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Quel logiciel de gestion d'événements est conforme au RGPD et quelle solution convient le mieux à ton organisation ? Dans ce comparatif, nous avons passé au crible 10 fournisseurs européens et les avons classés en fonction de leurs fonctionnalités, de leurs normes de protection des données, de leurs modèles tarifaires et des avis vérifiés des utilisateurs. Vous découvrirez quelles sont les fonctionnalités indispensables d'un logiciel conforme au RGPD, pourquoi les fournisseurs européens constituent le meilleur choix pour de nombreuses entreprises et quelle plateforme répond le mieux à vos besoins.
Avec plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel, tant en tant qu'organisateur que dans le développement de technologies numériques pour les événements, Marc combine son expertise approfondie avec un Master en Gestion des Affaires Numériques et un Bachelor en Administration des Affaires avec une spécialisation en Marketing.
Un logiciel de gestion d’événements conforme auRGPD doit offrir bien plus que de simples serveurs situés dans l’UE : lagestion du consentement, la gestion des rôles et des droits, les délais desuppression et les contrats de sous-traitance sont obligatoires. Parmi les 10fournisseur·trice·s européen·ne·s comparé·e·s, Oniva se distingue par lameilleure note Google vérifiée (4,9/5), une conformité totale avec la LPDsuisse et le RGPD, et un stockage des données en Suisse. Celles et ceux quicherchent une application événementielle pure trouveront en LineUpr une bonneoption ; pour les événements d’entreprise dans des secteurs réglementés,SpotMe est recommandé. Pour la plupart des organisations, une véritablesolution tout-en-un avec des tarifs transparents et un support personnalisépermet à long terme d’économiser plus de temps et de ressources que des outilsspécialisés séparés.
Tu es à la recherche du meilleur outil de gestion d’événements conforme au RGPD pour optimiser tes processus, gagner un temps précieux et mieux contrôler tes manifestations ?
Un logiciel de gestion d’événements peut t’aider à réduire ta charge de travail, simplifier tes processus et améliorer ton marketing événementiel grâce à l’analyse des données.
Nous observons actuellement une forte croissance mondiale de la demande en plateformes événementielles. Le marché européen propose de nombreuses options, chaque produit ayant ses propres points forts et points faibles.
Pour t’aider à trouver le meilleur logiciel de gestion d’événements, nous avons analysé 10 solutions logicielles européennes. Nous te montrons quelles fonctionnalités sont indispensables à un logiciel conforme au RGPD, ce qu’un logiciel de gestion d’événements doit offrir, pourquoi les fournisseur·trice·s européen·ne·s sont souvent le meilleur choix pour de nombreuses organisations, et nous te proposons une comparaison détaillée pour trouver la solution la plus adaptée à ton organisation.
Toute organisation qui traite des données personnelles doit s’assurer que le logiciel utilisé répond aux exigences du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne. Il ne s’agit pas uniquement de sécurité, mais aussi de transparence, de contrôle et de traçabilité des processus.
Les fonctionnalités essentielles comprennent avant tout une gestion claire des rôles et des droits. Les collaborateur·trice·s ne doivent pouvoir accéder qu’aux données dont ils ont réellement besoin. Cela doit être complété par une traçabilité permettant de savoir qui a consulté, modifié ou exporté quelles données et à quel moment.
La gestion du consentement est tout aussi centrale. Le logiciel doit pouvoir documenter quand et dans quel but une personne a donné son accord, et permettre également un retrait simple. C’est indispensable, notamment pour le marketing, les newsletters ou les processus RSVP.
Un autre domaine obligatoire concerne les fonctionnalités de mise en œuvre des droits des personnes concernées. Les utilisateur·trice·s doivent par exemple pouvoir obtenir des informations sur les données stockées, faire corriger des données ou en demander la suppression. Les logiciels modernes doivent soutenir ces processus de la manière la plus simple et efficace possible.
Les règles de suppression et de conservation automatiques jouent également un rôle important. Les données personnelles ne peuvent pas être stockées indéfiniment. Le logiciel doit donc pouvoir gérer automatiquement les délais, l’archivage ou l’anonymisation.
S’y ajoutent des mesures de sécurité techniques telles que le chiffrement, le contrôle d’accès, les sauvegardes et, idéalement, l’authentification multi-facteurs. Les solutions cloud doivent également offrir une transparence sur les emplacements des données, les sous-traitants et les contrats de traitement des données. Les serveurs situés dans l’Union européenne ou en Suisse garantissent un niveau de protection des données adéquat.
Pour les fournisseur·trice·s d’event software ou d’un event tool, des exigences supplémentaires s’appliquent souvent, car une quantité particulièrement importante de données personnelles y est traitée, telles que les listes de participant·e·s, les enregistrements de check-in, les données de communication ou les autorisations photo. Des fonctionnalités de protection des données flexibles et des processus clairs sont donc d’autant plus importants.
Il est toutefois essentiel de garder à l’esprit qu’aucun logiciel n’est automatiquement conforme au RGPD. Ce qui est déterminant, c’est toujours l’interaction entre la technologie, les processus et l’utilisation correcte au sein de l’organisation.
Lors du choix d’une plateforme événementielle ou d’un autre logiciel métier, les organisations ne se penchent plus depuis longtemps uniquement sur les fonctionnalités et le prix. Des thèmes tels que la protection des données, la qualité du support et les exigences réglementaires jouent un rôle de plus en plus important. C’est précisément là que les fournisseur·trice·s européen·ne·s offrent souvent des avantages décisifs par rapport aux solutions américaines.
Un point central est le stockage des données en Europe ou en Suisse. De nombreux·ses fournisseur·trice·s européen·ne·s stockent les données personnelles exclusivement dans des centres de données européens ou en Suisse. Cela facilite la mise en conformité avec les exigences du RGPD, notamment pour les données sensibles des participant·e·s, les informations RSVP ou les données de paiement.
S’ajoute à cela le multilinguisme natif. Les plateformes européennes sont souvent conçues d’emblée pour plusieurs langues et marchés. Cela concerne non seulement l’interface utilisateur·trice, mais aussi les e-mails, les processus d’inscription, les factures ou les communications avec les participant·e·s. C’est un avantage majeur, notamment pour les événements internationaux au sein de l’Europe.
Des différences apparaissent également souvent au niveau du support. Les fournisseur·trice·s européen·ne·s proposent un support dans des fuseaux horaires similaires et souvent directement dans les langues locales requises. Cela permet de résoudre les problèmes plus rapidement et d’assurer une coordination plus efficace, notamment lors d’événements à délai court.
La conformité au RGPD est un autre facteur important. Les fournisseur·trice·s européen·ne·s développent généralement leur logiciel en tenant directement compte des exigences européennes en matière de protection des données. Des fonctionnalités telles que la gestion du consentement, les délais de suppression, les exports de données ou les contrats de sous-traitance sont donc souvent mieux intégrées et plus adaptées à la pratique.
Particulièrement pertinents pour les événements payants sont également les taux de TVA européens. Les event software européens prennent souvent bien mieux en charge la logique fiscale spécifique à chaque pays, les différents taux de TVA ainsi que la facturation juridiquement conforme au sein de l’Europe. Cela réduit le travail manuel et minimise les risques fiscaux lors d’événements internationaux.
Pour les entreprises, associations et autorités publiques en Europe, le choix d’un·e fournisseur·trice européen·ne peut donc non seulement être judicieux d’un point de vue juridique en matière de protection des données, mais aussi réduire considérablement la charge opérationnelle au quotidien.
Selon Gartner, le choix d’un logiciel est aujourd’hui beaucoup plus structuré et basé sur les données qu’auparavant. Les organisations commencent généralement par une première liste restreinte de plusieurs fournisseur·trice·s, dans laquelle la réputation, les expériences passées et les recommandations jouent un rôle important. La sélection est ensuite affinée grâce à des recherches approfondies, des avis de client·e·s et des retours d’expérience, de nombreux·ses acheteur·euse·s modifiant ensuite leur liste initiale. Lors de la phase d’évaluation, les organisations comparent les event tools via des démos, des versions d’essai et des entretiens avec les fournisseur·trice·s, souvent sur plusieurs mois. Ne comptent pas uniquement les fonctionnalités de la plateforme, mais aussi la qualité du support, la facilité d’utilisation, la sécurité, la transparence des prix et les résultats métier attendus. De nombreuses organisations accordent une attention particulière à la valeur ajoutée mesurable de la solution et à la facilité d’adoption au sein de l’équipe, afin d’éviter de mauvaises décisions ultérieures. Les fournisseur·trice·s qui réussissent ne convainquent donc pas seulement par leur technologie, mais avant tout par la capacité de leur plateforme à soutenir les objectifs et processus concrets de l’organisation.
Il est important, lors du choix d’une plateforme, d’examiner ses propres cas d’utilisation. Les événements sont variés et, selon que l’on organise des conférences, des événements internes, des événements clients, des événements de networking ou des formations, les exigences spécifiques envers une plateforme diffèrent.
Les fonctionnalités les plus appréciées d’un logiciel de gestion d’événements sont :
Les caractéristiques les plus importantes d’une plateforme événementielle sont :
Les processus manuels consomment des ressources précieuses. Avec une plateforme événementielle moderne, les inscriptions, les ventes de billets, les annonces et le check-in peuvent être entièrement automatisés. Le résultat : moins d’efforts, moins d’erreurs et un déroulement fluide de l’invitation jusqu’à l’entrée.
Une plateforme centrale regroupe les données des participant·e·s, les informations de paiement, les catégories de billets, les programmes et les retours dans un seul endroit. Ainsi, tous·tes les administrateur·trice·s de l’événement travaillent toujours avec les mêmes informations actualisées.
Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui peut être amélioré la prochaine fois ? Grâce aux fonctions de reporting et d’analyse intégrées, tu gardes en permanence un œil sur les ventes de billets, les taux de participation aux sessions individuelles et les évaluations des retours. Cela permet d’optimiser les prochains événements sur la base de données.
Des campagnes e-mail personnalisées à une page d’inscription entièrement aux couleurs de ta marque : une bonne plateforme événementielle te soutient en tant qu’event manager·euse dans la promotion professionnelle de ton événement.
Nous avons évalué différentes plateformes événementielles en tenant compte aussi bien des avis négatifs que positifs sur des portails d’avis fiables tels que G2 et Capterra. Ceux-ci ont servi de base pour identifier les avantages et les inconvénients du point de vue de véritables organisateur·trice·s et utilisateur·trice·s.
Nous avons également pris en compte les différentes fonctionnalités et modèles de tarification des logiciels individuels afin de fournir un aperçu complet. Ces aspects doivent aider les lecteur·trice·s à mieux se repérer avant de choisir l’une des plateformes.
Tu trouveras ci-dessous un tableau récapitulatif des notes des plateformes et des principaux critères :
* Notre classement est basé principalement sur les avis Google vérifiés. Lorsqu’aucun score Google significatif n’est disponible, les notes Capterra et G2 ont été utilisées.
Tu trouveras ci-dessous les 10 options en détail, que nous avons examinées en tenant compte des critères de sélection respectifs.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.9/5 (Google)
Résumé : Oniva est le logiciel de gestion d’événements tout-en-un le plus convivial pour les organisations, permettant aux équipes d’événements de gérer de manière centralisée des conférences, des événements internes, des formations et des événements VIP. Oniva automatise l’ensemble de l’organisation événementielle, de l’invitation à l’évaluation, et stocke toutes les données de manière sécurisée, transparente et conforme au RGPD en Suisse.
Oniva est une plateforme événementielle tout-en-un qui couvre l’intégralité du cycle de vie de l’événement dans un seul outil – du site web événementiel personnalisé et de l’inscription, en passant par la billetterie intégrée, la communication par e-mail et le check-in, jusqu’au reporting et à l’évaluation. La plateforme convient aussi bien aux petites organisations qu’aux grandes organisations ayant des exigences entreprise individuelles. Elle est entièrement conforme au RGPD et à la LPD suisse, stocke toutes les données de manière chiffrée exclusivement en Suisse et répond ainsi aux normes de sécurité européennes. Avec des tarifs de licence transparents et un support inclus en allemand, français et anglais, Oniva est le logiciel de gestion d’événements conforme au RGPD le plus convivial pour les conférences, les événements internes, les formations, les événements marketing et les formats hybrides.
La très grande flexibilité d’inscription permet aux organisations de gérer des types d’événements très divers sans avoir recours à plusieurs outils. En plus des quotas, des listes d’attente automatiques et des différents groupes cibles, Oniva propose des logiques d’inscription pour les événements gratuits et payants.
Grâce à la fonction de campagne intégrée, les invitations, rappels et e-mails de remerciement peuvent être envoyés au groupe cible souhaité, toujours avec une priorité maximale sur la délivrabilité des e-mails.
Avec l’application de check-in d’Oniva, les temps d’attente peuvent être réduits et le nombre d’invité·e·s présent·e·s surveillé en temps réel, que ce soit pour 50 ou 5 000 participant·e·s. Une fonction d’impression de badges intégrée de façon transparente permet une identification aisée des invité·e·s.
Les analyses intégrées fournissent des informations précieuses pour optimiser le marketing événementiel et créent les bases d’un succès mesurable.
Facilité d’utilisation, logiques d’inscription très flexibles, mise en place très simple, mesures de sécurité robustes comme le stockage chiffré des données en Suisse.
Principalement orienté vers les événements professionnels, moins adapté aux grands événements publics ou aux festivals, pas de fonction sondage.
Freemium (essai gratuit, 10 jours) ; licence par événement à partir de 925 EUR ; licence annuelle à partir de 3’490 EUR par an.
“ Nous sommes enthousiasmé·e·s par la solution et sa stabilité, et extrêmement satisfait·e·s du soutien de l’équipe d’Oniva. Un grand merci – avec plaisir à une prochaine collaboration. “
Philippe Koller
Responsable des technologies audiovisuelles, Radio Télévision Suisse
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.9/5 (Capterra)
Résumé : Une solution abordable et rapide à mettre en place pour les applications événementielles, mais pas un système de gestion événementielle complet. L’inscription, la billetterie et le traitement des paiements sont absents.
Source de l'image: Lineupr
LineUpr est une plateforme d’application événementielle allemande basée sur navigateur, originaire de Dresde, qui permet aux organisateur·trice·s d’événements sans connaissances techniques de créer en peu de temps une application événementielle entièrement personnalisée pour des événements en présentiel, hybrides et en ligne. La plateforme est conforme au RGPD avec un serveur en Allemagne et propose des fonctionnalités telles que la gestion de l’agenda, les votes en direct, les notifications push, le networking et les retours des participant·e·s – sans que ceux-ci n’aient besoin de télécharger une application. Comme LineUpr se concentre exclusivement sur l’expérience de l’application événementielle, la plateforme ne convient pas comme système de gestion événementielle complet et doit être combinée avec des outils externes pour l’inscription, la billetterie et le traitement des paiements.
Mise en place rapide (en une session de travail), tarification transparente par événement, pas de contrat annuel requis.
Pas de gestion événementielle complète : pas de billetterie intégrée, pas d’inscription, pas de traitement des paiements ; solution purement applicative nécessitant des outils complémentaires.
Modèle de tarification par événement ; à partir d’environ 149 € par événement.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8/5 (Capterra)
Résumé : idloom offre un large éventail de fonctionnalités à des tarifs transparents et sans frais par participant·e. Certains avis d’utilisateur·trice·s mentionnent une facilité d’utilisation limitée et des bugs dans le traitement des paiements pour les grands événements, ce qui impose la prudence pour les événements critiques.
Source de l'image: idloom
idloom est une plateforme événementielle belge qui couvre l’ensemble du cycle de vie de l’événement – de l’inscription et la billetterie au traitement des paiements, jusqu’au check-in et au suivi post-événement. Le logiciel est certifié ISO 27001, SOC 2 et conforme au RGPD, hébergé sur l’infrastructure Google Cloud en Belgique. Avec une entrée freemium à partir de 25 €/mois, sans frais par participant·e et sans durée minimale, idloom s’adresse aux associations, établissements d’enseignement et au secteur automobile.
Pas de frais par participant·e, ISO 27001 + SOC 2 + RGPD, processus d’inscription multi-étapes.
Certains avis d’utilisateur·trice·s signalent des bugs dans le traitement des paiements et la gestion des participant·e·s pour les grands événements ; temps de réponse du support parfois évalué comme lent ; interface à apprivoiser pour les nouveaux·elles utilisateur·trice·s.
À partir de 1’800 EUR par an pour 1 événement.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7/5 (Capterra)
Résumé : Très performant pour la gestion des invitations et la collaboration marketing-ventes, mais pas un système de gestion événementielle complet. Des outils supplémentaires sont nécessaires pour des besoins plus étendus.
Source de l'image: InviteDesk
InviteDesk est une plateforme événementiellebelge no-code spécialisée dans les événements B2B basés sur les invitations,qui aide les équipes marketing et commerciales à gérer conjointement les listesd’invité·e·s, envoyer des invitations personnalisées et suivre les inscriptionsen temps réel. La plateforme est certifiée ISO/IEC 27001:2022, entièrementconforme au RGPD et hébergée exclusivement sur des serveurs UE – un avantagequi rend InviteDesk particulièrement populaire auprès des entreprises ayant desexigences strictes en matière d’informatique et de conformité, comme dans lesecteur financier et bancaire. Le focus étant clairement sur la gestion desinvitations et le reporting ROI, InviteDesk convient moins comme système degestion événementielle complet et nécessite des outils complémentaires pour labilletterie ou les formats d’événements plus complexes.
Interface intuitive, bon support,fonctionnalités de collaboration robustes pour le marketing et les ventes.
Pas de gestion événementiellecomplète (p. ex. pas de billetterie intégrée), le modèle SaaS limite lespersonnalisations individuelles, principalement axé sur la gestion desinvitations B2B.
À partir de 3’324 EUR par an.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.4/5 (Capterra)
Résumé : Une solution entreprise puissante, conçue principalement pour les grandes organisations dans des secteurs réglementés. Généralement surdimensionnée pour les PME et les organisations de taille moyenne.
Source de l'image: SpotMe
SpotMe est une plateforme suisse événementielleentreprise dont le siège est à Lausanne, majorityé appartenant à la PosteSuisse depuis 2023, spécialisée dans l’organisation d’événements en présentiel,hybrides et virtuels pour les grandes organisations des secteurs réglementés.La plateforme est conforme au RGPD, certifiée SOC 2 Type II et ISO 27001, etpropose de profondes intégrations CRM, notamment avec Veeva pour le secteur dessciences de la vie, ainsi que des données analytiques en temps réel alimentantdirectement les outils de marketing et de ventes existants. Les tarifs etconditions contractuelles sont disponibles sur demande uniquement.
Forte intégration CRM, standards deconformité élevés satisfaits, sécurité de niveau entreprise.
Certainsutilisateurs critiquent la facilité d'utilisation, onboarding complexe, tropcomplexe pour les événements professionnels standard.
Tarifs sur demande uniquement.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7/5 (Capterra)
Résumé : Une solution spécialisée pour les événements B2B axés sur le matchmaking, mais pas un système de gestion événementielle complet. Largement inadaptée aux organisations sans objectif de networking B2B.
Source de l'image: Converve
Converve est une plateforme de technologieévénementielle allemande forte de plus de 20 ans d’expérience, spécialisée dansles événements professionnels de networking B2B, offrant auxorganisateur·trice·s de salons professionnels, conférences d’investisseur·euse·s,foires commerciales et événements associatifs un environnement hautementconfigurable – de l’inscription au matchmaking basé sur l’IA jusqu’à l’analysepost-événement. La plateforme est certifiée ISO/IEC 27001:2022 et entièrementconforme au RGPD, avec stockage des données dans l’UE et support multilinguenatif en six langues. Converve étant orientée de manière constante vers lesréunions structurées en 1:1 et les programmes d’acheteur·euse·s hôtes, laplateforme ne convient pas comme système de gestion événementielle complet pourles formats généraux. La billetterie, le traitement des paiements et la gestionclassique des invité·e·s ne font pas partie du produit principal.
Matchmaking B2B, forte expertise deniche, hébergement UE, longue expérience.
Périmètre d’utilisation trèsrestreint (principalement les salons B2B), pas de gestion événementiellecomplète, la tarification par événement rend la planification à long termedifficile.
Tarification par événement ; devis surdemande.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7/5 (Capterra)
Résumé : Sweap s’adresse principalement aux équipes marketing qui souhaitent gérer leurs événements récurrents de manière structurée et automatisée. La plateforme convainc par la clarté de ses processus et la réactivité de son support, mais est moins adaptée aux organisations ayant des exigences de mise en page très spécifiques.
Source de l'image: Sweap
Sweap est une solution cloud allemande quiautomatise la gestion des invité·e·s et soutient les event manager·euse·s de laplanification à l’exécution et à l’évaluation, avec des fonctionnalités pourl’inscription, la communication, la billetterie, le check-in et une plateformeévénementielle virtuelle. Le logiciel est 100 % conforme au RGPD avec unserveur en Allemagne et pleinement conforme au règlement européen surl’accessibilité (EAA).
Fonctionnalitéspopulaires
Points forts
100 % conforme au RGPD, serveuren Allemagne ; conforme à l’EAA (acte européen sur l’accessibilité) ;option d’entrée gratuite disponible ; support réactif selon les avisd’utilisateur·trice·s.
Points faibles
Flexibilité de mise en page limitéepour des exigences de design spécifiques ; principalement axé sur lagestion des invitations et des invité·e·s, moins adapté aux grands salons ouconférences.
Tarifs
À partir de 2’400 EUR par an.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.6/5 (G2)
Résumé : Un event tool riche en fonctionnalités et fortement orienté application, mais avec une tarification non transparente et un niveau de prix difficilement abordable pour les petites organisations.
Source de l'image: EventMobi
EventMobi est une plateforme événementiellecanadienne tout-en-un pour les événements en présentiel, hybrides et virtuels,combinant inscription, application événementielle, networking et outilsd’engagement dans un système intégré. La plateforme est conforme au RGPD,certifiée SOC 2 Type II et auditée annuellement par un délégué·e à laprotection des données indépendant·e ; l’hébergement des données dans l’UEest disponible mais doit être convenu explicitement. Avec un prix d’entréed’environ 3’500 €/an et une absence de transparence tarifaire publique,EventMobi s’adresse principalement aux organisations de taille moyenne etgrande prêtes à investir un budget conséquent pour un large éventail defonctionnalités.
Large gamme de fonctionnalités,composante application robuste, prise en main rapide.
Personnalisations limitées, prixd’entrée élevé (à partir de 3’500 €), pas de liste tarifaire publiquetransparente, siège hors d’Europe, hébergement UE à convenir explicitement.
À partir d’environ 3’500 EUR par an.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.6/5 (G2)
Résumé : Swapcard se positionne comme une plateforme « revenue-first », ciblant principalement les organisateur·trice·s de salons, associations et conférences B2B qui souhaitent démontrer un ROI mesurable à leurs exposant·e·s.
Source de l'image: Swapcard
Swapcard est une plateforme événementiellefrançaise dont le siège est à Paris, spécialisée depuis 2013 dans la mise enrelation des participant·e·s, exposant·e·s et sponsors lors d’événements B2B.La plateforme est certifiée ISO 27001:2022, auditée SOC 2 Type II et validéePCI DSS v4.0, avec stockage chiffré des données (AES-256) et hébergement AWSmulti-zones. La politique de confidentialité est régie par le droit français etle RGPD.
Fournisseur·trice purementeuropéen·ne (Paris), hautes certifications de sécurité (ISO 27001:2022, SOC 2Type II, PCI DSS v4.0), modèles IA conformes au RGPD et alignés sur lesexigences européennes de protection des données, fort accent sur le ROI des exposant·e·s.
Modèle tarifaire non transparent, laconfiguration de plans d’étage complexes prend du temps, options depersonnalisation de la page d’inscription limitées, conçu principalement pourles grands événements B2B, moins adapté aux événements internes ou plus petits.
Tarifs sur demande ; 1 module à partir de610 USD par an.
Note : ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.3/5 (G2)
Résumé : aanmelder.nl s’adresse principalement aux universités, autorités publiques, hôpitaux et organisations à but non lucratif ayant les exigences de sécurité les plus élevées. La plateforme se distingue par une grande flexibilité dans les flux d’inscription et un modèle tarifaire transparent basé sur l’usage. Certain·e·s utilisateur·trice·s indiquent toutefois que certaines fonctionnalités nécessitent une période d’adaptation.
Source de l'image: Aanmelder.nl
Aanmelder est une plateforme événementielle néerlandaise tout-en-un pour les événements professionnels et à exigences de conformité élevées, couvrant l’intégralité du cycle de vie de l’événement : de l’inscription et la communication au check-in sur site jusqu’au reporting post-événement. La plateforme est certifiée ISO 27001:2022 par DNV, conforme SOC 2 et entièrement conforme au RGPD avec stockage des données dans l’UE.
ISO 27001:2022, SOC 2, Privacy-by-Design, stockage des données dans l’UE, idéal pour les institutions publiques et académiques, modèle tarifaire basé sur l’usage sans durée minimale.
Personnalisation limitée, structure tarifaire relativement élevée pour les petits événements ; les fonctionnalités avancées nécessitent une courbe d’apprentissage ; principalement orienté vers les marchés néerlandophones et anglophones.
Facturation en fonction du nombre d’inscriptions et des modules utilisés ; à partir de 415 EUR pour 100 participant·e·s.
Comme tu peux le constater, il existe un large choix d’event tools qui peuvent soutenir ta planification événementielle tout en étant conformes au RGPD.
Tu dois d’abord examiner quelles sont les exigences de ton organisation vis-à-vis d’un logiciel et quels cas d’utilisation tu souhaites couvrir avec une solution événementielle.
Les solutions tout-en-un telles qu’Oniva sont les plus recommandables, car grâce à leurs logiques d’inscription flexibles et leur grande facilité d’utilisation, elles peuvent être configurées individuellement pour ton organisation et ses différents cas d’utilisation. Des plateformes comme Zipdo et Worldmetrics (note 9,6/10) évaluent également Oniva comme le meilleur logiciel de gestion d’événements. Garde toutefois à l’esprit que le choix du meilleur logiciel de gestion d’événements est individuel pour chaque organisation.
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Les prestataires européens de gestion d'événements développent leurs logiciels en tenant directement compte du RGPD et des autres exigences européennes en matière de protection des données. Des fonctionnalités telles que la gestion des consentements, les délais de conservation et le traitement des commandes sont ainsi mises en œuvre de manière plus pratique. À cela s’ajoutent des avantages tels que le stockage des données en Europe ou en Suisse, une assistance dans les langues nationales requises et dans les fuseaux horaires européens, ainsi qu’une meilleure prise en charge des taux de TVA européens et des logiques fiscales spécifiques à chaque pays. Autant de facteurs qui réduisent considérablement la charge opérationnelle au quotidien.
Un logiciel de gestion d'événements conforme au RGPD doit au minimum offrir les fonctionnalités suivantes : gestion des rôles et des droits avec journalisation des accès, gestion des consentements incluant la possibilité de rétractation, mise en œuvre des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement), règles automatiques d'effacement et de conservation, ainsi que des mesures de sécurité techniques telles que le chiffrement, les sauvegardes et l'authentification multifactorielle. L'implantation des serveurs dans l'UE ou en Suisse est un critère de qualité important, mais ne remplace pas une mise en œuvre complète du RGPD.
Le meilleur logiciel de gestion d'événements conforme au RGPD dépend des besoins spécifiques de chaque organisation. Pour la plupart des entreprises, associations et administrations, Oniva est la solution tout-en-un la plus recommandée : cette plateforme suisse combine l'inscription, la billetterie, la gestion des invités, l'enregistrement et le reporting dans un seul outil entièrement conforme au RGPD et à la LPD, avec un stockage crypté des données en Suisse et la meilleure note Google vérifiée du marché.
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