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Eine der effizientesten Methoden, um deine Events zu optimieren, ist der Einsatz von Event Marketing Automation. Dieser Guide bietet dir einen Überblick über Event Marketing Automation und wie du diese Methode gewinnbringend für deine Events einsetzen kannst. Wir erklären, was Event Marketing Automation ist, für welche Arten von Events sie geeignet ist, welche Softwarelösungen zur Verfügung stehen, sowie die Vor- und Nachteile dieser Methode. Zudem findest du in diesem Beitrag einen beispielhaften Workflow für die effektive Umsetzung.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Eventbranche, sowohl als Veranstalter als auch in der Entwicklung digitaler Technologien für Events, kombiniert Marc sein fundiertes Fachwissen mit einem Master in Digital Business Management und einem Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing.
Event Marketing Automation beschreibt den Einsatz von Software zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben im Event-Lifecycle – vom Einladungsversand über Anmeldebestätigungen und Erinnerungen bis zum Check-in und der Nachbearbeitung. Automatisierte Workflows reduzieren den administrativen Aufwand, minimieren Fehler und geben Event Managern mehr Raum für strategische und kreative Aufgaben. Dieser Einsteiger-Guide erklärt die Grundkonzepte, typische Anwendungsfälle und die ersten Schritte zur Umsetzung im B2B-Kontext.
Event Marketing Automation bezieht sich auf den Einsatz von Software und Technologien zur Automatisierung der Marketingprozesse rund um Events. Dies umfasst die gesamte Event-Kommunikation, die Event-Anmeldung, der Event-Zutritt und die Nachbearbeitung von Events durch automatisierte Workflows. Ziel ist es, repetitive Aufgaben zu minimieren, das Event-Erlebnis zu verbessern und letztendlich die Ziele des Event Marketings zu steigern. Dazu gehören unter anderem das automatisierte Versenden von Event-Einladungen und Erinnerungs-E-Mails, das Tracking von Anmeldungen, personalisierte Kommunikation und das Sammeln von Feedback.
Event Marketing Automation eignet sich für eine Vielzahl von Events, darunter:
Welche Software eingesetzt wird, hängt vom Anwendungsfall und dessen Umfang ab. Eine Event Management Software ist unverzichtbar, da über diese alle spezifischen Event-Workflows wie Event-Anmeldung und Event-Check-in abgewickelt werden können. Eine professionelle Event Management Software wie Oniva bietet den Vorteil, dass sie die Event-Aktivitäten pro Gast erfasst, woraus nachfolgende Aktionen gestartet werden können.
Zusätzlich kann die Kombination mit einer CRM-Lösung wie HubSpot oder Salesforce sinnvoll sein, insbesondere wenn Event-Marketing-Aktivitäten über eine längere Zeitdauer erfolgen und in eine ganzheitliche Kundenhistorie einfließen sollen. Ein klassisches Anwendungsbeispiel könnte so aussehen: Kunde A kauft Produkt B und erhält automatisch eine exklusive Einladung zu Event C.
Event Marketing Automation bietet zahlreiche Vorteile:
Trotz den vielen Vorteilen gibt es auch einige Nachteile zu beachten:
Die folgende Grafik zeigt einen beispielhaften Workflow für Event Marketing Automation mit Einbindung eines Kundenbetreuers. Der Kundenbetreuer wird automatisiert über die Aktivitäten seines Kunden oder potenziellen Kunden informiert, was es ihm ermöglicht, gezielt auf individuelle Interessen und Aktivitäten einzugehen. Beim Eintreffen des Gastes am Event erhält der Kundenbetreuer eine SMS, sodass er den Kunden persönlich am Eingang begrüßen kann. Zudem sieht der Kundenbetreuer den Namen des Kunden sofort in der SMS, was eine noch persönlichere Begrüßung ermöglicht.
Dieser grundlegende Workflow lässt sich je nach Anwendungsfall beliebig erweitern, zum Beispiel durch die Integration unterschiedlicher Event-Inhalte, um individuell auf die Interessen der Teilnehmenden eingehen zu können.
Event Marketing Automation ist eine leistungsstarke Methode, das Event Managern helfen kann, ihre Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und das Event-Erlebnis zu verbessern. Obwohl die Implementierung einige Herausforderungen mit sich bringen kann, lässt sich mit Event Marketing Automation der Event-Erfolg steigern. Mit den richtigen Tools und einem gut durchdachten Konzept können Event Manager damit ihre Veranstaltungen effizienter und erfolgreicher gestalten.
Oniva bietet verschiedene Funktionen für Event Marketing Automation, dazu zählen:
Event Marketing Automation bezeichnet den Einsatz von Software und Technologien, um Marketing- und Kommunikationsprozesse rund um Events zu automatisieren. Dazu gehören unter anderem Einladungen, Registrierungen, Reminder, Check-in-Prozesse sowie die Nachbereitung von Events über automatisierte Workflows. Ziel ist es, repetitive Aufgaben zu reduzieren und das Event-Erlebnis zu verbessern.
Die wichtigsten Vorteile sind Zeitersparnis, effizientere Abläufe und eine höhere Personalisierung der Kommunikation. Zusätzlich ermöglicht Event Marketing Automation eine bessere Datenanalyse, skalierbare Prozesse für grosse Teilnehmendenzahlen und eine insgesamt konsistentere Event Experience über alle Touchpoints hinweg.
Event Marketing Automation eignet sich für eine Vielzahl von Formaten, darunter Konferenzen, Messen, Webinare, Workshops und Corporate Events. Besonders sinnvoll ist der Einsatz überall dort, wo viele Teilnehmende, wiederkehrende Prozesse oder komplexe Kommunikationsstrecken effizient gesteuert werden müssen.
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