-Automation-Strategie kann ohne geeignetes Eventtool schnell aufwändig sein und erfordert eine durchdachte Konzeption.
Komplexität: Die Implementierung und Verwaltung von Automatisierungsprozessen kann komplex sein und erfordert digitale Expertise. Je grösser die individuellen Aktionen ausfallen, desto höher wird die Komplexität.
Weniger persönliche Note: Automatisierte Kommunikation kann weniger persönlich wirken, wenn sie nicht sorgfältig gestaltet und ausführlich für die verschiedenen «User Journeys» getestet wird.
Beispiel eines Event Marketing Automation Workflows für Events mit Kundenbetreuer
Die folgende Grafik zeigt einen beispielhaften Workflow für Event Marketing Automation mit Einbindung eines Kundenbetreuers. Der Kundenbetreuer wird automatisiert über die Aktivitäten seines Kunden oder potenziellen Kunden informiert, was es ihm ermöglicht, gezielt auf individuelle Interessen und Aktivitäten einzugehen. Beim Eintreffen des Gastes am Event erhält der Kundenbetreuer eine SMS, sodass er den Kunden persönlich am Eingang begrüßen kann. Zudem sieht der Kundenbetreuer den Namen des Kunden sofort in der SMS, was eine noch persönlichere Begrüßung ermöglicht.
Dieser grundlegende Workflow lässt sich je nach Anwendungsfall beliebig erweitern, zum Beispiel durch die Integration unterschiedlicher Event-Inhalte, um individuell auf die Interessen der Teilnehmenden eingehen zu können.
Um deinen eigenen Event Marketing Automation Workflow zu erstellen, folge diesen Schritten:
Zielsetzung definieren: Bestimme die Hauptziele deines Events. Möchtest du Leads generieren oder ein neues Produkt bekannt machen?
Zielgruppen identifizieren: Bestimme die Zielgruppen für dein Event Marketing Automation. Gibt es unterschiedliche Zielgruppen? Müssen diese unterschiedlich angesprochen werden oder sollen sie verschiedene Event-Erlebnisse genießen?
Workflows visualisieren: Erstelle eine Visualisierung der Workflows für jede Zielgruppe. Dies hilft dir, den Ablauf klar zu strukturieren und die einzelnen Schritte zu planen.
Inhalte definieren: Entwickle die Inhalte für jede Stufe des Workflows. Dies umfasst Einladungen, Erinnerungen, Follow-up-E-Mails und Feedbackanfragen.
Konfiguration in Eventtool oder CRM-System: Implementiere die definierten Workflows und Inhalte in deinem Eventtool oder CRM-System.
Testen: Teste jeden einzelnen Workflow gründlich für jede Zielgruppe. Achte darauf, dass alle automatisierten Prozesse reibungslos funktionieren.
Starten: Wenn alle Tests erfolgreich sind, kannst du deine Event Marketing Automation starten und die Effizienz deiner Eventplanung maximieren.
Fazit
Event Marketing Automation ist eine leistungsstarke Methode, das Event Managern helfen kann, ihre Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und das Event-Erlebnis zu verbessern. Obwohl die Implementierung einige Herausforderungen mit sich bringen kann, lässt sich mit Event Marketing Automation der Event-Erfolg steigern. Mit den richtigen Tools und einem gut durchdachten Konzept können Event Manager damit ihre Veranstaltungen effizienter und erfolgreicher gestalten.
Welche Funktionen bietet Oniva für Event Marketing Automation?
Oniva bietet verschiedene Funktionen für Event Marketing Automation, dazu zählen:
Personalisierte Gästekommunikation
Persönliche Event-Anmeldungen für Gäste
Historie pro Gast
Terminierte E-Mail und SMS Kampagnen
Automatisierte Kommunikation nach Gästestatus
Individuelle Kontaktgruppen
Automatisierte E-Mail oder SMS Benachrichtigungen nach Aktion
Exklusive Buchungsoptionen oder Vorzugskonditionen für bestimmte Zielgruppen
Event Check-in App mit Check-in Info pro Gast
Umfassende Reporting-Möglichkeiten
Persönliche Event Website Ansicht pro Gast mit Buchungsübersicht
Steigere mit Event Marketing Automation deinen Eventerfolg